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Crédito: Depositphotos.com

Venta Segura. Imagen Perfecta. Toda una Sensación. Entre Bambalinas. Presentación Espectacular. Ensayo General. Contactos

Venta Segura.

Eche mano de la tecnología y haga de su presentación de ventasla mejor.

Por Heather Page

Matt Hill sabe lo que es hablar frente a grupos numerosos. Como director de TheHill Group, compañía de capacitación instalada en suhogar, en California, Hill se gana la vida impartiendo cursos para lograrventas eficaces en ferias comerciales. Pero esto no significa que le seafácil hablar en público.

&flashquotCuando lo que se ofrece en ventas es a uno mismo, el reto es mayor&flashquot, aseguraHill, de 44 años. Si bien la mayoría de nosotros no se gana lavida hablando en público (¡qué alivio!), muchos empresarioscon oficinas en casa se enfrentan, tarde o temprano, a la tarea de dominar laangustia de aparecer ante un auditorio. Al realizar presentaciones de ventas oincluso juntas, con frecuencia uno se descubre frente a un grupo de personaspara vender sus servicios, ideas y, en última instancia, a uno mismo.Hill se somete a esta experiencia casi todos los días.

Sin embargo, para Hill, manejar la tecnología de presentaciones adecuadaha significado un gran alivio. Hace unos cuantos años, sustituyósus proyectores de diapositivas por el Lightbook de Próxima, que seconecta a una computadora portátil y proyecta sus presentaciones demanera electrónica. Hill afirma que sus presentaciones son másinteresantes y profesionales desde que las realiza con programas avanzados ylas proyecta a todo color sobre la pantalla de la computadora. Al mismo tiempo,estos medios han mejorado la imagen del propio experto, quien afirma que &flashquotusarla tecnología más avanzada es lo que me distingue de lacompetencia&flashquot.

La tecnología electrónica de presentaciones se ha depurado mucho.Los proyectores de pantalla de cristal líquido (LCD, por sus siglas eninglés) son cada vez más ligeros y fáciles de transportar.Además, cuentan con conexiones para computadora y video, lo cual brindala posibilidad de realizar presentaciones en multimedia. Más aún,la presentación electrónica se ha vuelto fácil de usar ypermite obtener resultados de óptima calidad en muy poco tiempo.

Pero estas características no son las únicas razones paraconsiderar la conveniencia de realizar presentaciones con tecnologíaavanzada. Otra ventaja clave de utilizar este equipo es que permite tener mayorcontrol sobre la presentación, pues elimina la dependencia de elementosdesconocidos (esto es, el equipo de los clientes). Además, los preciosde proyectores LCD y de computadoras portátiles son cada vez másaccesibles y, por consiguiente, una verdadera opción para el emprendedor.

Imagen Perfecta.

Si usted suele realizar presentaciones ante más de dos o tres personas,considere las ventajas de un LCD. Al conectarse a una computadoraportátil, este equipo proyecta las imágenes sobre la pared, dondetodos pueden verlas, eliminando así la necesidad de que sus clientes seagrupen en torno a la pequeña pantalla de la computadora. Además,un proyector LCD brinda la posibilidad de realizar presentaciones con coloresbrillantes y de óptima calidad que de inmediato llaman laatención.

Dos características importantes son el poco peso y la brillantez de lasimágenes del proyector LCD. Por otra parte, muchos distribuidoresofrecen una línea de proyectores más ligeros y portátilesque los LCD, pues pesan entre seis y ocho kilos. Si el traslado es su principalpreocupación, quizá le convengan los &flashquotultraportátiles&flashquot,que suelen pesar menos de cinco kilos. Sin embargo, recuerde que elegir unmodelo más compacto y ligero tal vez signifique sacrificar algunasfunciones.

La brillantez de imagen suele medirse conforme a lúmenes establecidospor el American National Standards Institute (ANSI). Mientras máselevado sea el índice de lúmenes ANSI, más brillanteserá la imagen. Los índices más bajos son de alrededor de200 lúmenes ANSI, mientras que los más elevados alcanzan cerca de600 lúmenes. Los proyectores LCD con un rango de entre 200 y 300lúmenes son muy recomendables, a menos que sus requisitos seanmayores.

Un proyector LCD con entrada para varios niveles que resulta accesible es elLP225 de In Focus Systems. Pesa alrededor de siete kilos y está equipadocon lo esencial: 250 lúmenes ANSI, exhibición de matriz activaTFT, SVGA estándar (800 x 600) y resolución VGA (640 x 480). Siestas características satisfacen sus necesidades, entonces el LP225 esel proyector indicado. Su precio es de aproximadamente S$3,900.

