Recursos Humanos

¿Cómo sacar partido del tiempo?

Ser dueños de nuestro tiempo y de nuestra agenda no es cosa fácil, pero si se puede sacar provecho con un poco de organización
¿Cómo sacar partido del tiempo?
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Daniel Lleonart. Gerente de Prefabricats Lomar, Miembro del Forum Millora Contínua

El tiempo es un bien limitado y como tal hemos de aprovecharlo al máximo. Pienso que para sacarle el maximo partido debemos tener claras tres premisas básicas. Orden: Imprimir un ritmo ordenado a la vida profesional y personal. Administrar el tiempo: Ser dueños del propio tiempo y de la agenda. Prioridades: Tener un claro orden de prioridades en lo que hemos de hacer.

Hablemos un poco más a fondo de estos tres puntos:

ORDEN: Muchas veces los agobios por falta de tiempo son agobios por falta de orden. Cuando no hay orden acabamos siempre por elegir lo que más nos apetece o aquello que parece urgentísimo pero que resulta que no tenemos que hacer en ese momento. La común tentación de hacer lo urgente antes que lo importante, lo fácil antes que lo dificil, lo que termina pronto antes que lo que requiere un esfuerzo continuado.Para ganar orden y asi tiempo deberiamos tener en cuenta:

* Detectar-Concretar-Ordenar Prioridades.

Si procuramos detectar los aspectos importantes, concretarlos y después establecer un orden de prioridades adecuado.

* ¿Hacemos lo que tenemos que hacer nosotros?

Porque quizá dedicamos muchas horas a cuestiones que nos gustan mucho pero que deberían estar haciendo otros (o las hacemos nosotros para evitarnos la molestia de hacer que las haga quien tiene que hacerlas).

* Cortar a tiempo las tareas en las que siempre falta tiempo pero que quizá son menos importantes por otras que solemos dejar sistematicamante.

* Si podemos trasladar algunas ocupaciones menos importantes a horas de menos agobio de tiempo (por ejemplo, a horas que no sean las cruciales para atender a la familia, estudiar o trabajar con serenidad); etc.

ADMINISTRAR EL TIEMPO-APRENDER A ORGANIZARSE: Hay diferentes modos de Organizar el tiempo, todas válidas con la idea clara que deben ayudarnos a organizarse a uno mismo.

* LISTAS DE TAREAS PENDIENTES. Tomar conciencia de lo que queda por hacer y abordando los temas cuanto antes puedas, ir tachando. El límite de este sistema es que la distribución del tiempo viene impuesta externamente por la mera sucesion de los acontecimientos.

* USO DE LA AGENDA. Anotación de acontecimientos, compromisos y proyectos de actividad. El límite de este sistema es que no se puede valorar debidamente las prioridades sino que distribuimos el tiempo.

* ESTABLECER PRIORIDADES. Como suma de las dos anteriores, se centra en la necesidad de fijarse unos objetivos, con sus correspondientes plazos y de acuerdo con ellos se prepara una planificación diaria que alcance la mayor eficiencia. No es dar prioridades a lo que está en la agenda sino ordenar la agenda con arreglo a las prioridades.

* EN VEZ DE ORGANIZAR EL TIEMPO, PROCURAR ORGANIZARSE A UNO MISMO.

URGENTE-IMPORTANTE-APRENDER A DELEGAR: Según el grado de importancia y urgencia podríamos distribuir las posibles tareas que una persona puede hacer. Durante el dia la mayoría de personas suelen hacer bastantes tareas importantes y urgentes (siempre apagando fuegos), tareas que necesitan atención inmediata (timbre del teléfono), lo malo que muchas veces carecen de importancia y nos desorganizan. En este contexto es dificil organizar la vida adecuadamente porque siempre iremos a remolque de los mil pequeños problemas urgentes e importantes sin poder atender a muchas cuestiones importantes pero no urgentes que quedaran sin hacer perdiendo así muchas oportunidades. Corremos el peligro de dejar de hacer muchas cosas aun siendo importantes para nosotros, por el sencillo hecho que no reclaman de modo imperioso nuestra antención. Ante lo urgente reaccionamos, ante lo importante no siempre. Debemos aprender a contar con los demas, saber delegar, confiar en los demas, saber transmitir con claridad lo que se desea conseguir y dejar un amplio margen a la iniciativa y a la creatividad de todos.

