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La Regla 80 / 20 Orígenes Técnicas de Pareto Problemas de la Regla de Pareto Contactos

La Regla 80 / 20

Empresarios practican un método antiguo para cortar el mal deraíz.

Por Mark Henricks

Como propietario y presidente de Vulcan Lead Products, Inc., y de otrasempresas de Milwaukee, Chuck Yanke cuenta con poco tiempo libre. Además,se enfrenta a numerosos problemas. &flashquot¿Conocen esos juegos en los que se lepega a una ardilla en la cabeza y, de inmediato, salta otra cabeza?&flashquot, preguntaYanke, fabricante de componentes de plomo para la industria de la salud yequipos médicos. &flashquotLo mismo sucede con los problemas. Se soluciona uno yde inmediato surge otro&flashquot.

Para jerarquizar la solución a la multitud de problemas que enfrenta,Yanke aplica una regla de casi 100 años de antigüedad, llamada elprincipio de Pareto o regla 80/20, que afirma que un alto porcentaje deresultados tiene origen en un porcentaje reducido de causas.

Conforme a este principio, es posible que los empresarios descubran que 80 porciento del ausentismo se atribuya, aproximadamente, a 20 por ciento de losempleados. Al concentrarse en el personal con mayor número de faltas, elempresario obtiene mejores resultados con menor esfuerzo.

Análisis similares pueden ayudar a que el empresario responda preguntastales como: ¿Cuáles clientes representan el mayor volumen deventas? ¿Cuáles defectos del producto exigen mayores costos dereparación? ¿Cuáles mercados muestran el mayor potencial decrecimiento?

Yanke aplica el principio de Pareto a todo tipo de tareas, desde el proceso decontrol de calidad en toda la empresa hasta las sesiones informales paraintercambiar ideas, con sólo tres o cuatro personas. &flashquotEs sorprendente lafrecuencia con la que la vieja norma de 80/20 permite descartar lo inservible yutilizar lo valioso&flashquot, dice Yanke. &flashquotLo importante siempre sale a lasuperficie&flashquot.

Los expertos consideran que el principio de Pareto es uno de los instrumentosmás eficaces y flexibles para la administración. Y, aunque nocarece de fallas y limitaciones, es especialmente adecuado para lapequeña empresa. &flashquotEl principio de Pareto es magnífico paracualquier hombre de negocios, especialmente, el de tipo empresarial&flashquot, diceRobert Breese, vicepresidente de MRA-The Management Association, grupo nolucrativo, con sede en Brookfield, Wisconsin. &flashquotCon demasiada frecuencia, lagente invierte mucho esfuerzo en cosas que le dan poco rendimiento a cambio&flashquot.

Orígenes

El principio de Pareto recibe su nombre de Vilfredo Pareto, un economistaitaliano que lo formuló en el año de 1900, con el fin de explicarla distribución de la riqueza y otros fenómenoseconómicos. Sin embargo, no fue difundido sino hasta 1950 cuando JosephJuran, precursor del concepto de la calidad total, comenzó a aplicarlo ala administración de empresas.

En la actualidad, los programas de calidad total enseñan dichoprincipio, ya que ha mostrado su eficacia lo mismo en empresas de laenvergadura de Fortune 500 que en empresas caseras de una sola persona.

Es posible que muchas personas conozcan la regla de 80/20 en alguna de susformas. Refranes populares como: &flashquotUna fruta podrida echa a perder todo elhuacal&flashquot, revelan que el concepto de Pareto ya formaba parte del sentidocomún desde tiempo atrás.

&flashquotEl principio refleja lo que la mayoría de nosotros hacemos al tomardecisiones diarias que afectan el curso de los acontecimientos&flashquot, dice Hy Pitt,presidente de Pitt Training Associates, en Milwaukee. &flashquotPor ejemplo,después de un día difícil en la oficina o lafábrica, ¿cuáles proyectos se lleva a casa? Al responderesta pregunta se descubre que aplicamos ciertos criterios de manera naturalpara ayudarnos a jerarquizar proyectos; estos criterios a veces obedecen apresiones del cónyuge, urgencia, seguridad, tiempo de entrega,etcétera&flashquot.

El análisis de Pareto generalmente se enseña como parte delcontrol de procesos estadísticos, una materia matemática quemuchos consideran difícil. Más aún, casi todos los textossobre esta materia incluyen una o dos páginas para explicarlo.

&flashquotEs un instrumento que mucha gente comprende con facilidad&flashquot, dice Steve Hunt,encargado de mejoramiento continuo en la compañía ArthurAndersen, de Chicago. &flashquotAunque se basa en conocimientos matemáticos, losempresarios pueden aplicarlo aunque no cuenten con expertos enestadística entre su personal&flashquot.

Técnicas de Pareto

La base del análisis de Pareto es la gráfica del mismo nombre. Setrata de una simple gráfica de barras que jerarquiza problemas de mayora menor en orden de frecuencia.