Si realiza presentaciones sólo ante grupos reducidos, y no requiere deun proyector LCD, Sigma Data ofrece una solución llamada SigmaVision, lacual está conformada por una pantalla portátil de matriz activaTFT, que mide 26 cm y se conecta al puerto VGA de las computadorasportátiles. Permite que cinco personas vean la presentación sintener que apretujarse en torno a una pantalla de computadora portátil.Pesa menos de dos kilos y es fácil de manejar como una segunda pantalladurante las presentaciones, además, cuenta con una bateríarecargable Duracell NiMH que dura hasta dos horas y media.

Toda una Sensación.

Vale la pena preguntarse si requiere realizar presentaciones en la pantalla,así como la frecuencia con la cual transporta su computadoraportátil. Ambas preguntas son esenciales al adquirir una computadoraportátil para sus presentaciones. Si bien casi todas las computadorassatisfacen estas necesidades, el tamaño y la calidad de la pantalla sonmuy importantes. Por otra parte, cada kilo cuenta si viaja con frecuencia ytiene que llevar materiales de presentación y el proyector LCD; de serasí, conviene adquirir el modelo más ligero.

Algunos de los nuevos modelos de computadoras portátiles tambiéncuentan con pantallas de 33 cm, las cuales son óptimas parapresentaciones. Más aún, muchas tienen sonido estéreointegrado, pantallas de color de alta calidad y suficiente potencia paramostrar una presentación memorable que incluya gráficas,animación y video.

Inspiron 3000 M266XT de Dell Computer (US$3,200 aproximadamente) es uno de losnuevos modelos con una impresionante pantalla de 33 cm que no presenta esfuerzoalguno para la vista. Además, su matriz activa XGA tiene unaresolución de 1,024 x 758 para que los colores brillantes y definidosañadan atractivo a su presentación. Otras característicasde la Inspiron 3000 M266XT son: procesador Pentium de 266 MHz contecnología MMX; disco duro de 2.1GB y SDRAM de 32MB; drive paraCD-ROM de 12X y bocinas dobles con sonido estéreo de 16 bits.

Otro modelo digno de considerar es el PowerBook 3400 de Macintosh (alrededor deUS$3,200). Aunque su pantalla es más pequeña (31 cm, de matrizactiva SVGA), es útil para dar y crear presentaciones multimedia. Cuentacon cuatro bocinas integradas y sonido estéreo de 16 bits para unaelevada calidad. Además, tiene procesadora PC 603e de 180MHz depotencia, con 16MB en RAM, disco duro de 1.3GB y drive para CD-ROM de 6X y de1MB en VRAM.

Entre Bambalinas.

Si jamás ha creado una presentación en computadora, sesorprenderá de lo fácil que es obtener resultados de gran calidadcon los actuales programas diseñados especialmente para esta tarea.Dichas aplicaciones incorporan elementos de multimedia: sonido, video,animación y texto que permiten realizar presentacioneselectrónicas memorables, atractivas y muy entendidas.

Además, la mayoría de los programas cuenta con plantillasintegradas que ayudan a crear presentaciones de excelente calidad sin demasiadoesfuerzo. Las plantillas ahorran tiempo, ya que determinan los elementos que sedeben incluir y la forma en que éstos requieren presentarse. Paraañadir información y crear diapositivas automáticamente,basta con señalar con el cursor y oprimir una tecla. Sin embargo, caberecordar que, si bien las plantillas representan un ahorro en tiempo yesfuerzo, para que el resultado no parezca prefabricado, es conveniente cambiaralgunos colores y características, de manera que su presentaciónno resulte idéntica a la del vecino.

PowerPoint 97 de Microsoft (aproximadamente US$340) es quizá el programapara presentaciones más usado. Cuenta con más de cincuentaplantillas de contenido para facilitar la creación de presentacionesPowerPoint. Otra característica útil es que PowerPoint guardaarchivos en el formato estándar HTML, para que pueda enviar supresentación a Web y compartirla con otros usuarios.

