Consultoría

Outsourcing ¿Cómo y para qué?

Es un concepto que involucra muchos participantes en un proyecto o empresa. Es un rompecabezas en el que todas las piezas ajustan a la perfección
Outsourcing ¿Cómo y para qué?
Crédito: Depositphotos.com

Para Jeff Cohn, el outsourcing fue una buena opción cuando fundó su agencia de mercadotecnia, Cohn Marketing, en el 2000. En poco tiempo, ya subcontrataba desde la compra de medios hasta la contabilidad y los trámites para obtener los derechos de autor.

?Hemos podido crecer como compañía y hacernos cargo de grandes cantidades de trabajo gracias a que hemos podido subcontratar?, afirma Cohn, de 44 años. Los ingresos de esta compañía de 12 empleados con sede en Tijuana, Baja California, supera el millón de pesos al año.

Actualmente, el mantra es subcontratar tanto como sea posible para que puedas concentrarte en tu negocio. Para las compañías en crecimiento, ?no es una cuestión de decidir si subcontratar esto o aquello. Es cuestión de puedo subcontratar esto?, señala Bruce Judson, profesor de la Escuela de Administración de Yale y autor de Go It Alone! The Secret to Building a Successful Business on Your Own (¡Hágalo solo! El secreto de crear un negocio exitoso por usted mismo), quien recomienda el ?outsourcing extremo? ?subcontratar todo excepto tu principal actividad? como la clave para tener éxito como un emprendedor. ?Cada mes debes preguntarte: ¿estamos al nivel o hay nuevos sistemas y servicios que te permitan subcontratar esta función??

Las empresas con menos de 100 empleados comprenden 10.4 por ciento del mercado total de outsourcing de procesos de negocio (BPO, Business Process Outsoucing) en Estados Unidos, según la firma de investigación y consultoría Gartner Inc.

Los servicios financieros y de contabilidad son las principales áreas en las que las compañías pequeñas subcontratan o tienen planes de subcontratar en 2006. Recursos humanos ?nómina y administración? están en un cercano segundo lugar. El mercado BPO para pequeñas empresas ?definitivamente está creciendo?, asegura Robert H. Brown, analista de Gartner quien investiga el mercado de outsourcing para pequeñas y medianas empresas.

En México, según cifras de la consultora IDC, sólo el mercado de outsourcing en tecnologías de la información en 2005 vale 357 millones de dólares. En el caso de México, el outsourcing y el offshoring han manifestado un crecimiento del cinco por ciento anual, convirtiéndose en una región con potencial para estas prácticas. Algunas áreas en las que más desarrollo se ha tenido se encuentran: centros de llamadas, manufactura e informática.

¿Estás dentro o fuera?

Sin embargo, decidir que es mejor subcontratar puede ser un desafío, especialmente cuando los emprendedores pueden subcontratar erróneamente funciones que simplemente requieren delegarse o tener una mejor comunicación o tecnología. ?A menudo, es un problema de información, y al subcontratar complicas el problema?, apunta Timothy Ferriss, profesor invitado del programa para emprendedores de la Universidad Princeton y cofundador de Adaptagenix Applied Biosciences, una compañía de entrenamiento deportivo y nutrición de San José, California. ?Antes de subcontratar, primero determina lo que necesitas?.

Si el outsourcing parece ser pertinente, Judson sugiere despojarse de funciones ?mecanizadas? como recursos humanos y nómina, al tiempo que es necesario conservar tareas decisivas para el éxito del negocio: ideas, estrategias y trabajos que requieren un toque personal.

De hecho, la investigación de Gartner muestra que las pequeñas empresas son menos propensas que las grandes firmas a subcontratar procesos de negocio que afectan directamente a sus proveedores y clientes. ?No hay mucha subcontratación en la administración de cadenas de suministro, por ejemplo?, señala Brown. ?Está confinada principalmente a las funciones administrativas?.

