Finanzas

Administra tus cuentas por cobrar

Vender a plazo es un gancho para atraer clientes, pero puede transformarse en un gran dolor de cabeza. Diseñar una correcta política de crédito y ejecutarla con precisión harán la diferencia.
Administra tus cuentas por cobrar
Crédito: Depositphotos.com

En una economía moderna, la venta de bienes y servicios a crédito presenta múltiples ventajas: facilita las compras de tus clientes -lo que se traduce en un aumento de tus ventas-, propicia la adquisición de nuevos clientes -y, por tanto, el incremento de tu participación de mercado y de tus ganancias-, y, como si fuera poco, te permite competir en un mercado en el que dar crédito es una práctica común. Es importante evaluar muy bien tus prácticas al otorgar crédito. Las mejores empresas fracasan debido a la falta de liquidez para realizar sus actividades cotidianas.

Vender bienes y servicios en cuotas sin tener una política de crédito y mecanismos de cobertura de riesgo pone en peligro a tu compañía, ya que los recursos necesarios para operar pueden quedarse inmovilizados en forma de crédito a los clientes.

Por ello, es fundamental establecer tu política de crédito, que se compone de una serie de reglas que se aplicarán a todos los clientes en situaciones determinadas. Éstas, por ejemplo, indican el crédito máximo que se puede autorizar a un cliente, los días para pagar (30, 60 ó 90 días), el anticipo requerido (enganche) y los procedimientos a seguir para verificar el historial crediticio de los nuevos clientes.

Antes de otorgar crédito

Lo primero que necesitas es mantener un nivel adecuado de liquidez para realizar las actividades de tu negocio: pago de sueldos, renta, luz, inventarios de mercancía, amortizaciones de préstamos, tarjetas de crédito, teléfono, etc. (Ver: "Cómo cuidar tu efectivo", edición de septiembre de Entrepreneur) Establece la cantidad de la que dispones y, con esta información, determina el crédito que es posible otorgar a cada uno de tus clientes.

El precio de tus productos o servicios debe considerar los costos ocasionados por los pagos atrasados y las pérdidas resultantes de las cuentas incobrables. Este último dato es primordial y sólo lo conocerás con la experiencia. No olvides que tu política de crédito debe incluir una forma de cubrir los pagos retrasados, por ejemplo, con la aplicación de una tasa de interés por mora.

Toma en cuenta que tus reglas crediticias no son una ley inamovible. Puedes, sin duda, beneficiar a tus mejores consumidores ofreciéndoles un margen mayor de crédito o un plazo más amplio. La selección de clientes privilegiados se hace tomando en cuenta la confianza establecida previamente o por el volumen de compra.

Aplica tu política de crédito

Después de fijar las reglas, es necesario definir un proceso que permita su aplicación. En primer lugar, evalúa el riesgo de cada cuenta, verificando las referencias proporcionadas por los clientes (como estados de cuenta de sus operaciones bancarias). Los antecedentes en materia de pago son buenos indicios de la voluntad de cumplir por parte del consumidor.

Agencias como el Buró de Crédito proporcionan información sobre el grado de confianza del cliente, las veces en que ha dejado de cumplir sus compromisos y los procesos establecidos en su contra por falta de pago. No obstante, la información sobre el comportamiento pasado del cliente en materia de pagos no te garantizará que siga comportándose de la misma manera, ni tampoco que la industria o el mercado en el que realiza sus actividades no esté pasando por una mala racha.

Una vez que empieces a otorgar crédito, lleva un registro de la cantidad que debe cada consumidor. Aquí, la pregunta es quién se encargará de esta tarea: ¿tu contador, un empleado o tú mismo? Decide según la estructura te lo permita. Lo importante es llevar un registro que te ayude a identificar de manera inmediata los pagos retrasados y actuar en consecuencia.

¿De qué manera planeas recuperar las cuentas retrasadas?

Deberás enviar un aviso o estado de cuenta a todos los clientes cuya fecha de pago esté vencida, seguido de otros "recordatorios". En caso de urgencia, acude a una agencia de cobranza. Esto te costará una comisión, que dependerá del monto que se cobre, la cual será más alta en la medida en que la cuenta sea más antigua y, por lo tanto, más difícil de recuperar.

