Recursos Humanos

¿Cómo sacar partido del tiempo?

Ser dueños de nuestro tiempo y de nuestra agenda no es cosa fácil, pero si se puede sacar provecho con un poco de organización
¿Cómo sacar partido del tiempo?
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Daniel Lleonart. Gerente de Prefabricats Lomar, Miembro del Forum Millora Contínua

El tiempo es un bien limitado y como tal hemos de aprovecharlo al máximo. Pienso que para sacarle el maximo partido debemos tener claras tres premisas básicas. Orden: Imprimir un ritmo ordenado a la vida profesional y personal. Administrar el tiempo: Ser dueños del propio tiempo y de la agenda. Prioridades: Tener un claro orden de prioridades en lo que hemos de hacer.

Hablemos un poco más a fondo de estos tres puntos:

ORDEN: Muchas veces los agobios por falta de tiempo son agobios por falta de orden. Cuando no hay orden acabamos siempre por elegir lo que más nos apetece o aquello que parece urgentísimo pero que resulta que no tenemos que hacer en ese momento. La común tentación de hacer lo urgente antes que lo importante, lo fácil antes que lo dificil, lo que termina pronto antes que lo que requiere un esfuerzo continuado.Para ganar orden y asi tiempo deberiamos tener en cuenta:

* Detectar-Concretar-Ordenar Prioridades.

Si procuramos detectar los aspectos importantes, concretarlos y después establecer un orden de prioridades adecuado.

* ¿Hacemos lo que tenemos que hacer nosotros?

Porque quizá dedicamos muchas horas a cuestiones que nos gustan mucho pero que deberían estar haciendo otros (o las hacemos nosotros para evitarnos la molestia de hacer que las haga quien tiene que hacerlas).

* Cortar a tiempo las tareas en las que siempre falta tiempo pero que quizá son menos importantes por otras que solemos dejar sistematicamante.

* Si podemos trasladar algunas ocupaciones menos importantes a horas de menos agobio de tiempo (por ejemplo, a horas que no sean las cruciales para atender a la familia, estudiar o trabajar con serenidad); etc.

ADMINISTRAR EL TIEMPO-APRENDER A ORGANIZARSE: Hay diferentes modos de Organizar el tiempo, todas válidas con la idea clara que deben ayudarnos a organizarse a uno mismo.

* LISTAS DE TAREAS PENDIENTES. Tomar conciencia de lo que queda por hacer y abordando los temas cuanto antes puedas, ir tachando. El límite de este sistema es que la distribución del tiempo viene impuesta externamente por la mera sucesion de los acontecimientos.

* USO DE LA AGENDA. Anotación de acontecimientos, compromisos y proyectos de actividad. El límite de este sistema es que no se puede valorar debidamente las prioridades sino que distribuimos el tiempo.

* ESTABLECER PRIORIDADES. Como suma de las dos anteriores, se centra en la necesidad de fijarse unos objetivos, con sus correspondientes plazos y de acuerdo con ellos se prepara una planificación diaria que alcance la mayor eficiencia. No es dar prioridades a lo que está en la agenda sino ordenar la agenda con arreglo a las prioridades.

* EN VEZ DE ORGANIZAR EL TIEMPO, PROCURAR ORGANIZARSE A UNO MISMO.

URGENTE-IMPORTANTE-APRENDER A DELEGAR: Según el grado de importancia y urgencia podríamos distribuir las posibles tareas que una persona puede hacer. Durante el dia la mayoría de personas suelen hacer bastantes tareas importantes y urgentes (siempre apagando fuegos), tareas que necesitan atención inmediata (timbre del teléfono), lo malo que muchas veces carecen de importancia y nos desorganizan. En este contexto es dificil organizar la vida adecuadamente porque siempre iremos a remolque de los mil pequeños problemas urgentes e importantes sin poder atender a muchas cuestiones importantes pero no urgentes que quedaran sin hacer perdiendo así muchas oportunidades. Corremos el peligro de dejar de hacer muchas cosas aun siendo importantes para nosotros, por el sencillo hecho que no reclaman de modo imperioso nuestra antención. Ante lo urgente reaccionamos, ante lo importante no siempre. Debemos aprender a contar con los demas, saber delegar, confiar en los demas, saber transmitir con claridad lo que se desea conseguir y dejar un amplio margen a la iniciativa y a la creatividad de todos.

