De medio tiempo

El alma de la fiesta

Descubre cómo iniciar un negocio de organización de eventos.
El alma de la fiesta
Crédito: Depositphotos.com

Cuando tenia 18 años, Dylan Marer tenía su propio negocio de organización de eventos, que manejaba desde la casa de su fraternidad estudiantil. "Atendía por teléfono a clientes como AT&T o IBMy tenía que decirles a mis compañeros que guardaran silencio mientras trabajaba", recuerda Marer.

Este emprendedor de California, que inició su carrera a la edad de 14años como asistente en un negocio de comida, ganó lo suficiente para pagarse sus estudios en la Universidad de California, donde obtuvo una licenciatura en mercadotecnia. Y la época en que coordinaba temporadas vacacionales y viajes de estudiantes a esquiar pasó a la historia, al igual que la búsqueda de archivos de clientes en medio de unmontón de trabajos escolares en la casa de estudiantes.

Hoy, a sus 30 años, Marer es el presidente de Innovative Meetings and Events, Inc., una empresa que brinda el servicio completo de administración de proyectos y organización de eventos, que espera tener ganancias por US$4 millones en 1999. Marer y su equipo de 14 empleados organizan desde fiestas de ejecutivos en un escenarios hawaianos, hasta una especie de juegos olímpicos en Cancún.

Marer es uno de tantos profesionales que conforman este cada vez másgrande grupo dedicado a organizar eventos memorables para clientes privados yempresas, ya se trate de una junta de ventas para diez personas, de unarecepción de boda para 100 comensales o de una convención paramil asistentes. "Dado que es un giro nuevo, con sólo 12 años deexperiencia, es difícil saber cuántos se dedican a esto en la actualidad", comenta Sharon Jansen, propietaria de Special Event BusinessAdvisors, empresa consultora en California. Pero donde haya campo fértilpara ganar dinero, estarán presentes los emprendedores.

Y la organización de eventos es una oportunidad para hacer negocios y ganar dinero. Meeting Professionals International, sociedad comercial enDallas, que representa a los organizadores de reuniones (una de lascategorías de los organizadores de eventos), estima que los ingresos,nada más en este rubro, superan los US$83 mil millones al año enEstados Unidos. Esta cifra no incluye los ingresos adicionales generados porlos profesionales que organizan bodas, eventos para grupos especiales, fiestaspara niños, reuniones de etiqueta u otros nichos semejantes de mercado.Y la cifra seguirá aumentando --en opinión de algunos expertos--en la medida en que haya más personas ocupadas que buscan delegar enterceros los detalles de coordinar un evento. Las empresas siemprenecesitarán a los organizadores de eventos porque un evento bienproducido y organizado, como una convención de ventas, promueve laproductividad del personal y, en el largo plazo, eleva las utilidades de laempresa. Es difícil tipificar las ventas de los organizadores de eventosporque el rango es muy amplio. Según Jansen, quienes trabajan mediotiempo, obtienen utilidades de, por lo menos, US$20,000 al año; encambio, los que trabajan tiempo completo pueden generar ventas por US$100,000 omás, e incluso algunos alcanzan millones.

Además de su potencial como mercado en expansión, laorganización de eventos atrae a nuevos empresarios porque es un negocioque puede empezarse desde la casa, con muy poco capital. Tras cuatro meses deviajar por Europa en 1996, Jennifer Palmer, ex coordinadora de eventos enStarbucks, regresó a Estados Unidos con una inquietud empresarial. Conuna computadora prestada por un cliente y tarjetas de presentaciónimpresas en Kinko's por sólo US$40, Palmer lanzó Marketing EdgeSF desde su departamento en San Francisco. Aunque trabaja sola, la empresariade 29 años afirma que su compañía, con ingresos porUS$120,000 en 1998, no tiene problemas en atraer clientela. &flashquotEn Silicon Valleyhay muchísimas empresas que carecen de recursos propios para organizarsus reuniones y eventos. Los despidos masivos en esta zona se traducen endemanda para contratistas como yo&flashquot, dice Palmer, quien tiene un archivo Rolodexcon 500 clientes a los que atendió cuando trabajaba en Starbucks. Paraaquellos como Palmer, que atienden a empresas, las actividades que másrequieren de la organización de eventos son los seminarios decapacitación, seguidos por convenciones de ventas y ferias comerciales,según opina la revista Meetings & Conventions.

