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¿Listo para el outsourcing?

Este emprendedor inició delegando la contabilidad, después agregó los servicios jurídicos y el transporte. Haz tuyas las estrategias de tercerización que han hecho más eficiente su empresa
¿Listo para el outsourcing?
Crédito: Depositphotos.com

Hace cinco años, la empresa Interlinks percibió que necesitaba hacer más eficientes sus procesos y servicios para mejorar sus utilidades netas. Un factor a atacar era su nómina, la cual estaba demasiado alta. Era el momento exacto para acudir al outsourcing.

"Actualmente, las empresas están orientadas básicamente a estos temas: lograr eficientar sus costos y sus precios de venta, así como obtener la utilidad planeada. Cuando tus ventas no están acordes a tus objetivos, necesitas hacer ahorros o eficientar tu retorno. Una solución es el outsurcing", explica Luis Arturo Sardaneta Caballero, director general y dueño de Interlinks, una compañía de 22 empleados que ofrece servicios integrales de mercadotecnia.

La empresa necesitaba que un experto fuera responsable del control contable, pero era necesario invertir en equipos una suma de dinero importante, sin embargo, tenía la necesidad de usar sus recursos en otras cuestiones y no podía invertir en ello. Además, tampoco estaba en su plan de negocio comprar los sistemas informáticos que se necesitan en los procesos de contabilidad; así que la opción fue tercerizar la función.

"Contraté la figura de un despacho como contador externo, la cual me ha dado todo ese apoyo, y me resultó mucho más barato de lo que me hubiera implicado tener una persona interna y los sistemas necesarios", señala Sardaneta al referirse a un ahorro de 100 mil pesos anuales.

"Acudir al outsourcing", agrega el empresario, "me ha beneficiado principalmente en tres cosas: no tener que invertir en equipos que no son esenciales para la operación o giro del negocio; buscar y aprovechar que el proveedor mantenga altos estándares de calidad en lo que para ellos es su área de expertise, y contar con gente altamente calificada para la realización de una función, en este caso el de la nómina, que es la compañía que ofrece eloutsourcing.

Convencidos plenamente

Interlinks agregó a su lista de outsourcing los servicios jurídicos y de transportación. El ejecutivo da consejos básicos a la hora de pensar en delegar a terceros funciones o procesos:

Evaluar muy bien cuáles son las necesidades de la empresa. La decisión debe basarse en una táctica de negocios con visión de mediano plazo, no como una salida para solucionar un problema inmediato.

Investigar quién será el proveedor del servicio: que sea una empresa seria, reconocida, que cubra las prestaciones de ley con el personal outsourceado.

Corroborar que es un proveedor con procesos de calidad.

Asegurar que el tercero tenga en forma constante los reportes que se le solicita para evaluar, por ejemplo, ventas o la asistencia de su personal.

Comunicar a la gente de la propia empresa qué productos o servicios se van a tercerizar para que los empleados no lo asocien con un recorte del personal y por consecuencia baje la moral y la productividad.

Formar un equipo con la compañía que hará el outsourcing para apoyarlo en entrenamiento del proceso que realizará.

Realizar visitas a quien hará el outsourcing para asegurarse de que el producto o el servicio tiene la calidad requerida.

Definir claramente los indicadores con los que se va a medir el servicio o la calidad del producto. Dejar saber al oferente del outsourcing que será evaluado bajo las normas establecidas por quien lo contrata.

Crear incentivos estrechamente ligados con el pago para incentivar que quien realizará el outsourcing esté en condiciones de brindar un servicio de calidad.

¿Cuándo conviene?

¿Gastas mucho tiempo y dinero en hacer actividades que no son primordiales en tu negocio? Tal vez es hora de recurrir al outsourcing.

Moisés Polishuk Melman*

Hoy en día las empresas que tienen aproximadamente 25 computadoras enfrentan ciertos vicios. Al abandonar la misión del negocio, por atender otras funciones operativas, acaban por pagar consecuencias muy caras.

Seguramente tiempo atrás decidiste contratar una empresa de limpieza en vez de tener en la nómina a una plantilla que se encargue del aseo. Habrás considerado que esto era más fácil de administrar, evitaba líos y trámites laborales.

Lo mismo ocurre con el outsourcing. La información de tu empresa es materia vital. Almacenarla, cuidarla, transportarla y procesarla puede ser realizado por terceros que a eso se dedican, sin que por ello pierdas el control del negocio.

Otro nivel de outsourcing es el de las aplicaciones. Se trata de mandar por fuera el sistema administrativo. Éste es operado desde un sitio seguro, guardando la confidencialidad de tu información pero liberándote de tener que estar dándole soporte técnico.

Lo mismo aplica a los servicios de red interna. El almacenamiento y respaldos de la información, inclusive hasta las impresoras, pueden ser de un tercero que les da servicio completo y tu sólo pagas una renta por el volumen que imprimas.

¿Cómo decidir si eres candidato?

Gastas mucho tiempo y dinero en hacer actividades que no son objeto de tu negocio. Contabiliza los gastos en personal asignado, toma en cuenta el espacio físico de oficina para el equipo y calcula los peligros no resueltos como fallas eléctricas, etc.

Mide el riesgo en dado caso que algo que tú haces por tu cuenta falle, en lugar de delegarlo en un contrato que indique el nivel de servicio. De la misma forma que ocurre cuando compras un seguro. Si el precio a pagar es viable y tienes la certeza de que tu flujo de efectivo no va a sufrir, maquilar el servicio puede ser óptimo.

Asegúrate de que lo que vas a mandar a outsourcing no es una función estratégica directamente ligada al negocio. Tercerizar los servicios de cómputo es adecuado.

Revisa las alternativas existentes. Puede haber más de una opción. Además se ha dado la moda del término de servicios bajo demanda, que no especifican en el contrato los precios a pagar. Consulta a un abogado especializado en esta rama de servicios para detectar vicios ocultos y riesgos a futuro.

* El autor es ingeniero en sistemas computacionales, maestro en administración, director de ASISTE. mpolishuk@asiste.com.mx