Antes de contratar los servicios de una agencia de cobranza es preferible que trates de llegar a un acuerdo, estableciendo un calendario de pago o reduciendo el monto de los reembolsos. Esta decisión deberás tomarla considerando tus niveles de liquidez. La experiencia demuestra que las posibilidades de recuperar las cantidades vencidas se reducen considerablemente si no se llevan a cabo negociaciones constantes con dichos clientes.

Toma medidas desde el inicio

Una buena práctica es incentivar a tus consumidores a realizar sus pagos en forma puntual. Para ello, otorga descuentos por "pronto pago" y el cobro de intereses mayores a aquéllos que pagan siempre con retraso.

Otra forma de volver líquidas tus cuentas por cobrar es vender una parte o todas a una organización de factoraje. Considera que estas instituciones aceptan las cuentas que tienen posibilidades aceptables de ser recuperadas. Vendiéndolas, recuperarás tu efectivo a cambio de una comisión y será la institución de factoraje quien se encargue de cobrar.

Cualquier empresa puede acceder al factoraje de todos los sectores productivos y las personas físicas con actividad empresarial que realicen ventas a crédito. Básicamente, se te pide información financiera y legal para iniciar el estudio de crédito. Una vez autorizada la línea, se establecen las condiciones generales de operación y se formula el contrato.

Los documentos que pueden cederse a las empresas de factoraje son todas las cuentas por cobrar registradas en facturas, recibos, contra-recibos, pagarés o similares, que cuenten con la aceptación del cliente. Contempla que las empresas de factoraje sólo están autorizadas a adquirir documentos vigentes.

El importe que se recibe al vender documentos a la compañía de factoraje es el establecido en sus condiciones particulares de operación, mediante el siguiente procedimiento:

Importe Neto = Valor del documento - Cargos financieros

Una vez concedidos los documentos, se hace del conocimiento del comprador que su cuenta ahora será gestionada por la otra empresa. A partir de ese momento, la administración y cobranza de los documentos son responsabilidad de la compañía de factoraje.

La mecánica es la siguiente: se hace un contrato por cada cesión, se relacionan y anexan los documentos originales a descontar y, en un plazo de 24 a 48 horas en promedio, se efectúa el depósito en la institución bancaria que se indique.

La práctica de factoraje es cada día más común. Su objetivo es apoyar a tu empresa, proporcionándote la liquidez necesaria en el momento requerido.

La compañía de factoraje realizará un análisis de tus clientes con el fin de determinar quiénes son sujetos de crédito. En cuanto al riesgo, hay dos situaciones. En la primera de ellas, la empresa de factoraje adquiere la totalidad del riesgo de los documentos que le fueron cedidos; en este caso, el cedente no tendrá ninguna responsabilidad. Y segundo, el cedente y la compañía de Facto-raje comparten el riesgo.

CONSEJOS QUE NO DEBES OLVIDAR

1 Evalúa el historial crediticio del cliente al que otorgarás crédito.

2 Conoce a tu cliente, su mercado, sus prácticas de pago, etc.

3 Envía o entrega tus facturas a tiempo.

4 Incentiva los pagos rápidos, otorgando descuentos por "pronto pago".

5 Acepta tarjetas de débito o crédito. Toma en cuenta que tienen un costo que disminuye el monto cobrado.

6 Asegúrate que las condiciones de pago sean claras en todas las facturas.

7 Haz uso de los servicios de las agencias de cobro y/o instituciones de factoraje con cuidado.

8 Ofrece un servicio excepcional. ¡Un cliente satisfecho siempre tendrá más probabilidades de pagar puntualmente!

HERRAMIENTAS:

EMPRESAS DE FACTORAJE

Las principales organizaciones que ofrecen estos servicios en México son:

* Factor Afirme

* Banamex

* Banorte Factor

* HSBC

* Bancomer

* GE Capital Factoring

* Mexfactor

* Factoraje Mifel

* Factor Óptimo

* Factoraje Banregio

* Factoring Corporativo

* Interacciones

Más información en: www.factoraje.com.mx