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Comunicación Interna

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Comunicación Interna

Hable y deje que sus empleados se comuniquen entre sí mediante unaintranet

Por Robert McGarvey

¿Qué le parece? Las grandes compañías estángastando menos en comunicación interna que usted. ¿Cuántocuesta dar a cada empleado la última versión del manual delempleado? ¿O una lista actualizada de contactos por correoelectrónico o telefónica? Así sea un centavo lo que gastaen cualquiera de estas opciones, estará gastando más que muchasgrandes empresas. ¿Por qué? Ya hace tiempo que muchos dejaron deimprimir y fotocopiar cosas como éstas e instalaron redes privadasintranets para atender las necesidades internas de comunicación.

Las redes intranet pueden ser sencillas; contienen un manual para empleados, undirectorio telefónico interno y una lista de los días feriados dela empresa. Pero también es posible hacerlas más elaboradas paraque den cabida a noticias de última hora, anuncios, calendarioscompartidos y listas de pendientes, y quizá hasta espacio para que losempleados inserten asuntos personales como la foto de un recién nacido.

Riesgos y Recompensas

Las ventajas de establecer una red Intranet son evidentes. Los costos sereducen de golpe. Sacar 20 copias de un manual para empleados de 50páginas, más el costo de mano de obra representan un gasto deaproximadamente US$50 o más. El solo hecho de fotocopiar una listatelefónica de una página y llevarla al escritorio de cadaempleado resulta caro, sobre todo cuando hay que actualizarla cada mes o, aveces, cada semana.

Una de las mayores ventajas es que mediante una intranet la distribuciónes inmediata y, lo mejor, los documentos siempre están disponibles.Además, la información que debe compartirse --el horario, porejemplo, se comparte por el mero hecho de estar en intranet. Imagine tansólo algo que a todos interesa: el calendario de vacaciones que permitea los empleados tener derechos sobre determinadas semanas y, al mismo tiempo,saber de un vistazo quién estará de vacaciones en el periodo queellos querían.

Las redes intranet también tienen sus riesgos. Primero, no son Internet,donde no hay duda de que poner documentos privados significa riesgos. Aun conla protección de la contraseña un intruso (hacker) podrácon unos cuantos teclazos enterarse de lo que usted pone en línea. Lascompañías gigantes esquivan esos riesgos mediante una redinterna, desde un servidor intranet a una red que enlaza a todas lascomputadoras y luego ponen múltiples mecanismos de seguridad paramantener alejados a los mirones.

¿Resulta demasiado complejo para una empresa pequeña? Quizá,porque aunque ésta tenga los conocimientos técnicos a veces notendrá el dinero necesario para implantar un sistema como esos, ya queuna red intranet puede significar una cifra de cinco dígitos delpresupuesto. ¿Y entonces . . . ?

Sitios de Interés

Hace cinco años, las empresas pequeñas se morían deenvidia por las redes intranet de las grandes compañías. Ahora esdistinto. Casi cualquier empresa, sin importar su tamaño, puede teneruna red de ese tipo. Y tal vez el esfuerzo sea mucho menor de lo que ustedimagina.

Lo novedoso es que los múltiples servicios en línea actualesofrecen espacio para que la pequeña empresa ponga redes intranet, contodas las ventajas de las redes intranet de las grandes compañíaspero por unos cuantos pesos y a veces gratis. ¿Cómocuáles?

* Intranets.com ofrece más o menos el mismo espacio para documentos,lista de contactos, calendario, anuncios, todo sin costo.

* Intragenics (http://www.intragenics.com/index.cfm ) proporciona unmaravilloso juego de herramientas intranet de Web: directorio de empleados,páginas para anuncios, y hasta formatos para solicitar y aprobarperiodos vacacionales. El servicio básico es gratuito; por un lapsolimitado, una versión premium (sin anuncios) cuesta US$99 al añohasta para 25 usuarios (se agregan US$35 por cada 10 usuarios).

* HotOffice (http://www.hotoffice.com ) es quizá una de las opcionesmás sencillas y poderosas de las redes intranet de Internet. Incluyecalendario, almacenamiento de documentos y listas de contactos.

Habilitado para todas las aplicaciones de Microsoft Office, HotOffice permite,con un simple clic, transferir documentos de MS Office a la red privadaIntranet. El costo es de US$12.95 por persona (con descuento para más de20 usuarios), pero hay una versión que da entrada a anunciospublicitarios y ofrece mucho más sin costo alguno.

