Tecnología

Tecnología-1168

Tecnología-1168
Crédito: Depositphotos.com
  • ---Shares

Software Especializado Autoedición Para que Le Paguen Etiquetas y Listas de Correspondencia Contactos

Software Especializado

No se pelee con un enorme paquete de software, utilice un programaespecífico

Por Cheryl J. Goldberg

Parece que vivimos en la era del macrosoftware. A cada nuevaversión de un paquete, los diseñadores de software leañaden más y más características. Por ejemplo, lamayoría de los procesadores de textos no sólo sirve para editardocumentos sino incluye correctores de ortografía y gramática,diccionarios, editores de cuadros con capacidad para realizar ecuaciones yotros atributos sencillos de las hojas de cálculo, herramientas paradibujar, características para diseñar una página,fusión de correspondencia y más. La última versiónde Word de Microsoft es tan complicada que me tomó varias semanasaveriguar como insertar un pie de página.

¿Qué hacen los pobres usuarios? Los distribuidores estánsolucionándoles el problema de dos maneras. Algunos sacan productos quefacilitan hacer una sola cosa. Por ejemplo, MySoftware Company tiene unalínea de software barato (de 15 a 80 dólares) para un solouso con la que se pueden crear folletos, diseñar etiquetas, llevar undirectorio, expedir facturas, hacer listas de correspondencia, tarjetas depresentación y más.

Otros están creando paquetes sencillos, con las característicasde los paquetes avanzados que más se utilizan, para facilitar el uso delsoftware. Algunos de estos paquetes son Publisher de Microsoft paraWindow 95 y QuickBooks de Intuit.

¿Cuál es el mejor? Depende de sus necesidades. El siguienteanálisis de los programas de software especiales y sencillos envarias categorías de aplicaciones le permitirá tomar unadecisión.

Autoedición

Los dos principales representantes de la autoedición sencilla sonMyAdvancedBrochures de My Software Company (disponibles en versiones paraWindows 95 y Windows 3.1 en CD-ROM por 79.95 dólares) y Publisher deMicrosoft (79.95 dólares).

MyAdvancedBrochures es un conjunto de cientos de plantillas para creartrípticos profesionales en papel carta o preimpreso para folletos. Estepaquete incluye herramientas básicas para dibujar,características de presentación, clip art, capacidad paraver los dos lados de un folleto, funciones para crear cuadros, capacidad paraimportar archivos de texto y para alinear balazos automáticamente.

Si bien este paquete destinado a una sola función es fácil deutilizar, la sencillez de sus características puede resultar molesta. Elusuario queda restringido a trípticos y no puede arrastrar y soltarbloques de texto para posicionarlos con precisión.

Publisher, de Microsoft, es un paquete básico de diseño que nosólo ayuda a crear folletos sino también varios tipos deimpresos: papel membretado, tarjetas de presentación,currículums, boletines, panfletos y papelería común en lasempresas.

Las plantillas y el Page Wizard facilitan muchísimo lacreación de estos documentos. Un Page Wizard hace una serie depreguntas sobre el texto de encabezado, el número de columnas, etc. y,con las respuesta, el programa automáticamente crea un diseñoprofesional para el documento.

Si desea diseñar sus propios documentos o agregar elementos dediseño a una plantilla, Publisher cuenta con muchas herramientas paraello. Por ejemplo, Design Gallery contiene una amplia variedad deelementos para páginas: títulos principales, encabezados, balazosy recuadros. Los elementos estilísticamente armónicos seetiquetan para indicar su relación con los elementos en otrascategorías. De esa forma, aún si no es un diseñadoravezado, tendrá la seguridad de que los elementos que utilice seanarmoniosos.

Publisher 95 también proporciona mucha ayuda. Las instrucciones paso apaso de la ayuda están ubicadas de forma tal en la pantalla que noinvaden el espacio de trabajo (así puede leerse la información deayuda y trabajar al mismo tiempo). Gracias a las páginas conrecomendaciones y los nuevos cuadros de diálogo sensibles al contexto,es muy fácil aprender nuevas características.