De manera similar, Presentations 8 de Corel (disponible sólo como partedel paquete Corel WordPerfect Suite 8 de aproximadamente US$400) tiene unmuestrario de diapositivas prediseñadas para crear un

muestrario propio. Sus funciones permiten fácil diseño ynavegación de presentaciones. Incluye la función CustomAudiences que guarda numerosas versiones de una presentación condiapositivas en un solo archivo, por lo tanto, se puede mostrar a distintospúblicos. Los tabuladores de navegación permiten desplazarserápidamente en la presentación, y el organizador de diapositivasmuestra y ordena las diapositivas con rapidez y facilidad.

Presentación Espectacular.

Otra opción es invitar a los clientes a su oficina en casa paramostrarles las presentaciones con la nueva e impresionante PC.TV. La llamadatecnología de convergencia está llamando mocho laatención, pues reúne la mejor tecnología decomputación, videos y sonido estéreo en un solo equipo de mediosdigitales. La ventaja de mostrar las presentaciones con este medio, en su casa,es que puede controlar el ambiente por completo. Además, recurrir aestos sistemas óptimos impresiona a la clientela (por si fuera poco, son

excelentes para ver películas con la familia, durante las horas dedescanso).

Un modelo digno de consideración es la computadora Destination DigitalMedia de Gateway 2000 (aproximadamente US$ 2,500). Al igual que cualquier otraPC, permite crear presentaciones con programas como Microsoft PowerPoint. Elmodelo básico cuenta con una procesadora Pentium de 166MHZ, 32MB en RAMy 2GB en disco duro. Pero, en el momento de la presentación, el monitorde color de 31 pulgadas VGA (similar a una televisión de pantallagigante y con imagen de alta resolución) añade toda la eleganciatecnológica que existe en el mercado (también hay monitores de 36pulgadas). La computadora Destination Digital Media también tiene equipode sonido de alta calidad, drive opcional de DVD-ROM, tecladoinalámbrico y control remoto para controlar la presentación desdecualquier sitio.

Sin embargo, recuerde que una presentación óptima no dependesólo de una tecnología impresionante; también exigeinvertir considerablemente tiempo en su presentación oral (consulte elrecuadro). Invierta el tiempo requerido en ensayar su presentación envoz alta con el fin de perfeccionarla y de controlar el uso del equipo.Recuerde siempre que usted seguirá siendo el mensaje.

Ensayo General.

Ya cuenta con la tecnología idónea. Ahora ha llegado el momentode reunir todos los elementos para lograr una presentaciónimpresionante. Claudyne Wilder, coautora de Point, Click and Wow! AQuick Guide to Brilliant Laptop Presentations (Una Guía parapresentaciones brillantes en laptop, Pfeiffer & Co.) y presidenta deWilder Presentations, comparte sus secretos con nosotros:

1. No exagere. Si usa todos los balazos voladores y efectosespeciales que le ofrece su programa de presentaciones, volverá loco asu auditorio. Dosifique el uso de estos recursos para lograr mayor impacto.Así evitará que las graciosas pelotitas rojas que flotan en lapantalla distraigan a sus clientes de su mensaje principal.

2. Corte, corte, corte. Sintetice su presentación para quesólo incluya la información relevante. Intente resumir a sumínima expresión temas como los antecedentes de su empresa, peroasegúrese de incluir los puntos básicos y de responder laspreguntas que rondan en la mente del público.

3. Piense en grande. Para facilitar la lectura, muestre lostextos en tipografías de, al menos, 24 puntos. Use las fuentes tipoSerif sólo en títulos muy grandes; reserve las fuentes tipo Sanserif para los textos de presentación.

4. Organice. Todas las presentaciones deben contar conalgún tipo de estructura de fácil comprensión. Laestructura más elemental, pero de comprobada eficacia, incluyeintroducción, orden del día, puntos clave, cierre yrecomendaciones.

5. Explique. Describa el propósito de los cuadros o tablasmediante un título claramente redactado. No es aconsejable limitarse amostrar estadísticas; explique el significado de las cifras dentro delcontexto (por ejemplo, la producción de juguetes aumentó 20 porciento durante el año pasado).

Contactos

Corel Corp. , Internet: http://www.corel.com

Gateway 2000, Internet: http://www.destination.com

The Hill Group, E-mail: mhill@hillgroup.com

In Focus Systems, Internet: http://www.infocus.com

Microsoft Corp. , Internet: http://www.microsoft.com/office

Promixa, Internet: http://www.proxima.com

Sigma Data, Internet: http://www.sigmadata.com

Wilder Presentations, tel. USA (617) 524-7172, Internet:http://www.wilderpresentation.com