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Comunicación interna

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Comunicación interna

Por cada minuto que inviertas en tu capital humano, ahorrarás encorrecciones y errores . Aquí 8 formas para mantenerte cerca

Ángel Escandón*

Constantemente nos preguntamos cómo mejorar la comunicación alinterior de nuestra empresa porque sabemos que es primordial para evitarerrores y manejar adecuados niveles de producción y servicio,especialmente cuando la actividad principal de la compañíaimplica que varios de sus integrantes se mantengan fuera del local u oficina.

Algunos puntos que se pueden implementar, con un excelente resultado si semanejan adecuadamente, son los siguientes:

1. Bitácoras. Si la empresa tiene dos o más turnos detrabajo es importante que se comuniquen las actividades pendientes yprimordiales entre un turno y otro, permitiendo dar seguimiento hasta laculminación efectiva de los pendientes. Sólo se necesita unadefinición adecuada de lo que se escribirá y la disciplina deutilizarla.

2. Pizarrones. Permiten comunicar a todo el personal sobre situacionesimportantes para la empresa que no requieren una reunión formal,además de dar datos adecuados en forma escrita sobre diversos temas.

Son útiles para las tareas de recursos humanos como fechas importantes,cumpleaños, felicitaciones, fotografías, memorandums,felicitaciones de clientes y otros.

3. Buzón de comentarios. En diversas ocasiones el personal noquiere hacer ciertos comentarios en forma directa o ante otras personas, por loque los buzones son un espacio para expresar sus ideas e inquietudes,haciéndolas llegar directamente a la cabeza de la empresa, quiendeberá darles seguimiento para que esto no se convierta en un esfuerzodesperdiciado. Mantener un stock de formatos junto al buzón con unbolígrafo invita a la gente a expresarse.

4. Reuniones operativas. Estas deben ser diarias pero muy breves, depreferencia ocupar 15 minutos como máximo. Es en las reuniones donde unequipo de ventas, por ejemplo, recibe las instrucciones del día y losresultados del día anterior; donde un grupo de meseros se organiza ensus secciones y se informa de las reservaciones o comensales distinguidos porllegar. Estos son espacios para organizar eficientemente el día ycoordinar los esfuerzos.

Es importante hacerla por departamento utilizando toda la informaciónque haya surgido en la empresa y sea aplicable al área.

5. Reuniones de comunicación. Estas reuniones ocupan mástiempo y pueden realizarse mensualmente en cada área. En ellas seexponen las problemáticas, limitantes y comentarios que se tienen tantoal interior del departamento como en toda la empresa. Lo importante es dejarque el personal se exprese libremente y dé a conocer sus inquietudes,para tener una visión clara de sus necesidades.

Se debe elaborar una minuta de trabajo con los comentarios y los compromisosadquiridos para que un mes después se verifiquen los avances.

También es fundamental informar los niveles de ventas alcanzados, metaspara el siguiente mes, etc. Estas reuniones sólo son efectivas sigeneran resultados positivos al mes siguiente, lo que implica un seguimientoconstante.

6. Reuniones de solución. Estas juntas también puedenhacerse mensualmente y buscan conocer las ideas de mejoramiento que el personaltiene sobre su propio trabajo, su área, departamento e, incluso, de laempresa.

Es común que la gente tenga buenas ideas para realizar su actividad deforma más eficiente, pero casi nunca lo expresa ya que existe unprocedimiento establecido por la empresa y considera que no se haríancambios aunque su idea fuera buena.

En dichas reuniones se conocerán todas las ideas que pudieran mejorar lasituación actual. Es importante animar a los empleados a participar,además de que se aconseja manejar un sistema motivacional cuando surjaalguna idea viable, que apoye la eficiencia o economía de la empresa.

La minuta de esta reunión puede incluir un plan de acción conresponsables de cada actividad para la solución de una o variasproblemáticas, pudiéndose verificar el avance en el messiguiente.

7. Reuniones de representantes. Ya sea una empresa con diversosdepartamentos o únicamente con uno es importante comunicarse en unamanera menos formal, por lo que se puede establecer un día al mes paraque una persona de cada área, elegida por sus compañeros, asistaa una comida con el gerente general o dueño de lacompañía.

En ella podrán expresar las ideas e inquietudes propias y las de suequipo, por medio de una comunicación directa. Esta reunióntambién debe tener un seguimiento y rotar a los participantes.

8. Buenos resultados. Con estas actividades se pretende dar seguimientoa cada uno de los puntos tratados, así como actualizar lasbitácoras y los pizarrones, con fines de mejorar ciertas áreas dela empresa.

Es posible que en un principio se tengan que hacer preguntas directas sobretemas específicos para que la gente vaya captando la idea de cadareunión. Posteriormente, ellos mismos llevarán los temas que lespreocupan.

Recomendamos empezar con estas ideas paulatinamente para que se puedan ver losbeneficios y avances:

Coloca el buzón y los pizarrones; seguramente ya manejas lasbitácoras y poco después haz una reunión general paraanunciar los beneficios y características de las primeras juntas decomunicación.

Una vez entendido y aplicado correctamente el concepto, continúa con lasotras juntas.

Si eres la cabeza de la empresa, no es indispensable que estés presenteen todas las reuniones, simplemente pide una copia de la minuta y monitorea elseguimiento del responsable de cada departamento.

Ahora bien, si eres el responsable del área, deberás desarrollarla capacidad de organizar las juntas, además de llevar unabitácora en donde des continuidad personalmente a los puntos tratados.

Es indudable que las personas hablan entre sí y muchas veces no nosenteramos de sus buenos o malos comentarios, de sus ideas y quejas, muchas delas cuales se pueden solucionar fácilmente, o bien, sólorequieren de la información adecuada. Con estos consejos decomunicación, ten la certeza de que tu empresa podrá mejorar enorganización, con resultados visibles entre el mismo personal y,finalmente, ante los clientes.

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