Pese a que la organización de eventos pudiera parecerle el negociosoñado, no hay que apresurarse. ``El hecho de que alguna vez usted hayaorganizado una despedida de soltera no significa que ya sea una excelenteorganizadora de eventos'', advierte Jansen.

En primer lugar, se requiere de experiencia. Los organizadores de eventosprovienen de una amplia gama de especialidades, pero la mayoría hatenido experiencia previa en este giro, a menudo en trabajos en un campoafín, como proveedor de comidas para fiestas u organizador de reuniones.Y en virtud de que instituciones como la Universidad George Washington y la deSan Diego ofrecen programas de licenciatura en este campo, la competenciaserá cada vez más feroz. ``Con la mira de destacar entre lamultitud, la gente se peleará por conseguir esos títulos (como elCMP, Certified Meeting Planner), que respaldarán su nombre'', diceJansen.

Por otra parte, se requiere ser obsesivo con los detalles, tener buena memoriapara las cifras. Los ahorros de costos son importantes para los clientes;muchos organizadores de eventos quedan fuera de la jugada de inmediato si nosaben preparar un presupuesto. También es importante tener la capacidadde coordinar simultáneamente a muchas personas y actividades, tenerexperiencia técnica (dado que muchos eventos requieren de audiovisualesde alta calidad), ser apto para hacer su propia mercadotecnia mediante trabajoen red y visitas no programadas y no desanimarse frente a días eternos ypresiones por fechas de vencimiento. Es importante vivir en una zona urbana (ocerca de ella) que proporcione un flujo continuo de clientes. ``En vista de quelos organizadores de eventos se venden a sí mismos y a su producto, nosobra un poco de carisma personal'', dice Palmer.

Definitivamente se requiere de un nicho, algo que lo distinga de la multitud.Marer, por ejemplo, ofrece a sus clientes el servicio de un sitio Web. Suempresa diseña un sitio en Internet con los detalles del próximoevento, un calendario y un mecanismo para que los participantes contraten yhagan su reservación de habitaciones en línea.

Robert Tuchman, de 27 años, presidente de Tuchman Sports Enterprises, enla ciudad de Nueva York, tuvo la idea de fundar una empresa deorganización de eventos enfocada en los deportes después de haberleído un artículo en la revista Entrepreneur, en inglés.Tuchman trabaja para clientes de grandes compañías como Pepsi,Frito-Lay y Hewlett-Packard, organizando la asistencia a eventos como el SuperBowl y el abierto de tenis de Estados Unidos. Aunque su compañíacuenta con sólo dos años de operación, el añopasado alcanzó ventas por US$2.5 millones. No obstante, Tuchman admiteque no siempre es fácil administrar una empresa de ese tipo. &flashquotLamayoría de mis noches en vela se deben a que estoy en medio de laorganización de un de estos eventos&flashquot, dice. Es absolutamenteimprescindible que todo sea perfecto y que todos los proveedores cumplan con sucometido.

¿Cree Usted Estar Listo Para el Reto?

 

La siguiente lista indica los puntos más importantes a considerar cuandose organiza un evento:

* Selección del lugar.

* Planeación del presupuesto.

* Coordinación de las reservaciones.

* Negociación de tarifas por grupo y transportación.

* Negociación de servicios y productos complementarios (y/o de mejorcalidad), como habitaciones y vehículos.

* Programación de oradores y animadores.

* Coordinación de alimentos y bebidas.

* Elaboración de calendarios.

* Producción de materiales de promoción e impresos.

* Contratación de apoyos audiovisuales.

* Impresión de gafetes.

* Habilitación de cuartos.

* Organización de los programas de invitados.

* Envío de material.

Contactos

 

Innovative Meetings and Events Inc., Tel. (949) 574-5474, ext. 1,Internet: http://www.innovativeco.com

Marketing Edge SF, Tel. (415) 776-4349 e-mail:jen@marketingedgesf.com

Special Event Business Advisors, Internet: http://www.sebasuccess.com

Tuchman Sports Enterprises, Tel. (212) 695-9480 Fax (212) 564-8098