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¿Te conviene Microsoft Office 2007?

Esta última versión te ofrece muchos avances. Entérate cuáles son las herramientas que te convienen a ti y a tu negocio
¿Te conviene Microsoft Office 2007?
Crédito: Depositphotos.com
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La versión original de Microsoft Word 1.0 tenía 100 comandos. Microsoft Word 2003 contaba con más de 1,500. Con Office 2007, Microsoft se propuso no sólo crear un software con nuevas características, sino una versión con herramientas más fácil de manejar para los usuarios.

En esta nueva versión, Microsoft se concentró en optimizar cuatro áreas clave: cómo es operado Office por la gente, colaboración, administración de procesos y contenido y entendimiento de los negocios. Otras mejoras incluidas son nuevos formatos de archivo y seguridad, y actualizaciones a los programas que conforman Office, como son Word, Excel y Access. A continuación, un resumen de las innovaciones realizadas en las cuatro áreas mencionadas:

1. Sacando provecho a Office. Uno de los principales cambios hechos en Office 2007 es que, en lugar de menús y barras de herramientas, encontrarás un gran botón circular (Ribbon). Más que ser un menú estático, Ribbon muestra solamente los comandos relevantes de cada tarea que estás utilizando en particular. Por ejemplo, Word tiene pestañas para insertar textos e imágenes, darle formato a la página, correos y revisión de documentos. Mientras que Excel posee pestañas para fórmulas, formato de página e inserción de objetos como tablas y gráficas.

Ciertos comandos sólo son importantes cuando estás editando objetos de un tipo en particular. Estas pestañas aparecen únicamente cuando son requeridas y desaparecen cuando no están en uso.

Las galerías son otro avance que presenta Office. Antes mostraba una complicada caja de diálogo; ahora ofrece un conjunto de opciones de formato simple para que dispongas de ellas.

La búsqueda observa una drástica mejora en Outlook y OneNote 2007 al poder indexar contenidos mientras son creados. Por tanto, ya no es necesario esperar pacientemente los resultados de la búsqueda porque la respuesta es instantánea.

2. Trabajo en conjunto. En lugar de manejar tus comunicaciones por medio de diferentes programas, Outlook 2007 incluye correo electrónico, mensajes instantáneos, fuentes RRS y mensajes SMS en una sola aplicación. Si estás usando Microsoft Exchange 2007 y Microsoft Office Communicator 2005 con Outlook 2007, la mensajería unificada mejorada te permite acceder a e-mail, correo de voz y faxes de manera normal y también a través de Microsoft Outlook. En otras palabras, puedes escuchar un mensaje de correo de voz, tomar notas y, además, enviar ese mensaje a alguien más mediante una misma interfaz.

Windows SharePoint Services es una plataforma de Microsoft diseñada para realizar trabajo en equipo, la cual incluye controles de versión, chequeo de entrada y salida de documentos, manipulación y flujo de documentos, entre otras ventajas. SharePoint 2007 ha sido mejorado para potenciar estas características.

Si descubres que necesitas la espontaneidad de la colaboración descentralizada o virtual, Office 2007 cuenta con un mejor soporte para Groove 2007. Groove te ayuda a crear equipos de trabajo virtuales para reunir a la gente y, de esta manera, realizar labores coordinadas. Todo proyecto no sólo contiene hojas de cálculo o documentos multimedia; muchos incluyen diversos tipos de datos y, aún así, requiere de la colaboración en equipo. La gran ventaja de Groove es que fue diseñado para optimizar la descentralización del trabajo con asistencia y sincronización incorporada.

3. Administración de procesos y contenidos. Para los pequeños negocios que tienen la necesidad de manejar una gran cantidad de documentos, las características de Office's Enterprise Content Management (ECM) son bienvenidas. La base de ECM es SharePoint Server, el cual comprende la administración de: contenido web, registros, documentos y colaboración, así como habilidades de búsqueda y flujo de trabajo.

Una gran parte de la administración de documentos consiste en tener capacidad para encontrar archivos, y una de las herramientas clave de ECM es apoyarte para hacer esta actividad rápidamente. Las capacidades de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 han sido mejoradas notablemente.

4. Entendimiento de los negocios. Ser capaz de tener el control sobre la información contenida en hojas de cálculo, documentos, bases de datos, presentaciones, sitios web, correo electrónico y fuentes RSS, carpetas de audio y video, es de lo que se tratan los negocios. Tener 400 archivos sólo es funcional si puedes obtener de ellos la información importante para tu empresa.

Los Directorios de Conexión de Datos (Data Connection Libraries) facilitan la tarea de importar datos externos directamente a hojas de cálculo sin tener que conocer el nombre del archivo original. Es necesario configurar las bases de datos para poder acceder y, una vez hecho este paso, te enlazarás a directorios específicos sin contraseña.

RECOMENDACIONES CLAVE

Si tu negocio utiliza intensamente Microsoft Office -el generar y administrar documentos en aplicaciones de este software-, la versión actualizada de Office 2007 incrementará significativamente tu productividad. Pero si no es un únicamente utilizas correo electrónico y datos contables básicos, Office 2007 quizá te ofrece más de lo que necesitas. Lo recomendable es que adquieras el nuevo Office cuando compres tu próxima computadora o actualices tu software en su ciclo normal de vida.

Ten en cuenta que siempre es bueno integrar soluciones nuevas. Conozco muchos negocios que están haciendo las cosas de manera muy ineficiente y desconocen cuánto los puede ayudar la tecnología. Si notas que los documentos que creaste hace tres semanas se pierden con frecuencia, también deberías considerar trabajar con otros productos más que Microsoft Office. WebEx, WebOffice, Google Apps, HyperOffice y OpenOffice son algunos ejemplos.