Tu estrategia de outsourcing puede cambiar con el tiempo. Cohn comenzó su compañía con la intención de subcontratar todo. Hoy delega la nómina, la compra de medios y trabajo por proyecto. Pero ha reintegrado algunas funciones, como la de relaciones públicas, a la compañía conforme ésta creció. ?Me di cuenta de que ciertas funciones necesitaban estar dentro por varias razones?, expresa. ?¿Cómo decidir cuándo subcontratar y cuándo no? Esto lleva a preguntarse: ¿en qué punto tenemos suficiente trabajo en esa categoría para garantizar traerla al interior?? Cohn estima que 20 por ciento del presupuesto de la compañía se destina al outsourcing. Y este porcentaje es el recomendado.

El modelo de toma de decisiones de cuatro pasos de Gartner para el outsourcing incluye:

1 Valorar tu prioridad estratégica y la tolerancia al riesgo por subcontratar.

2 Detectar en el mercado local las firmas de outsourcing que deseen trabajar contigo.

3 Decidir con qué tareas te sientes más cómodo para realizar en tu empresa y con qué porcentaje de la tarea te sientes cómodo para subcontratar (por ejemplo, ¿delegarías todo recursos humanos o sólo la nómina, la capacitación o la comprobación de antecedentes?).

4 Llevar a cabo un análisis de costos.

Si estás dedicando más de la mitad de tu tiempo a realizar tareas relacionadas con recursos humanos, por ejemplo, puedes calcular el tiempo y el salario que le dedicas anualmente y después agregar las inversiones en software de recursos humanos y nómina. El número resultante es el cálculo de lo que cuesta mantener internamente las tareas de recursos humanos; lo que puedes comparar con el costo de subcontratarla. ?Para muchas empresas pequeñas, la medición del éxito [con el outsourcing] es casi por instinto?, dice Brown. No poder medir el costo general es ?algo muy riesgoso porque no tienes una medición real para saber, una vez que subcontrates, qué tan efectivo ha sido el proveedor de outsourcing?.

Decidir si es mejor subcontratar depende de tu nivel de comodidad y si el outsourcing te dejará concentrarte en impulsar tu negocio. ?Me permite mantener bajo control mis costos, lo que a su vez nos deja ofrecer un valor justo a los clientes?, afirma Cohn. Esta filosofía gana popularidad: Gartner predice que el mercado BPO para pequeñas empresas crecerá de 6,200 millones de dólares en 2006 a 8,100 millones en 2009 en Estados Unidos. En México IDC estima el valor del mercado de outsourcing de TI en 357 millones de dólares.

Lo que debes saber del outsourcing

Identifica qué tipo de servicios externos podrías contratar para tu empresa, en qué momento es conveniente y cómo elegir al socio para ello

Emmanuel Castro

En la última década, el outsourcing se ha convertido en una tendencia importante dentro del área de recursos humanos. Es la práctica de llevar ciertas funciones laborales fuera de la compañía en lugar de manejarlas internamente.

Cada vez son más las compañías, grandes y pequeñas, que recurren al outsourcing como una forma de crecer al tiempo de reducir costos de nómina y gastos. ¿Cómo puedes hacer que funcione para tu negocio?

Primero, asegúrate de que la compañía que vas a contratar realmente pueda hacer el trabajo. Eso significa tener (y comprobar) referencias. Pregunta a clientes actuales y anteriores si están satisfechos. Averigua qué industrias y qué tipo de carga de trabajo está acostumbrada a manejar la firma o individuo. ¿Puedes esperar que se cumplan sus plazos, o los proyectos de tu pequeña empresa serán dejados a un lado si un cliente más grande tiene una emergencia?

Asimismo, asegúrate de sentirte cómodo con quien estarás haciendo el trabajo y que pueda hablar de sus inquietudes y necesidades de manera abierta. Pide ver ejemplos del trabajo (digamos, si estás contratando una firma de diseño gráfico).

Una opción de outsourcing es emplear a contratistas independientes. En lugar de contratar a un contador interno, por ejemplo, podrías encargar el trabajo a un contador independiente que acuda a la empresa una vez al mes o haga todo el trabajo desde su despacho.

Los contratistas independientes pueden ser más flexibles y económicos que las firmas de outsourcing. Sin embargo, antes de contratar a una persona indepen¬diente, asegúrate de que pueda realizar el trabajo