¿Cuál es la desventaja de lo anterior? Realmente, el únicoinconveniente es que los usuarios necesitan una computadora con unaconexión a Internet para tener acceso. Otro tropiezo: como los empleadosestán en Internet están expuestos a todos los riesgos que implicala información de este medio, pese a los esfuerzos que se hacen para queestos servicios ofrezcan seguridad y privacía.

HotOffice, por ejemplo, promete: &flashquotNuestros servidores cuentan con todos losmecanismos de seguridad de las instalaciones administradas por Global Center,un líder que goza de reconocimiento en la industria en lo que aalmacenamiento digital y distribución se refiere. Nuestros servidoresestán protegidos por múltiples escudos; son monitoreados las 24horas del día, siete días a la semana por técnicosaltamente calificados, guardias de seguridad y equipo de vigilancia de circuitocerrado. Todas las noches se respalda la información y las cintas seguardan fuera de las instalaciones en un lugar diseñadoespecíficamente para almacenar medios de comunicación delicados&flashquot.¿Suena bien? Pues lo es, y en general, usted puede respirar tranquilocuando sienta temor de que personas ajenas se introduzcan en su áreaprivada.

Aparte de eso, los enfoques basados en Web funcionan de manera muy similar alas sofisticadas redes intranet corporativas. Y en virtud de que se basan enInternet pueden ser accesadas desde cualquier parte: un empleado que trabaje ensu casa, o desde un cuarto de hotel, puede marcar y revisar las noticiasinternas y bajar documentos, todo con unos cuantos clics del ratón.

Asuntos Internos

¿Quiere empezar a construir su intranet? Comience por revisar losproductos de la competencia, dedique media hora a cada uno y decida cuálse adaptará mejor a los niveles técnicos de su empresa. Luego,seleccione uno y baje el contenido del grupo inicial.

¿Por qué resguardar información? Cuando se trata delcontenido, casi todo funciona, pero reflexione en las siguientes dos reglas:

* No incluya nada demasiado delicado. Poniendo a un lado las promesas deseguridad y confidencialidad, un buen consejo: nunca ponga en una red intranetde Internet algo que, si se distribuye masivamente, podría comprometerla viabilidad futura de su empresa. Esto equivale a no meter secretoscomerciales, ni memorándums privados, ni información financieradelicada. ¿Por qué? En teoría cualquier mecanismo deseguridad puede ser violado, como lo demuestran vívidamente losmúltiples hackers que se han introducido en las propias computadoras delgobierno de Estados Unidos. Por lo tanto, también estamos hablando delcriterio de los empleados. Suponga que mete a la red el borrador de un conveniode fusión con otra compañía. ¿Quésucedería si un empleado se equivoca al mecanografiarlo y cae en manosajenas? Llega a suceder, aun cuando el archivo lleve la etiqueta de&flashquotconfidencial&flashquot.

A como dé lugar, resguarde la información que no haría deldominio público como los números telefónicos de losempleados. Con toda certeza, es un verdadero lío que este tipo deinformación caiga en manos ajenas. Proteja a su empresa y sea cuidadosocon toda su información.

* Evite cualquier cosa que provoque una demanda. Los &flashquotchistes&flashquot étnicos,las caricaturas y otras cosas por el estilo no deben ser tolerados por unaempresa que desea mantenerse alejada de los tribunales. Desde luego existe elderecho de expresión, pero los abogados de las empresas estánpropugnando para que se exoneren las cuestiones que los colegas encuentrendegradantes.

La gran interrogante es: ¿debe permitirse a los empleados ponerinformación en la red intranet, o todo debe ser manejado por undiseñador de página Web? Otra pregunta relacionada: ¿debepermitirse a los empleados meter información personal? El debate deestas cuestiones consume muchas horas y, al cabo, muchos estarán deacuerdo con usted sin importar de qué lado esté. Pero para casitodas las empresas pequeñas, es conveniente que los empleadosestén autorizados a meter información personal, dentro delímites del espacio disponible y del buen gusto. ¿Por qué?Una red intranet puede ser una herramienta de comunicación en un solosentido, por ejemplo, que el gerente se dirija a los empleados, pero si losempleados también gozan de igual tiempo en intranet se fomentaráel uso e interés del personal.

Y algo aún mejor: cuando el contenido es rico, revisar la red intranetserá divertido para los trabajadores. Les gustará, lausarán, y tarde que temprano, usted se preguntará cómotrabajó tanto tiempo sin esta herramienta.