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No permitas que te tomen el pelo

Toma nota de estos tips para evitar fraudes.
No permitas que te tomen el pelo
Crédito: Depositphotos.com

En casi todas las empresas existe una constante preocupación por la presencia ocasional de fraudes o malos entendidos, sin embargo, hay una forma muy eficaz para evitar estas desagradables situaciones.

En algunos países de América Latina, donde normalmente los salarios son bajos y las crisis recurrentes, las necesidades de los trabajadores no se ven del todo satisfechas; y si a esto agregamos fallas en el control interno y falta de vigilancia adecuada en las operaciones, entonces las posibilidades de sufrir un fraude son muy grandes.

¿Cómo evitar fraudes?

 

Primero que nada, debes revisar la estructura organizacional de tu empresa, y efectuar un ejercicio de profesionalización en la administración; además hay que revisar y evaluar en forma integral el control interno de tus operaciones, para luego tomar las medidas pertinentes que eviten los fraudes en todo lo posible.

Dentro de las empresas existen cuatro rubros vitales para la buena operación: ingresos, cobranza, egresos e inventarios. Si no se toman las medidas elementales de control interno, la posibilidad de tener fraudes son mayores.

A continuación, te sugerimos lo siguiente para mejorar el control interno de tu empresa.

Presupuestos. Aunque parece una medida muy simple para unos e innecesaria para otros, esta herramienta de control financiero (tan poco utilizada en muchas empresas) sirve de pauta para evaluar el manejo de las finanzas de cada compañía. Por ejemplo: si durante un periodo se estimó gastar un monto X en sueldos y salarios, y resulta que al comparar contra el resultado, se sale del presupuesto, esto da un elemento de análisis para la dirección de la empresa, que buscará encontrar las causas de este exceso en el ejercicio de los flujos de efectivo de la compañía.

Análisis de información financiera. Las personas que administren cualquier negocio deben darse el tiempo suficiente para revisar y analizar los estados financieros de su empresa, no solamente los estados financieros básicos como son balance general, estado de resultados, estado de cambios en la situación financiera y el estado de variaciones en el capital contable, sino que también es necesario revisar y analizar, mes a mes, el ejercicio de presupuestos, el estado de flujos de efectivo y todos los reportes que se presenten en cada empresa como son conciliaciones bancarias, existencias de mercancías, estado de cobranza, etc.

Durante el estudio de la información se aprende y conoce más a la empresa, lo que permite estar más atento a los cambios que se presenten durante el desarrollo de las operaciones.

Afianzar a la gente que maneja efectivo y valores. Sin importar si se trata de gente de alta confianza o amigos que quizás se ofendan por tomar tal medida, el hecho de afianzar al personal que maneja efectivo, e incluso al responsable de inventario o cobranza, hace pensar dos veces la posibilidad de cometer un fraude, y de cometerlo la responsabilidad es compartida con la empresa afianzadora, de manera que el daño económico será menor.

Control de egresos. Firmar cheques en blanco es casi igual que jugar a la ruleta rusa. Si el propietario de la empresa no es quien firma los cheques, poner firmas compartidas puede ser buena opción; tampoco sobra poner el sellito de pagado en las facturas por aquello de "terrores" de doble pago de una factura.

Efectuar inventarios físicos periódicos. Esperar a fin de año para hacer un inventario es un error garrafal en cualquier empresa, se deben efectuar conteos periódicos a cargo de personal de total confianza y ajeno al de almacén. Posiblemente sea difícil hacerlo al 100 por ciento, pero si se realiza con muestras de los productos más importantes tenemos entonces una buena herramienta de control.

Revisión de cobranza e ingresos. En el manejo de cobranza e ingresos es donde se presentan mayores robos a las empresas, inclusive fraudes de importancia. Además de afianzar al personal, como se señaló anteriormente, se deben cotejar constantemente los documentos en cartera, hacer arqueos sorpresivos al encargado de cobranza y al cajero, así como enviar estados de cuentas durante el ejercicio a los principales clientes.

Evaluación del control interno. No obstante que pensemos que en nuestras empresas se tiene el control exacto sobre todas las operaciones, no sobra efectuar un estudio y evaluación del control interno por parte de personal interno o un despacho externo; esto es aún más importante cuando una empresa está en expansión, por ejemplo, veamos cómo está la empresa ahora que cambió de personal en puestos claves de control, ahora que crecieron las operaciones o seabrió una nueva sucursal.

Auditoría interna. Cuando en una empresa el volumen de operaciones es importante se debe considerar la posibilidad, como ya lo hacen muchas, de tener un auditor interno, esto es una persona dentro de la empresa que revise las operaciones y controles en toda la compañía enfocándose específicamente en evitar en lo posible malos manejos.

Auditoría de estados financieros. Contratar a un despacho de contadores públicos para que auditen los estados financieros y estudien y evalúen el control interno es una buena medida. Posiblemente tu empresa ya tenga este servicio; de ser así, quizá lo que sigue es negociar una ampliación de los servicios por parte de los auditores conenfoque en el control interno, como algunas firmas lo están haciendo en la actualidad.

Para terminar, quiero recomendarles que no tengan miedo de emprender nuevos negocios ante la posibilidad de sufrir un fraude en su empresa; por elc ontrario deben buscar estar más preparados para seguir teniendo éxito en los negocios.

La clave es estudiar el control interno actual, proyectar el futuro por el crecimiento de las operaciones, ver los controles automatizados de acuerdo con los programas electrónicos con que se cuente y, en su caso, si el tamaño lo amerita, vislumbrar la posibilidad de contratar un auditor interno o dar esta responsabilidad a alguna persona de toda tu confianza.