Si bien tanto MySoftware como Publisher son paquetes fáciles deutilizar, la elección es sencilla: por el mismo precio, Publisher deMicrosoft es más funcional y más sencillo en su uso.

Para que Le Paguen

Es más fácil lograr que nuestros clientes nos paguen conproductos específicos como My Advanced Invoices & Estimates (59.95dólares), o más generales, pero muy sencillos como QuickBooks 4.0(de 99 a 129 dólares dependiendo de la versión).

MyAdvancedInvoices & Estimates crea fácilmente una lista de clientescon números telefónicos y de fax e información deenvíos. También pueden crearse listas de productos ingresando elnombre de un producto o servicio, el precio unitario y la indicación desi se van a pagar impuestos o no.

Para elaborar una factura o presupuesto, simplemente se selecciona el nombredel cliente y la información sobre el producto o servicio de listasdesplegables; después, una característica de autollenado llena elpedido y el programa automáticamente calcula el total, incluidos losimpuestos y cualquier anticipo.

QuickBooks hace todo esto y además cuenta con todas las funcionesnecesarias para dirigir un pequeño negocio con un par de empleados: undiario mayor, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, cuentas de cheques ynómina. También proporciona diversos reportes: el estado deresultados, el balance general, reportes de cobros y facturas por cobrar,reportes de ventas por artículo y cliente, informes presupuestarios ymuchos más. Estos informes le permiten estar al tanto de todo sunegocio. Con un solo vistazo puede saber cual es su flujo de efectivo, cuantodeben sus clientes, como le va al negocio en comparación con elaño pasado y otras medidas importantes. Con QuickBooks puede oprimirseel botón del ratón cuando señale el artículo de uninforme resumido y obtener información y reportes sobre ejerciciosfiscales y años calendario.

Si es dueño de un negocio muy pequeño y desea que su proceso defacturación sea lo más sencillo posible, opte por MyInvoices.Pero si necesita todo un paquete de contabilidad, QuickBooks es una excelentealternativa de software para contabilidad.

Etiquetas y Listas de Correspondencia

Hay muchas formas de imprimir etiquetas para direcciones, cintas de video,casetes, disquetes, etc.: con una base de datos, creando macros en una hoja decálculo o mediante un procesador de textos. Pero el paquete AveryLabelPro facilita la elaboración de etiquetas al configurarlas conformea un amplio rango de tipos reales de etiquetas (tales como las que produce lacompañía matriz).

Se puede controlar el tipo de fuente, el tamaño y el estilo líneapor línea; insertar imágenes gráficas en cualquier partede la etiqueta y ver los gráficos en pantalla antes de imprimir.

A veces no existen paquetes grandes que hagan lo que usted necesita. Un ejemploson los administradores de listas para correspondencia. Uno de los mejorespaquetes destinados exclusivamente para ese proceso esMyProfessionalMailManager para PC (129.95 dólares).

Los administradores de listas para correspondencia le permiten imprimir unaamplia variedad de etiquetas que pueden formatearse con fuentes ygráficos. A diferencia de los productos para una sola tarea como AveryLabelPro, los administradores de listas importan registros y los estandarizan,identifican las partes de la dirección, corrigen abreviaturas ymayúsculas, y ponen todos los elementos en el orden que exige elservicio de correos. Además, generan ahorros importantes al eliminardirecciones duplicadas y señalar las etiquetas que no pueden enviarse.

La próxima vez que necesite hacer algo rápidamente, no se pierdaen un paquete gigantesco y especializado. Mejor pruebe uno sencillo yespecífico; seguramente resultará ser una herramienta másprecisa para el trabajo que desee realizar.

Contactos

Avery Dennison Office Products North América, 20955 PathfinderRd.,Diamond Bar, CA 91765;

Microsoft Publisher, Tel: USA (206) 8828080, http://www.microsoft.com

MySoftware Co., 2197 E. Bayshore Rd., Palo Alto, CA 94303;