Finanzas

Analiza las relaciones con tus socios

Evaluar los vínculos con tus aliados comerciales te mantendrá alerta. Aprende a identificar los focos rojos y establece una cultura de prevención en la administración de tu compañía.
Analiza las relaciones con tus socios
Crédito: Depositphotos.com
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¿Sabes si tu negocio goza de buena salud? Para responder dispones de un método muy simple en el que no es necesario realizar ningún cálculo, pero sí aplicar mucho sentido común: vigilar, de manera permanente, algunas señales de alerta con seis tipos de aliados.

Toma nota y evita caer en los problemas administrativos más comunes. Al detectar a tiempo los focos rojos de tu negocio elevarás tu competitividad y fortalecerás tus relaciones con instituciones financieras, empleados, clientes, proveedores, fisco y sociedades de información crediticia.

1. Bancos
Éste es un síntoma clásico: el banco te llama cada vez que presentas una tarjeta de crédito o un cheque de la empresa para cobro. Si esto sucede, considéralo un claro signo de desconfianza de la salud financiera de tu negocio. Posiblemente, el manejo de tu cuenta no es el adecuado y, por eso, la institución duda de la entrada de fondos.

La situación se vuelve grave cuando el banco se rehúsa a pagar. Esto trae consigo dos consecuencias altamente perjudiciales. Para empezar, daña la relación con los proveedores a los que se les niega el pago y, adicionalmente, el incidente es reportado a organismos como el Buró de Crédito.

Para evitarlo es importante que apliques la función básica de la administración del efectivo: el control. Si quieres que tus niveles de liquidez sean los óptimos, sigue estos pasos:

A Realizar un presupuesto de efectivo mensual (entradas y salidas de dinero estimadas de cada mes).

B Depositar todo el dinero, ya sea efectivo o cheques, diariamente.

C Llevar un claro registro contable y al día de tus entradas y salidas en el banco.

D Efectuar todos los pagos con cheque nominativo, exceptuando aquellos por cantidades menores, para los cuales se debe crear un fondo fijo de caja chica.

E Seleccionar cuidadosamente al personal que se encargará del manejo del efectivo en caja y bancos. Darle la capacitación necesaria y vigilar que se cumplan los procedimientos adecuados. Es indispensable que esta persona sea distinta de la que lleva los registros contables y que no tenga acceso a ellos. La persona encargada deberá firmar comprobantes cuando reciba dinero en efectivo, así como las fichas de depósito.

F Utilizar una máquina registradora.

G Mantener medidas de seguridad contra robo de valores e incendio.

H Efectuar una conciliación bancaria por lo menos cada mes te evitará muchos dolores de cabeza. En este documento revisarás cuáles son las diferencias que originan que el saldo que arroja el banco en el estado de cuenta no coincida con el de tus registros. Algunas de las causas pueden ser:

* Cheques en tránsito. Son girados por la empresa a favor de terceros, pero que a la fecha del estado de cuenta no han sido cobrados. En el saldo en el estado de cuenta aparecerá una cantidad mayor de la que en realidad tienes disponible, ya que esos cheques eventualmente se cobrarán.

* Depósitos no considerados por el banco. Esto puede deberse a que el banco hizo el corte del estado de cuenta antes de la realización de uno o más depósitos.

* Comisiones bancarias.

* Cargos bancarios. Pueden ser los derivados por cheque sin fondos.

2. Colaboradores
Ningún director de empresa está contento con retrasar el pago de la nómina, ya que sabe los problemas personales que esto trae para sus colaboradores. Además, estos rezagos aumentan el ausentismo y bajan al mínimo la motivación de tu equipo con consecuencias desastrosas para la productividad.

La situación es grave cuando el pago retardado de los salarios se convierte en una práctica repetitiva. O bien, cuando empleados clave renuncian por falta de confianza en la firma. Lo mismo pasa, por ejemplo, con la cancelación de un bono prometido o el congelamiento de los salarios.

Para evitarlo debes incluir todas las responsabilidades económicas que tienes con los colaboradores en el presupuesto de efectivo. Recuerda que además del sueldo hay que pagar la parte retenida de impuestos al fisco, así como las aportaciones de seguridad social destinadas a seguro médico, vivienda y ahorro para el retiro. Y no olvides reservar gastos como pago de aguinaldos y reparto de utilidades.

3. Clientes
En este caso los focos rojos varían: la empresa puede retrasarse en la entrega de sus pedidos, los clientes se tardan más de lo normal en pagar, las cancelaciones de pedidos incrementan considerablemente, o bien, se generan demandas por insatisfacción.

