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¿Hotel = Oficina

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¿Hotel = Oficina ¿Hotel = Oficina? Pocas Reservaciones De Entrada Por Salida ¿Y La Calidez?

¿Hotel = Oficina?

Ahórrese la elevada renta de una oficina. Pruebe el concepto dehotelería.

Por Mark Henricks

Hace dos años, Lou Hofmann se dio cuenta de que a menudo muchas de lasoficinas de su empresa de servicios profesionales en California estabandesiertas; sus ocupantes estaban de viaje o visitando a los clientes. Cuando sesentó a analizar cuánto tiempo estaba aprovechando su espacio, lacifra lo estremeció: sólo 45 por ciento del espacio de HoffmanAgency se ocupaba realmente. Esa realidad lo impulsó a buscar formas dehacerlo mejor, y no tardó en concluir que el concepto signicaba operarun ``hotel de oficinas''.

Como nueva estrategia administrativa, un hotel-oficina no asigna escritorios asus empleados permanentes. En vez de eso, los trabajadores usan un escritoriodurante unas cuantas horas, y luego lo ceden al siguiente compañero quenecesite un espacio para terminar su trabajo.

Este esquema de trabajo ayudó a Hoffman a establecer un sistema donde untercio de sus 65 empleados compartieran un solo escritorio con otro empleadoutilizando un sistema de rotación. Las estaciones temporales de trabajoservían para afrontar conflictos o situaciones ocasionales. Conforme lacompañía creció, pudo permanecer en el mismo espacio,aplazando el pago extra de US$10,000 de renta mensual durante diez meses.Sumando a esto los ahorros adicionales en escritorios, teléfonos, etc.,Hoffman dice que el sistema le ahorró US$130,000 en menos de unaño.

Esos son los beneficios que llaman la atención de las empresas, y muchascompañías grandes, desde IBM hasta Merril Lynch, han usado esterecurso. A pesar de los inconvenientes, todo indica que ellos, y muchas otrascompañías, los usan en estancias prolongadas (ver``Telecommuting'', Entrepreneur septiembre 1998).

Las mismas cosas que conducen a las grandes empresas a considerar el uso dehoteles (flexibilidad, eficiencia de espacio, funcionalidad y sensibilidad alos horarios individuales de trabajo) también funcionan para lasempresas pequeñas, en opinión de Ted Hammer, socio de HLWInternational, estudio de arquitectura e ingeniería.

Pocas Reservaciones

La operación de este concepto en Estados Unidos inició hace cincoaños, con compañías de servicios profesionales decontabilidad, principalmente. Los grandes innovadores tenían grandesinstalaciones, largas hileras de escritorios de gran tamaño con porterosque dirigían a los empleados a su sitios temporales, canalizaban lasllamadas telefónicas y tenían las cosas bajo control. Hace poco,quienes funcionan en oficinas en suites han comenzado a reconfigurar susinstalaciones para ofrecer algo parecido a un hotel a una gran variedad declientes.

``La mayoría de los primeros usuarios reportó que latáctica era buena. Eso, combinado con los crecientes costos de bienesraíces y la caída de los precios de la tecnología deinformación, han convertido este concepto en el de más auge en laplaneación y administración de instalaciones'', señalaHammer.

``Creo que no hay un cliente, grande o pequeño, que no haya preguntadopor este concepto en los últimos cinco años'', comenta Hammer. Notodos lo implantan, pero ninguno lo ha pasado por alto, por lo menos como algoque debe tomarse en cuenta. Lo que los investigadores sobre hoteleríaencuentran es una técnica que ofrece la reducción de costos, perosólo para quienes dominan sus intrincados detalles.

De Entrada Por Salida

El buen uso de los hoteles comienza involucrando a todos los miembros de suempresa en las etapas de planeación'', señala Hammer. Su plan deusar este sistema sólo funcionará si se atienden todos losintereses, desde lo financiero hasta lo personal. ``Quienes intentan ponerlo enmarcha con base sólo en los bienes raíces no triunfarán'',advierte.

