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¿Le conviene saltar al ruedo de la facturaciónelectrónica? Descúbralo ahora mismo

Por Cynthia E. Griffin

&flashquotSu cheque está en firma&flashquot. Como todo empresario bien sabe, esaexpresión es en realidad un eufemismo para explicar por qué ustedno ha recibido el pago de las facturas vencidas. Pero, si la tendencia hacia lafacturación electrónica continúa no sólo en bogasino creciendo, a esa excusa le sucederá lo mismo que a losdinosaurios.

El motor tras el cambio a la facturación electrónica es elcomercio electrónico en Internet, dice Dan McGurl, presidente y directorgeneral de Bottomline Technologies, empresa fabricante de software que seespecializa en proporcionar a las compañías la infraestructuranecesaria para realizar operaciones de comercio electrónico. A medidaque más empresas proporcionen productos y servicios por Internet, lamanera de facturar y pagar cambiará dramáticamente.

De acuerdo con McGurl, actualmente menos de 10 por ciento de todas lasoperaciones de cobranza que realizan los negocios estadounidenses se gestionanpor vía electrónica, y eso que todavía no hay una solaempresa que sea totalmente electrónica. Sin embargo, estasituación seguramente cambiará. De acuerdo con las cifrasproporcionadas por PSI Global, empresa especializada en información demercado y consultoría, para finales de este año, unos 46 milnegocios estarán realizando cobranzas y pagos electrónicos con untotal de aproximadamente 63 millones de transacciones.

En otras palabras, si actualmente no le cobra a sus clientes a través dela Red, ahora es buen momento para empezar a hacerlo. McGurl insiste en que lafacturación electrónica es más costeable que losmétodos tradicionales, resulta menos intensiva en mano de obra y es unaexcelente manera de evitar fraudes.

Incluso si un programa de cobranzas electrónicas pudiera beneficiar sunegocio, no haga nada drástico. Asegúrese primero de que suinstitución financiera puede manejar este tipo de transacciones ydespués determine cuáles de sus clientes tienen la capacidad derecibir facturas electrónicamente.

Más adelante, decida si desea manejar el proceso en su empresa ocontratar a terceros que le ofrezcan el servicio de facturación. Si optapor la vía interna, necesitará adquirir el softwareadecuado y capacitar a los empleados en su operación. SegúnMcGurl, también podrían ser necesarios programas para integrarlas funciones de cuentas por pagar y de facturación.

Si opta por dejar este proceso en manos de terceros, estos le cobraránun costo de instalación único, una tarifa anual por servicios ala Red, así como un costo por cada transacción y pormantenimiento al software, señala Ed Armstrong, gerentefinanciero y de comercio electrónico en Sterling Commerce, empresaprestadora de soluciones de comercio electrónico negocio a negocio.

&flashquotLa ventaja de utilizar a un prestador de este servicio es que tiene lahabilidad de convertir los datos en dólares&flashquot, explica Armstrong, quienagrega que la facturación electrónica significa que menospersonas se involucran en las transacciones, lo cual a su vez se traduce en unamenor frecuencia de errores.

&flashquotEso otorga a los proveedores la oportunidad de reconciliar con másantelación contra facturas, lo cual es muy importante desde laperspectiva del manejo de efectivo.&flashquot De cualquier forma, sea que recurra a untercero o decida manejar el proceso internamente, el comercioelectrónico le garantiza una cosa: los morosos tendrán que pensaren una nueva excusa.

Con la Pelota en la Mira

&flashquotLa Red era el principal factor detrás de nuestros pagos yfacturación vía electrónica&flashquot, explica Jay Smith,propietario de Sports Travel Inc., un negocio fundado hace cuatro añosque organiza paquetes turísticos beisboleros, futboleros y de otrostipos. Además de dirigir los depósitos a la nómina, elsoftware personalizado de Intuit que Smith utiliza administra lascuentas por cobrar y por pagar valiéndose del comercioelectrónico. Smith también se coordinó con el prestadordel servicio de hosting en la Web para aceptar pagos por Internet.

No obstante, ser el primero en lanzarse a facturar electrónicamentetiene sus inconvenientes. &flashquotUna desventaja es que no todo el mundo utiliza unsistema de pagos electrónicos&flashquot, afirma Smith. &flashquotPor lo tanto, de vez encuando es necesario salirse del sistema y adaptarse al de alguienmás.&flashquot

Smith, quien sigue defendiendo a capa y espada la facilidad y confiabilidad delcomercio electrónico, señala otro efecto de la facturaciónelectrónica en su negocio: &flashquotTienes menos oportunidad de platicar con losdistribuidores, y creo que la conversación es muy importante&flashquot,señala este empresario, quien espera alcanzar ventas por US$3.2 milloneseste año. Smith solucionó el problema incorporando a su sitio Webun servicio que permite a las personas conectarse con su oficina porteléfono si necesitan respuesta a alguna pregunta.

Contactos

Bottomline Technologies, Tel. USA (603) 436-0700, Internet:http://www.bottomline.com

PSI Global, Tel. USA (813) 371-3800, Internet:http://www.psi-global.com

Sports Travel Inc., Internet: http://www.sportstravelandtours.com

Sterling Commerce, Tel. USA (614) 793-7493, Email: Ed_Armstrong@stercomm.com

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