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Corra la Voz

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Corra la Voz Planeación Detallada Póngase en Línea Contactos

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El boletín de correo electrónico: una excelente forma deapoyar su plan de mercadotecnia.

Por Shannon Kinnard

¿Le gustaría que la gente supiera más acerca de su negocio,poder mejorar la imagen de su empresa e impulsar sus ventas, todo ello sinromper su cochinito? Haga la prueba de incorporar un boletín de correoelectrónico a su variedad de productos de mercadotecnia.

El boletín al que nos referimos es un documento que usted mismo puedeelaborar y que se distribuye por correo electrónico (e-mail),generalmente sin costo alguno. Este tipo de boletines se basan en texto(carecen de diseños artísticos o fotografías) o en HTML(como un sitio en Web), lo cual requiere un proceso de diseñomás complejo.

La agencia de desarrollo de sitios Web de Gary K. Foote, WebbersCommunications, ha crecido sustancialmente como resultado de su boletínde correo electrónico: The E-Marketing Digest. &flashquotCuando empezamosa editar correo electrónico -recuerda Foote- 90 por ciento de la base declientes de nuestro negocio provino de contactos fuera de la red y diez porciento de contactos en la red. Hoy en día, 70 por ciento de nuestroscontactos provienen de la red y 30 por ciento de otros medios&flashquot.

La función de un boletín de correo electrónico es distintade la de un sitio en Web. El boletín permite a losclientes recibir la información que usted les envíaautomáticamente. Sin tener que molestarse por visitar su sitio, recibencon regularidad un recordatorio amistoso y útil de su negocio.

&flashquotCualquier negocio cuyos clientes utilizan el correo electrónicoregularmente puede beneficiarse de este método de mercadotecnia&flashquot, diceLeslie Speidel, asesora de mercadotecnia, quien ha iniciado cuatro boletines decorreo electrónico.

No es necesario ser un mago de la computación o de la redacciónpara publicar un boletín de correo electrónico, pero sí senecesita vigor, motivación y dedicación. Si bien lapublicación de correo electrónico requiere algo más quesolo tiempo, el resultado bien vale el esfuerzo.

Para garantizar el éxito, la planeación adecuada del contenido esvital. Primero, asegúrese de contar con el tiempo necesario parapublicar el boletín con regularidad. Asimismo, pondere las siguientesinversiones que deberá hacer:

* Tiempo para investigar la tecnología necesaria.

* Tiempo para escribir el contenido o encontrar redactores que lo hagan.

* Creatividad para formar un boletín cuyo contenido sea fresco yútil.

* Tiempo para mantener los archivos de los suscriptores.

* Tiempo para leer y responder el correo.

Planeación Detallada

La elaboración de cada número del boletín toma de dos aseis horas, dependiendo de su extensión y de cuánto materialescrito aporte usted. También debe dedicar entre dos y cuatro horas acrear la página maestra. Por último, cuente con destinaraproximadamente cinco horas a la semana a comercializar su boletín. Lossiguientes consejos le permitirán sacar el mejor provecho a su tiempo.

* Escriba su misión. Antes de dar los primeros pasos y ponermanos a la obra en el boletín de correo electrónico, laconsultora en Relaciones Públicas Cynthia Freyer, aconseja a susclientes &flashquothacer investigaciones para determinar quiénes son suscompetidores, redactar su misión y cómo evaluarán eléxito del boletín&flashquot.

Para redactar su misión, piense qué informaciónayudaría a su cliente regular a tomar decisiones de compra. Resuma esainformación en tres líneas. Recuerde que el boletín notrata de su negocio, sino de sus clientes. Estas son algunas muestras demisiones:

* En el caso de una empresa de canastas decoradas para regalo: &flashquotNuestroboletín trata sobre las ocasiones para dar regalos. Los temas serelacionan con la historia, las costumbres y las ceremonias en torno de lasiguiente fiesta o temporada&flashquot. Un artículo muestra sería: &flashquotSeismaneras para lograr que este Día de la Madre sea inolvidable&flashquot.

* En el caso de una agencia de viajes: &flashquotNuestro boletín abarca puntos deinterés para el agente viajero. Las diversas secciones de cadanúmero incluyen consejos para facilitar los viajes, una listacómica de los `diez mejores' y la descripción de una zonametropolitana importante&flashquot. Un artículo muestra sería: &flashquotLasmejores cervecerías de Atlanta . . . Dónde ir después deuna convención&flashquot. El enunciado de su misión guía elcontenido editorial. Téngalo en mente cuando reúna losartículos para cada número.