PRIORIDADES-SABER DECIR "NO"

La esencia de una buena organización personal esta precisamente en saber discernir en cada caso si debemos decir si o no y nuestro error puede provenir de establecer mal las prioridades. El modo en que cada uno organiza su tiempo es consequencia del modo en que cada uno ve sus prioridades.

A MODO DE CONCLUSIÓN

Hace falta que reflexionemos sobre nuestro modo de organizarnos, sobre el equilibrio personal en todos los ambitos de nuestra vida (atención a la familia, trabajo, formación, salud y descanso, cultura ...) para no equivocarnos a la hora de diseñar el propio proyecto de vida. Proponernos aspectos de mejora personal identificando los diferentes roles desempeñados y los objetivos, metas a alcanzar.

Juan Luis Asensio. Director gerente de Grayfor, Miembro del Forum Millora Contínua

El tiempo es una magnitud física. El hombre ha llegado a medirlo, pero por mucho que quiera, no puede controlarlo. El paso del tiempo es, simplemente, inexorable.

Sin embargo, y quizás como contrapartida a "esta tremenda injusticia", el hombre tiene la posibilidad de decidir qué hacer con el tiempo que se le ha concedido. Es aquí cuando cada uno de nosotros debe hacer su particular "gestión del tiempo". Como la gestión no deja ser, en cierto modo, subjetiva, ya que cada uno se organiza "como puede", me referiré a algunas pautas que quizás nos puedan aclarar las ideas:

COSTE DE NUESTRO TIEMPO: Antes de plantearnos cómo gestionar nuestro tiempo creo que la primera pregunta qué deberíamos hacernos es: ¿Cuánto vale nuestro tiempo? ,y en concreto, ¿cuánto vale mi tiempo?.

Evidentemente en una organización empresarial cada uno tiene asignadas unas responsabilidades determinadas. Así que dicho coste tiene que ir asociado al grado de responsabilidad que cada uno tengamos.

PRIORIZAR Y ORGANIZAR: Si determinamos el coste de nuestro tiempo podremos tener un punto objetivo de partida para organizar nuestra agenda, centrándonos en aquellas actividades que realmente tengan un mayor valor añadido. En consecuencia, hay que priorizar nuestras actividades, centrándonos en aquéllas que estén a la altura del coste de nuestro tiempo.

DELEGAR: Para aquellas actividades de las que no podemos encargarnos personalmente, disponemos de una útil herramienta: la delegación. Delegar no siempre resulta sencillo. Muchas personas no soportan la idea de perder el control directo sobre determinadas áreas, por miedo a no se sabe qué. Seguramente creen que si sólo ellos saben hacer una cosa determinada se vuelven imprescindibles.

No nos engañemos: nadie es imprescindible. Así que seamos prácticos e inteligentes: optimicemos nuestro tiempo empezando a delegar. De esta manera seremos capaces de abarcar muchas más áreas y actividades de las que imaginamos contribuyendo al desarrollo de la empresa y al nuestro profesional.

AMIGOS DE LA RUTINA, ENEMIGOS DE LA IMPROVISACIÓN: Un buen método y una buena rutina de trabajo nos ayudará a optimizar el tiempo. Seamos metódicos. La improvisación puede resultar caótica.

AGILICEMOS LAS REUNIONES: Aunque son un elemento importante para numerosas tareas, hay personas que hacen de las reuniones su "modus vivendi" . Hay que tenerlas muy bien planificadas y no salirse del orden del día, evitando traer nuevos asuntos a colación. De esta manera evitaremos que las reuniones no se alarguen más de lo estrictamente necesario.

TODO PUEDE ESPERAR 24H: Aunque a veces parece que se vaya a acabar el mundo, sobre todo cuando las urgencias surgen hasta de debajo de las piedras, todo puede esperar 24h. La experiencia me lo ha demostrado.

