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Desembolsos inteligentes

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Desembolsos inteligentes

La verdadera importancia de optimar las compras no radica en reducir losgastos, sino en mantener competitivo su negocio

Por Jorge F. Moncada

Una de las formas de cultivar el gasto inteligente en tu empresa es haciendomejores compras. Buscar que tus adquisiciones se conviertan en inversiones, queno haya desperdicio y que sean de la mejor calidad.

La optimización de compras debe fundamentarse en un estudio detallado detoda la cadena productiva, que detecte en dónde es necesario recortargastos sin afectar el negocio: si bien la reducción de costos ayuda acontrolar una empresa, la disminución de compras no necesariamentehará crecer al negocio por sí misma, sino que debe ser parte deuna estrategia integral de aprovechamiento de recursos.

Para las pequeñas o medianas empresas (Pymes), la correctaelección de productos y proveedores, así como el cumplimiento deesquemas de control interno, son el núcleo de la optimización deeste apartado de los gastos.

Planear significa ganar

La mayoría de las pequeñas o medianas empresas no realiza ajustesen sus compras debido a una cuestión de prioridades: centra su esfuerzoen incrementar las cifras de negocios y no en reducir costosestratégicos.

Un paso indispensable es mejorar el acceso a información y medios decomunicación. Esto permitirá a cualquier empresa aplicarmétodos que le otorguen acceso a proveedores que ofrezcan mayoresniveles de calidad, más variedad de productos, costos reducidos ymenores tiempos en la entrega.

Las Pymes deben crear esquemas particulares de compras, al desarrollaresfuerzos de información respecto a los proveedores que más lesconvengan, con lo que evitarán duplicidad de funciones y gastosinnecesarios, además de simplificar trámites deadministración.

Puntos neurálgicos

Para Víctor Manuel Alvarado, especialista en el área deadquisiciones empresariales, aunque existen modelos teóricos paraoptimar las compras de las Pymes, se trata de fórmulas que siempre debenajustarse a una realidad voluble, ya que depende del tipo de producto que setrata de controlar y que está sujeto a las variaciones de su demanda.

Inventario. Alvarado, catedrático e investigador del TEC deMonterrey, campus Ciudad de México, señala que uno de losprincipales factores para hacer más eficientes las compras radica en elrenglón del inventario.

Actualmente, dice, muchas empresas recurren a la práctica de reducir almáximo sus inventarios, &flashquotteniendo en cuenta que precisamente se debenoptimar los recursos en cuanto a espacios de almacenamiento, que resultan muycostosos, así como el personal asociado al control del mismo&flashquot.

La tendencia, por el contrario, es contar &flashquotúnicamente con inventarios deseguridad, para cubrir eventuales condiciones de desabasto en cierto tipo deproductos; siempre dependiendo del giro de cada empresa&flashquot.

Para predecir la demanda de un producto determinado (y así incluirlo enlos inventarios de seguridad), debe darse prioridad a los que tienen másmovimiento en el mercado, mayor demanda histórica y mejorgarantía de colocación.

Sistemas informáticos. En este aspecto, son un gran auxiliar,destaca el académico, quien ejemplifica: &flashquotEn el caso de unarefaccionaria u otra empresa similar, el sistema indica los niveles deinventario de un producto y permite prever incluso su eventual desabasto, loque representa una herramienta para optimar la programación de compras.Con esto se pueden prever además los niveles de inversión oreinversión posibles&flashquot.

Ofertas. Víctor Ocadiz, quien desempeña un puesto dedirección en una importante casa editorial, comenta: &flashquotLo primero quedebe hacer el departamento de compras es tener claro lo que se necesita. Esdecir, no siempre las ofertas son buenas, sólo cuando satisfacen tusnecesidades reales&flashquot.

Proveedores. Por lo general, las Pymes trabajan con proveedores queotorgan créditos a corto plazo, el denominado crédito commercial,de 15, 30 o 60 días, lo que se debe tomar en cuenta para los programasde compras y los ajustes de presupuesto.

Para elegir a un proveedor que permita optimar las compras se deben considerartres elementos fundamentales: tiempo de entrega, calidad y precio.