PRIORIDADES-SABER DECIR "NO"

La esencia de una buena organización personal esta precisamente en saber discernir en cada caso si debemos decir si o no y nuestro error puede provenir de establecer mal las prioridades. El modo en que cada uno organiza su tiempo es consequencia del modo en que cada uno ve sus prioridades.

A MODO DE CONCLUSIÓN

Hace falta que reflexionemos sobre nuestro modo de organizarnos, sobre el equilibrio personal en todos los ambitos de nuestra vida (atención a la familia, trabajo, formación, salud y descanso, cultura ...) para no equivocarnos a la hora de diseñar el propio proyecto de vida. Proponernos aspectos de mejora personal identificando los diferentes roles desempeñados y los objetivos, metas a alcanzar.

Juan Luis Asensio. Director gerente de Grayfor, Miembro del Forum Millora Contínua

El tiempo es una magnitud física. El hombre ha llegado a medirlo, pero por mucho que quiera, no puede controlarlo. El paso del tiempo es, simplemente, inexorable.

Sin embargo, y quizás como contrapartida a "esta tremenda injusticia", el hombre tiene la posibilidad de decidir qué hacer con el tiempo que se le ha concedido. Es aquí cuando cada uno de nosotros debe hacer su particular "gestión del tiempo". Como la gestión no deja ser, en cierto modo, subjetiva, ya que cada uno se organiza "como puede", me referiré a algunas pautas que quizás nos puedan aclarar las ideas:

COSTE DE NUESTRO TIEMPO: Antes de plantearnos cómo gestionar nuestro tiempo creo que la primera pregunta qué deberíamos hacernos es: ¿Cuánto vale nuestro tiempo? ,y en concreto, ¿cuánto vale mi tiempo?.

Evidentemente en una organización empresarial cada uno tiene asignadas unas responsabilidades determinadas. Así que dicho coste tiene que ir asociado al grado de responsabilidad que cada uno tengamos.

PRIORIZAR Y ORGANIZAR: Si determinamos el coste de nuestro tiempo podremos tener un punto objetivo de partida para organizar nuestra agenda, centrándonos en aquellas actividades que realmente tengan un mayor valor añadido. En consecuencia, hay que priorizar nuestras actividades, centrándonos en aquéllas que estén a la altura del coste de nuestro tiempo.

DELEGAR: Para aquellas actividades de las que no podemos encargarnos personalmente, disponemos de una útil herramienta: la delegación. Delegar no siempre resulta sencillo. Muchas personas no soportan la idea de perder el control directo sobre determinadas áreas, por miedo a no se sabe qué. Seguramente creen que si sólo ellos saben hacer una cosa determinada se vuelven imprescindibles.

No nos engañemos: nadie es imprescindible. Así que seamos prácticos e inteligentes: optimicemos nuestro tiempo empezando a delegar. De esta manera seremos capaces de abarcar muchas más áreas y actividades de las que imaginamos contribuyendo al desarrollo de la empresa y al nuestro profesional.

AMIGOS DE LA RUTINA, ENEMIGOS DE LA IMPROVISACIÓN: Un buen método y una buena rutina de trabajo nos ayudará a optimizar el tiempo. Seamos metódicos. La improvisación puede resultar caótica.

AGILICEMOS LAS REUNIONES: Aunque son un elemento importante para numerosas tareas, hay personas que hacen de las reuniones su "modus vivendi" . Hay que tenerlas muy bien planificadas y no salirse del orden del día, evitando traer nuevos asuntos a colación. De esta manera evitaremos que las reuniones no se alarguen más de lo estrictamente necesario.

TODO PUEDE ESPERAR 24H: Aunque a veces parece que se vaya a acabar el mundo, sobre todo cuando las urgencias surgen hasta de debajo de las piedras, todo puede esperar 24h. La experiencia me lo ha demostrado.

SABER DECIR QUE NO: En ocasiones se nos puede pedir que realicemos determinadas cosas que, evidentemente, afectarán a nuestro plan diario. Hay que saber decir que no siempre que la ocasión lo requiera.

QUIEN MUCHO ABARCA POCO APRIETA: No empecemos una cosa hasta que estemos seguros de tener bajo control la otra.

NO DRAMATICEMOS: Si hacemos una buena gestión de nuestro tiempo y aún así tenemos la sensación de que nos faltan más cosas por hacer, seamos realista: el día sólo tiene 24 horas. Así que no nos pongamos nerviosos ni dramaticemos. Al fin y al cabo por la mañana seguirá saliendo el sol.

Fuente: Noticias.com