* Dígaselo al mundo. Hay varios sitios en línea paraanunciar su nueva publicación.

Directorios: son sitios en Web que reúneninformación sobre cada boletín electrónico (y hay miles deellos) y los listan en una base de datos donde pueden realizarsebúsquedas. Las dos principales son Listex (http://www.listex.com ) y elíndice Publicly Accessible Mailing (www.neosoft.com/internet/paml/ ).

Otros boletines y sitios en Web: busque en los directoriosde boletines y en la red para encontrar otros boletines y sitios con temasrelacionados con el suyo. Eche un vistazo al contenido. Si son complementarios(no competidores), escriba al editor o webmaster y pregunte si deseanofrecer a sus lectores el boletín que usted hace.

* Empiece a escribir. Usted puede escribir el boletín odárselo a un redactor independiente; hacerlo cuesta US$150 o máspor artículo, pero implica un ahorro de tiempo y puede traducirse enmaterial mejor escrito. Otras opciones para ahorrar dinero son lassiguientes:

* Pida permiso a los autores de material publicado previamente para volver aimprimir su trabajo.

* Pida a los proveedores de productos o servicios complementarios que escribanartículos sobre su negocio.

*Pida a algunos de sus clientes más leales, que escribanartículos sobre cómo el producto o servicio que usted proporcionales ha sido útil o valioso.

*Diseñe una hoja maestra estándar para usarla en cadanúmero. Comience con un encabezado que incluya el nombre de suboletín y el de su negocio (por ejemplo, &flashquotJardines hermosos&flashquot, publicadopor Paisajes Ruíz, S.C.), y prosiga con su nombre y lainformación necesaria para ponerse en contacto con usted.

* Presente a sus lectores un formato congruente en cada número con elfin de que sepan qué esperar. Si es observador verá que surevista favorita incluye las mismas secciones con regularidad. Dividir suboletín en columnas regulares lo facilita. Puede considerar lassiguientes secciones: &flashquotConsejos expertos&flashquot (tal vez redactada por un proveedor);&flashquotHistorias de éxito&flashquot (cómo un cliente utiliza su productoservicio); &flashquotCómo hacer . . .&flashquot (para explicar una tarea útil).

Si usted distribuye su boletín semanalmente, no incluya más decinco secciones con un máximo de tres párrafos cada una. Si no lodistribuye con tanta regularidad, puede duplicar o triplicar el contenido. Laperiodicidad de la distribución de los boletines en línea puedevariar de acuerdo con sus necesidades y ser diaria, semanal o mensual. Planeesus entregas de acuerdo con el tiempo que pueda dedicarles. Incluya un avisosobre derechos de autor para señalar que, debido a que usted espropietario de la publicación, sólo puede enviarse completo y noextracto; considere también una cláusula sobre privacidad en lacual prometa que la dirección de correo electrónico de lossuscriptores no será dada a conocer.

* Planee su distribución. Debido a que su boletínserá un documento de texto ASCII, siga las siguientes reglas de formatopara asegurar la uniformidad de las líneas:

* Coloque un retorno manual (Enter) al final de cada línea, lascuales deberán ser máximo de 65 caracteres cada una.

* Utilice caracteres especiales (tales como signos de más y asteriscos)para hacer divisiones entre párrafos. Suscríbase a otrosboletines antes de diseñar el suyo para ver cómo estándiseñados.

* Sea cuidadoso al leer galeras y al verificar la ortografía y lagramática.

Hay tres maneras de llevar a cabo la distribución del boletín:con un programa usual de envío y recepción de correoelectrónico; con un programa de distribución basado en Weby con un software de lista de clientes.

Si usted no está familiarizado con los programas para envío decorreo electrónico, le recomendamos utilizar en principio Eudora Light oPegasus, ambos disponibles gratuitamente en Internet. Haga un archivo con ladirección electrónica de todos sus suscriptores; para enviar suboletín a las personas de su lista, pegue el archivo en el campo &flashquotbbc&flashquotdel mensaje. Si lo pega al campo &flashquotTo&flashquot, los receptores verán una largalista de direcciones de correo electrónico.