&flashquotInvestiga, al menos, a tres proveedores antes de elegir alguno. Buscareferencias comerciales de los proveedores. Esto debe incluir el tipo yextensión de las garantías que ofrecen, el servicio postventa, laregularidad de las existencias y sus capacidades para surtir los productos,cargos extras por entrega en uno o varios puntos, así como el tipo decrédito que otorgan. Una vez hecho esto, entonces sí hay quepedir no menos de tres cotizaciones por cada producto, con el fin de elegir elmás conveniente para la empresa&flashquot, destaca Ocadiz.

Precio. Por desgracia, agrega Alvarado, los pequeños y medianosempresarios en su mayoría sólo se fijan en el precio, lo cualtermina por inclinarlos cada vez más al supuesto aprovechamiento de lalluvia de productos baratos que entran en el país.

Estos empresarios, añade, se olvidan de buscar proveedores certificados,que tengan todo en regla para subsanar problemas posteriores: &flashquotDe ahíque las Pymes luego enfrenten reclamaciones porque el producto no cumple conlas expectativas del consumidor final, por lo que tienen que sustituir elproducto o incluso regresar el dinero... si es que no se llega a una demandalegal&flashquot.

Expertos compradores

Pedimos a algunos emprendedores compartieran sus tácticas para hacerbuenas compras. Toma nota:

Nombre de la emprendedora: Sofía Solano Aupart

Nombre delnegocio: Galletas Sofía

Giro: repostería

Inauguración: noviembre 1993

&flashquotPara una pequeña empresa no es fácil encontrar calidad, precio ybuenas condiciones de pago por el volumen de compra que se maneja, asíes que se tienen que buscar combinaciones de los tres elementos referidos paraque la adquisición de todos los insumos garantice la calidad delproducto final.

Creo que la compra más inteligente es no sacrificar la calidad de lamateria prima por unas buenas condiciones de pago o un precio bajo, a la largaeso se resiente y sin calidad no hay ventas&flashquot.

Nombre del emprendedor: Elsa Fortunat

Nombre del negocio: T'ariko

Giro: cafetería

Inauguración: abril 1999

&flashquotEl volumen de compras que manejo es reducido, no obstante he establecidopactos con mis proveedores tales como adecuarme a sus rutas de entrega para quelos insumos que compro tengan el precio de mayoreo y me permitan mantener mismárgenes de ganancia sin encarecer el producto final. Además,para la adquisición de algunos productos he aprendido a manejar micrédito personal, de tal forma que para los productos que adquiero engrandes tiendas como Sam's, la tarjeta me de crédito de 28 díassin pago de intereses lo que me permite tener flujo de capital en elnegocio&flashquot.

Nombre del emprendedor: Juan Gerardo Reyes

Nombre del negocio:QDevnet

Giro: ingeniería en sistemas y desarrollos administrativos

Inauguración: enero 1999

&flashquotHaciendo proyecciones a futuro. Estas tienen su sustento en el plan denegocios donde ha quedado plasmado el tipo de negocio y sus alcances tantofinancieros como de mercado objetivo.

Cuando inicié la empresa sabía que mis clientes seríangrandes empresas y para ello QDvenet debería tener la infraestructura deuna gran empresa, así es que compré tecnología devanguardia que pudiera soportar las operaciones que había planeado.

Durante unos meses estuve subutilizado el equipo y llegué a pensar quehabía invertido de más, pero cuando cerré el trato con dosclientes que me pidieron conocer mi infraestructura para decidirse a trabajarconmigo supe que con esas compras había garantizado el trabajo ofrecidoy un buen servicio al cliente, que había comprado bien pues meadelanté a los tiempos pensando en la mancuerna tecnología devanguardia-atención al cliente; tomando en cuenta esta experienciarealizo todas las compras que requiere el negocio&flashquot.

Nombre del emprendedor: Carlos Bobadilla

Nombre del negocio: Prospektor

Giro: sistema de autocreación de páginas Internet

Inauguración: enero 2002

&flashquotElaboramos un presupuesto anual para los costos fijos y variables y procuramosapegarnos a lo programado. Si surge un gasto no previsto analizamos todas lasposibles alternativas y seleccionamos la de mejor costo-beneficio&flashquot.

--Por Adriana Reyes

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