En las definiciones se requiere de mucho trabajo previo. Por ejemplo, los queprefieren un hotel-oficina deben decidir qué tipo de trabajo serealizará en ésta. (Hoffman asegura que cualquier empleado cuyastareas lo mantengan fuera de la oficina más de 33 por ciento de sutiempo es un usuario potencial). Los empresarios también debenespecificar la tecnología que requerirán, desde computadoraslaptop hasta teléfonos celulares o desde los más poderososservidores en red y paquetería de control remoto.

Establecer una política congruente es importante por varias razones,afirma Karol Rose, directora administrativa de Dependent Care Connection,asesora sobre sitios de trabajo alternos. Porque de lo contrario, se convierteen una pesadilla de relaciones laborales, advierte. Los directivos no saben loque pueden ofrecer, es preciso involucrar a los recursos humanos y se necesitamucho personal.

La congruencia también permite a los empresarios dar un mensajeconstante a los empleados y demás personas que vean con menosprecio laidea de un trabajo de oficina sin un escritorio permanente. Comunicar lasrazones y recompensas del cambio a los empleados es crucial, pero a menudo esalgo que pasan por alto quienes han tenido éxito en este sistema detrabajo, señala Jim Miller, gerente general de soluciones de sitios detrabajo para US West en Colorado. La compañía obtiene susutilidades vendiendo tecnología a empresas que ponen en marcha planes deuso de hoteles-oficina, pero Miller afirma que la tecnología essólo una parte de la respuesta.

Junto con la comunicación, la clave radica en la capacitación yel soporte. Los usuarios deben recibir capacitación para que ideenmétodos de aprovechamiento del equipo de computación ytelefónico. El personal de soporte tecnológico deinformación también debe ser capacitado. Hoffman Agency, porejemplo, tiene dos tipos de personal de apoyo de tiempo completo, el doble delo que Hoffman había calculado que necesitaría sin el uso dehoteles-oficina.

¿Y La Calidez?

Prestar atención a los detalles de instrumentación no es algosecundario. Un plan de uso de hoteles-oficina mal diseñado puede generarcostos, en vez de ahorrar. Un riesgo es que la compañíaserá, gracias a su nuevas oficinas, poco atractiva para los empleadospotenciales. Eso es especialmente cierto cuando se trata de contratar aejecutivos senior.

Quienes han sido empleados durante diez años están acostumbradosa tener una oficina lujosa. De modo que se requiere de una buena cantidad defuerza de ventas para lograr que el candidato comprenda que el uso dehoteles-oficina ayuda a la empresa, y que a su vez ayuda al empleado.

A los empleados actuales también puede disgustarles el nuevo modo detrabajo en un hotel-oficina. Cuesta mucho echar a andar un proyecto de oficinasde este tipo, y quizá el mismo cuidado que pone la cadena Hilton paraabrir nuevas instalaciones. Por ejemplo, no mucho después de que Hoffmanempezó a hacer uso de los hoteles-oficina, surgieron muchos problemas entorno a la iluminación y los suministros de la oficina. El problema conlos focos en las estaciones temporales de trabajo se solucionófácilmente, pero la de suministros costó más tiempo. Lagente que llegaba a trabajar a las estaciones de trabajo de un hotel-oficina sefrustraba al encontrar que el ocupante anterior había ocultado lasplumas, el papel y demás materiales. La respuesta fue asignar unpersonal de mantenimiento, semejante al que usa el hotel para mantener en ordenlos cuartos, para surtir los escritorios con todo lo necesario.

Tal vez trabajar en este tipo de instalaciones no equivalga a un día enla playa, pero quienes lo han probado dicen que es mucho mejor que pagar poruna oficina. &flashquotMe sorprende que mucha gente no quiera intentarlo&flashquot, dice Hoffman,&flashquotporque los beneficios son obvios.&flashquot

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DCC, fax 001 (203) 291-3571, Internet: http://www.dcclifecare.com

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