Un programa de distribución basado en Web -como Listhost(http://www.listhost.net ), Oaknet Publishing (http://www.oaknetpub.com ) oRevnet (http://www.revnet.com )- deben utilizar una interfase Web paradistribuir su lista, ya sea gratuitamente o con costo. El distribuidor conservasu lista de suscriptores y maneja solicitudes de nuevas suscripciones. Cuandousted esté listo para distribuir su boletín, simplemente pegue elcontenido en un formato basado en Web y oprime un botón. No esnecesario que considere utilizar un software de lista de clientes comoMajordomo o ListServ hasta que su lista tenga algunos miles de nombres.

* Siga comercializándolo. Para promover su boletín sin unapublicidad flagrante, es recomendable que participe en listas dediscusión y grupos de noticias.

Listas de discusión: Se envían mensajes a loslectores por medio de correo electrónico. El editor no redacta elcontenido de los mensajes; más bien, los lectores envían une-mail o post a toda la base de suscriptores. La mayoríade las listas de discusión tienen reglas sobre lo que es apropiadoaportar al boletín y lo que no.

Grupos de noticias: Los grupos de noticias son similares a unboletín electrónico. Hay miles de grupos de noticias diferentes,que abarcan todos los temas imaginables. Visite http://www.dejanews.com parahacer búsquedas en una base de datos de grupos de noticias.

Salas de plática (Chat rooms): Existen variosproveedores de Internet como AOL y CompuServe, que ofrecen salas deplática donde se realizan discusiones en línea en tiempo real.

El objetivo en estos tres lugares es presentar su experiencia mediantesugerencias y preguntas informadas. A cada correo electrónico adjunte unarchivo de firma donde explique brevemente qué ofrece supublicación y cómo suscribirse. Cada vez que participe en estosgrupos, su archivo de firma promueve sutilmente su publicación.

Freyer afirma que la promoción en línea implica un esfuerzoconstante. Piense en su boletín de correo electrónico como unaserie de semillas que planta en cada número. A la larga, las semillasgenerarán más ventas que las que creyó posibles.

Póngase en Línea

Haga la prueba con estos productos y recursos que le ayudarán a que suboletín en línea sea una realidad.

Programas de correo electrónico:

* Eudora Light es un programa de correo electrónico gratuito que puedebajarse de http://www.eudora.com

* Pegasus Mail es un programa de correo electrónico que se ofrecegratuitamente con varias opciones de distribución para editores enlínea. (http://www.pegasus.usa.com )

Programas de distribución:

* Coollist (http://www.coollist.com ) y ONElist (http://www.onelist.com ) sonservicios gratuitos de listas de correspondencia que distribuirán suboletín junto con su anuncio.

* Listbot Free y Listbot Gold (http://www.listbot.com ) ofrecendistribución de boletines de correo electrónico basada enWeb, muy fácil de usar y con muchas característicasespeciales, entre las cuales están un botón de remisiónque se puede incluir en el sitio propio.

* OakNet Publishing (http://www.oaknetpub.com ) ofrece servicios dedistribución gratuitos y con costo a los editores en línea.

* Listhost.net (http://www.listhost.net ) ofrece servicios dedistribución gratuitos basados en Web y un excelente servicio aclientes.

Programas para el manejo de listas:

Los programas que se mencionan a continuación ofrecen diferentes nivelesde servicio. Algunos recopilan nombres y hacen la distribuciónautomáticamente, mientras que otros sólo manejan listas desuscriptores.

* LISTSERVE (http://www.Isoft.com/listserv.stm ) y Revnet GroupMaster(http://www.groupmaster.com ) le permiten enviar correo electrónico a ungrupo de suscriptores y se encarga de detalles administrativos. Maillist.com(http://www.maillist.com ) le ayuda a manejar una lista; es muy fácil deusar y resulta ideal para los usuarios neófitos de Internet.

*SmartBounce (http://www.bsabio.com/SmartBounce/) se utiliza junto con unprograma como LISTSERVE para eliminar las direcciones erróneas de unalista.

*Online Publishers es un boletín basado en discusiones acerca decómo producir un boletín de correo electrónico. Pararecibir una suscripción gratuita, envíe un correoelectrónico a oprequest@listhost.net con la palabra &flashquotsubscribe&flashquot (sinlas comillas) en el cuerpo del mensaje.

Contactos

Leslie Speidel, c/o The Speidel Group Inc., Internet:http://www.themarketingcoach.com

Webbers Communications, e-mail: gkfoote@webbers.com Internet:http://www.webbers.com