La elaboración de esta gráfica es sencilla; sobre todo ahora quela mayoría de las hojas de cálculo de los programas decómputo pueden hacer gráficas de barras, a partir de una serie dedatos. La dificultad consiste en reunir datos precisos y en decidir el criteriopara jerarquizar.

Frecuencia y costo son las consideraciones más usuales; sin embargo, noson las únicas que debe tomar en cuenta el empresario. A menudo seaplica el análisis de Pareto a distintas series de datos ydespués se usan todas las gráficas para ayudar a decidir. Losfabricantes, por ejemplo, pueden jerarquizar los problemas con base enfrecuencia, después, consideran costos, tiempos e inversiónrequerida para adoptar la línea de manufactura que solucione losproblemas. La combinación suele mostrar el problema que debesolucionarse de inmediato, con menos costo y mayores frutos.

Cuando se aplica cuidadosamente la ley de Pareto, los resultados pueden serimpresionantes. Por ejemplo, las pérdidas durante el envío deproductos representaban un grave problema para uno de los clientes de TerryEhresman, directivo de Spectrum Inc., despacho de asesoría con sede enWichita, Kansas, y autor de Small Business Success Through TQM (ASQCQuality Press). El propietario de la empresa ordenó a sus vendedores quevisitaran a todos los distribuidores y empresas de transportes que contratabala empresa para decirles que eliminaran las pérdidas.

&flashquotNo pasó mucho tiempo antes de que los vendedores se dieran cuenta deque estaban invirtiendo demasiadas horas en empresas que no representabanproblema alguno o con las que no había demasiados tratos&flashquot, diceEhresman. En este caso, el análisis de Pareto ayudó a identificara los clientes o transportistas responsables de la mayoría de losproblemas.

Problemas de la Regla de Pareto

El análisis de Pareto es fácil de aprender, a lo sumo se requiereun curso breve en control de procesos estadísticos que imparten muchasuniversidades. Además es barato de aplicar. La mayoría de losempresarios ya cuenta con sistemas y programas de cómputo para graficar,así como con los datos que proporcionan los registros de quejas, losrecuentos de errores y récords de ventas.

Sin embargo, el análisis de Pareto no es perfecto. El riesgo principalpara el usuario es aplicar el criterio equivocado o usar datos imprecisos, yactuar sin preguntarse si la gráfica muestra la direccióncorrecta.

Asimismo, el nombre de &flashquotregla 80/20&flashquot puede generar confusiones. A veces, 90 porciento de los resultados se debe a diez por ciento de causas; o bien laproporción es exactamente de 50/50. &flashquotDe nada sirve descubrir que 85 porciento de los defectos de un producto se origina en una sola causa&flashquot, adviertePitt. En estos casos, el análisis se vuelve difícil.

&flashquotLa mera aplicación de la regla de Pareto no conduce al resultadoúnico&flashquot, advierte Breese y añade, &flashquotproporciona algunos indicadoresmuy críticos que exigen atención; además es un buen mediode presentación. Pero es peligroso usarla como únicaherramienta&flashquot.

Es posible mejorar el uso del principio de Pareto al aplicarlo junto a otrosmedios para resolver problemas. Además es necesario verificar laexactitud y pertinencia de los datos, y analizar más allá de lasuperficie de la simple gráfica.

Hunt sugiere que los empresarios siempre se pregunten &flashquot¿por qué?&flashquotcuando revisan los resultados de un análisis de Pareto. Por ejemplo, siel análisis muestra que un informe clave se presentó de maneratardía debido a que un empleado faltó al trabajo, la primerapregunta será,

&flashquot¿Por qué faltó?&flashquot La segunda pregunta podría ser,&flashquot¿Por qué ese empleado era tan importante?&flashquot

&flashquotGeneralmente cuando se plantea el quinto `por qué', ya se sabe lo queestá sucediendo&flashquot, señala Hunt.

Numerosos empresarios creen saber mucho acerca de lo que sucede en sus negociosy cuáles son las causas. Pero, según los expertos, ésa esprecisamente la razón por la cual el análisis de Pareto es uninstrumento tan valioso para la pequeña empresa. Una gráfica dePareto de rápida elaboración y fácil comprensiónfunciona como un socio confiable, aunque limitado, que lanza ideas, detectaerrores y ayuda a mantener la atención en posibles problemas yoportunidades.

Contactos

Arthur Andersen, 69 Chicago, IL 60602, Tel: USA (312) 5072959;

Mra-The Management Association, 235 N. Executive Dr. Brookfield, WI53005-6060, Tel: USA (414) 7977580;

Pitt Training Associates, 6810 N. Neil Pl., Milwaukee, WI 53209, Tel:USA (414) 3523277;

Spectrum Inc., 6700 W. Central, # 104, Wichita, KS 67212, Tel: USA(316) 945979;

Vulcan Lead Products Inc., 1400 W. Pierce St., Milwakee, WI 53204, Tel:USA (414) 6452040.