SABER DECIR QUE NO: En ocasiones se nos puede pedir que realicemos determinadas cosas que, evidentemente, afectarán a nuestro plan diario. Hay que saber decir que no siempre que la ocasión lo requiera.

QUIEN MUCHO ABARCA POCO APRIETA: No empecemos una cosa hasta que estemos seguros de tener bajo control la otra.

NO DRAMATICEMOS: Si hacemos una buena gestión de nuestro tiempo y aún así tenemos la sensación de que nos faltan más cosas por hacer, seamos realista: el día sólo tiene 24 horas. Así que no nos pongamos nerviosos ni dramaticemos. Al fin y al cabo por la mañana seguirá saliendo el sol.

Fuente: Noticias.com

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WhatsApp tiene un plan para impulsar a las empresas mexicanas

WhatsApp

WhatsApp Business, la aplicación de mensajería para empresas propiedad de Mark Zuckerberg, tiene un plan para ayudar el desarrollo de las micro, pequeñas y grandes empresas del país y acercarlas a la digitalización.

Para tener un mejor acercamiento con los pequeños empresarios, WhatsApp Business sumó fuerzas con Startup México, que capacitará a los empresarios para ayudarlos a conectar mejor con sus clientes y desarrollar su negocio.

Pablo Bello, director de políticas públicas para mensajería de Facebook, comentó que con esta alianza invitarán a los pequeños empresarios a conocer las funcionalidades disponibles en la aplicación y capacitarlos para que logren incrementar sus ventas y también sus bases de clientes.

En México existen cuatro millones de microempresas, que generan 43% del empleo a nivel nacional, de acuerdo con datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía, y aunque parece ambicioso, la meta de WhatsApp Business es que todas utilicen la aplicación.

“Queremos llegar a todas, no tenemos una meta de lograr cantidad de usuarios, nuestro objetivo es estar disponible para todos y lo que nos interesa es informar, llegar, capacitar a la mayor cantidad de microempresarios porque eso es bueno para los empresarios y para la economía nacional”, dijo Bello. 

La aplicación está disponible desde enero en México y, de acuerdo con el informe de impacto económico de Facebook, las empresas que usan esta herramienta como parte de su operación de atención a clientes, incrementaron sus ventas en 57%. 

El directivo de Facebook detalló que alrededor del mundo cerca de cuatro millones de empresas ya utilizan la aplicación, que ofrece de forma gratuita herramientas como un mensaje de bienvenida automatizado, categorización de clientes y respuestas automatizadas que permiten una mejor gestión de la comunicación. 

Además, la cuenta empresarial también ofrece datos como ubicación, horario de atención por lo cual, para bello es un microportal que presenta a los clientes una primera información sobre la empresa.

“Lo que nos interesa en en particular es que la comunicación de las microempresas con sus clientes sea mejor, esto ayuda a la fidelización, el cliente se siente bien atendido y no solamente vuelve, sino que se lo cuenta a otras personas. El cliente satisfecho es el mejor vendedor de un negocio”, dijo Bello.

whatsapp

Camino a la inclusión y la digitalización 

Las comunicaciones cada vez más migran a formatos digitales, y las empresas se suman a la tendencia. En este contexto, WhatsApp Business es para Pablo Bello una primera herramienta para que las pequeñas empresas tengan un primer acercamiento hacia el camino de la transformación digital.

“WhatsApp Business es una primera entrada a la digitalización productiva. Para una pequeña empresa que no tiene expertos en tecnologías de la información y que no tiene capacidad de contratar sistemas hipersofisticados estables una primera herramienta para entrar al mundo digital", compartió.

Para el director de políticas públicas para mensajería de Facebook otra ventaja de WhatsApp Business es que es una aplicación que no requiere de grandes capacidades de conectividad.

Está característica les otorga la oportunidad de llegar a los teléfonos inteligentes de microempresarios que se encuentran en las zonas más rezagadas del país.

"Cada microempresario que empieza a usar la aplicación registra un incremento significativo en ventas y en su base de clientes, lo que nos interesa es replicar ese éxito en más microempresarios", dijo Bello.

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