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Digitaliza tu oficina

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Crédito: Depositphotos.com

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El formato electrónico permite disponer de documentos en cualquiermomento, elimina el fotocopiado y mejora la comunicación interpersonal,entre múltiples ventajas

José Antonio Ramírez

Gracias a que son más fáciles de guardar, administrar y enviarcon rapidez, los documentos electrónicos ganan más adeptos en elmundo, especialmente en los negocios, donde los tiempos de respuesta entreclientes y proveedores son muy reducidos.

Al convertir datos impresos en formato electrónico, suinformación se torna más fácil de compartir, editar,imprimir, almacenar y recuperar. Otra ventaja es que mejora la productividad enlos negocios.

En contraste con la complicada tarea que representaría localizar undocumento dentro de un gabinete de archivos, buscarlo en una base de datos através de la computadora es cuestión de segundos.

A lo anterior habría que agregar que los datos electrónicos sonmás fáciles de procesar y editar que los impresos, y ocupan menosespacio físico.

Otros beneficio que se pueden aprovechar son el de una organizaciónmás eficiente de los documentos, una distribución máságil al interior o fuera de la empresa, reducción de costos entransportación, se elimina el paso de copiar físicamente eldocumento, no se dañan los originales ni se corre el riesgo deperderlos.

También se puede mejorar el servicio al cliente, aumentar la eficienciade los empleados y se encuentra solución más rápida a losproblemas de su manejo a largo plazo.

Al estar almacenados en dispositivos removibles, como servidores, cintas derespaldo, CDs y DVDs regrabables, los documentos electrónicosestán a salvo de siniestros o robos, ya que se pueden guardar enbóvedas de seguridad o fuera de las instalaciones de lacompañía.

En otro rubro no menos importante, con los documentos electrónicos lasempresas pueden cumplir sus obligaciones fiscales de manera segura yágil. Además, la facturación electrónica es unrecurso indispensable para operaciones comerciales entre negocios, sobre todocuando operan en el ámbito de cadenas productivas.

Para que la oficina sin papel o manejo de documentos electrónicos seauna realidad, puedes iniciar con la adopción de tecnologías queayudan a hacer posible esta modalidad, en la medida en que tu presupuesto lopermita.

Entre estos primeros pasos, es importante disponer de la siguienteinfraestructura básica:

Escáner para digitalización de documentos (papeles, planos,dibujos y microfilms). Algunos ejemplos son el HP ScanJet 3670 de cama plana,en el cual se puede realizar escaneo en alta resolución, con capacidadesde digitalizar documentos, fotos, negativos y diapositivas. Otra alternativa esel escáner Epson Perfection 1270, apropiado para ladigitalización de documentos.

Impresora multifuncional. Para casos en que el documento en papel siga siendoesencial en el negocio, los equipos multifuncionales --de impresión,escáner, copiadora en un solo equipo-- son otra opción. Entreellos, Lexmark P6250 de inyección de tinta en color. Una alternativa esel multifuncional Xerox Workcentre PE120 de impresión y copiadoláser monocromático.

Medios de almacenamiento: discos ópticos, CDs, DVDs y cintasmagnéticas para respaldo.

Programas de software para corregir imágenes. Los sistemas operativosmás comunes, como Windows XP y MacOS X, cuentan con herramientas paratales propósitos al manejar los formatos más populares, como TIFFy JPEG.

Programa para Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): una vezescaneado o digitalizado el documento, OCR reconoce el texto y lo despliega enversión electrónica en la pantalla de la computadora. Impresoras,multifuncionales y escaners incluyen CDs de instalación.

Programa gratuito Adobe Reader en http://www.adobe.com Permite al usuario leery colaborar sobre un documento PDF (incluyendo la forma electrónica)siempre y cuando la versión y los niveles de seguridad del documento lopermitan.