El retraso en la entrega de los pedidos es un signo de mala de organización que hará que los clientes busquen una solución en la competencia. Por su parte, los pagos atrasados de los clientes pueden revelar un mal trabajo de cobranza (envío de facturas, llamadas de seguimiento, etc.), lo que aumenta el riesgo de cuentas incobrables.

La generación de demandas demuestra una mala calidad de los productos. Y, finalmente, la cancelación de pedidos puede indicar o que los clientes tienen dificultades para pagar, o bien, que no estuvieron satisfechos con la calidad de su último pedido o servicio.

En el caso de los clientes hay tres frentes que debes vigilar.

Los insumos. Es necesario proyectar muy bien el tiempo que se tardan tus proveedores en surtirte, así como el que te tardas en procesar tu producto o servicio, y también el tiempo de envío. Debes contar con más de una opción de proveedores para cada uno de los insumos o productos que requieras. Sé buen pagador, pues así podrás exigir un buen servicio.

La operación. Define manuales que indiquen los pasos a seguir en cada etapa. La capacitación en este punto es vital y no olvides vigilar todo el tiempo que los procesos se lleven a cabo como están planeados.

Las gestiones de cobranza. Algunos de los factores que debes considerar son los siguientes:

A Establecer políticas de crédito y vigilar que se cumplan. Esto es, el tiempo que tendrá el cliente para liquidar y si será beneficiado con algún descuento por pronto pago. Estos últimos son útiles, pero antes de otorgarlos debes analizar la carga financiera que representan y su impacto en la utilidad. Define límites máximos de crédito para cada cliente.

B Toma en cuenta que surgirán cuentas irrecuperables. Para minimizar esta situación, analiza los antecedentes de los clientes que soliciten crédito. Puedes pedir estados de cuenta, verificar sus historiales en sociedades de información crediticia, pedir evidencia de su liquidez, garantías que ofrecen, etc. Lleva un registro del porcentaje de cuentas que te quedas sin recuperar mes a mes y tómalo en cuenta cuando realices tu presupuesto de efectivo.

C Considera los días que tardarás en recuperar tus cuentas por cobrar y compararlos con los días que tienes para liquidar tus propias cuentas.

D Pagar debe ser fácil para tus clientes. Acepta tarjetas de crédito y débito, haz llegar estados de cuenta y envía a una persona para realizar el cobro en el domicilio del cliente. Y no olvides las llamadas telefónicas y las cartas de recordatorio.

4. Proveedores
La alerta se enciende cuando hay un alza en el número de días que tarda la empresa en pagar a sus proveedores o cuando recibe un requerimiento por parte de alguno de sus socios.

Lo peor es cuando los proveedores dejan de otorgar crédito y piden los pagos de contado, cuando las órdenes se multiplican o cuando alguno de los proveedores contrata a un despacho jurídico para efectuar las gestiones de cobranza. 

Para evitar este tipo de situaciones, sigue estos consejos:

A Toma en cuenta los plazos que diste a tus clientes al negociar el periodo de crédito que te otorgan a su vez tus proveedores.

B Trata de aprovechar los descuentos por pronto pago. Si los precios bajan sustancialmente al pagar, por ejemplo, en 10 días en lugar de en 30, lo más prudente es aprovecharlos y buscar, de ser necesario, una fuente de financiamiento más económica, como podría ser un préstamo bancario.

5. Acreedores privilegiados
Presta especial atención cuando te retrases en el pago de impuestos o de contribuciones de seguridad social o recibas requerimientos de cobro por parte de las autoridades fiscales. Evita empeorar la situación al no presentar declaraciones o realizar pagos inexactos de éstas.

La mejor estrategia a seguir es asesorarte con un contador que mes a mes haga el cálculo y pago de los impuestos y contribuciones de seguridad social correspondientes a cargo de la empresa. De esta forma estarás cubierto y además tendrás toda la información para la preparación de tu presupuesto de efectivo y de la creación del fondo que mencionamos en el apartado de Colaboradores. 

6. Sociedades de información crediticia
Organismos como el Buró de Crédito o el Círculo de Crédito juegan un papel significativo en la vida de las compañías. Por ello, si le otorgan una calificación mediocre a tu negocio, considéralo una señal de alerta.

Esta evaluación cobra importancia en la medida en que la firma se apoye en el crédito de instituciones financieras y proveedores. Entre más débil sea, menor será la disposición de tus proveedores a concederte una línea de crédito.

Si tienes una situación complicada, habla con tus ejecutivos y realiza un plan para reestructurar tus deudas y, una vez que te recuperes, asegúrate de que todos los pagos han sido registrados y de que tu historial está al día. 

Rocío Zapata es Contador Público egresada del ITAM, donde ha sido catedrática. MBA con especialidad en Global Management por la Escuela Superior de Comercio de Grenoble, Francia. roczapata@hotmail.com

 
 

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