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Más eficiencia con tus hojas de cálculo

Toma ventaja y usa sus capacidades para generar listas más fáciles de manejar. Aumenta tu productividad
Más eficiencia con tus hojas de cálculo
Crédito: Depositphotos.com

Las prácticas de contabilidad empresarial han avanzado mucho gracias a la tecnología. Lo mismo ha ocurrido con las hojas de cálculo, esas herramientas de análisis y seguimiento financiero que te acompañan incondicionalmente en la era moderna.

Independientemente de si en tu empresa se utilizan las hojas de cálculo para el seguimiento de los gastos, el flujo de caja y el inventario, para provisiones fiscales y de capital o para analizar las opciones de compra y arrendamiento, las últimas funciones que ofrece Microsoft Office Excel 2003 pueden ahorrarte tiempo. Y, como bien sabe toda persona que desempeñe tareas de contabilidad en una pequeña empresa, el tiempo es oro.

Compartir y comparar

En muchas situaciones, la información financiera registrada en las hojas de cálculo es utilizada por personas de perfil muy diverso. El representante comercial muestra su informe de gastos al jefe de ventas. El jefe de ventas lo remite al contable quien, a su vez, lo presenta al propietario de la empresa. Excel 2003 ofrece varias características que mejoran las posibilidades para compartir y comparar libros.

Los documentos inteligentes amplían la funcionalidad de un libro al responder dinámicamente al contexto de las acciones del usuario. Los formularios y las plantillas sirven especialmente bien como documentos inteligentes. Lo mismo se puede decir de los libros que forman parte de un proceso.

Supongamos que en tu empresa se sigue un proceso para introducir los informes anuales de gastos de los empleados basado en una plantilla de Excel. Si conviertes esa plantilla en un documento inteligente, puedes conectarte a una base de datos que introduzca en automático algunos de los datos necesarios. Cuando termines, puedes hacer clic en un botón y el documento se enrutará a la persona encargada del paso siguiente en el proceso. Este tipo de documentos ahorra tiempo. Por ejemplo, quien se encargue de la facturación puede copiar texto reutilizable cuando prepare los extractos mensuales.

Asimismo pueden interactuar con otras aplicaciones de Office. Tienes la posibilidad de utilizarlos para enviar mensajes por correo electrónico con Outlook sin salir del libro en el que te encuentras y sin iniciar Outlook.

Métodos abreviados

A continuación se describen otras sugerencias rápidas que pueden ayudarte:

Autofiltro. Supongamos que tienes 2 mil clientes en un libro y necesitas identificar los que han comprado un producto determinado. El filtrado te permite ver exclusivamente los datos que deseas; los restantes quedan ocultos. A diferencia de la función de ordenación, con el filtrado no se cambian ni reorganizan los datos.

Cuando se quita el filtro, todos los datos aparecen como antes de aplicarlo.

La consolidación de datos de diversos orígenes en un libro puede ser una pesadilla en periodos de liquidación de impuestos, fin del ejercicio fiscal y otros hitos contables. Puedes requerir de mucho tiempo para volver a escribir o copiar y pegar un gran número de columnas de datos de distintos orígenes. La característica de importación de Excel simplifica considerablemente esta tarea.

Localizar discrepancias en largas listas puede llegar a ser un proceso muy laborioso si hay que examinarlas línea por línea. Pero con Excel tienes la posibilidad de identificar las incoherencias automáticamente. Con alguna opción de configuración avanzada (por ejemplo, elegir o crear en cada lista un campo que sea único y comparable) puedes conseguir que Excel localice datos que figuran únicamente en una lista.

Las plantillas personalizables pueden ayudarte a terminar rápidamente las tareas rutinarias. En vez de crear o comprar formularios para realizar un seguimiento de los datos financieros, descarga gratuitamente plantillas pregeneradas de Excel para personalizarlas con arreglo a tus necesidades específicas. Puedes obtener acceso a estas plantillas desde el sitio Office Online.