Plan de Negocios

Recomendaciones para controlar tu flujo de dinero

La mejor forma de asegurar la viabilidad de tu negocio es administrar con cuidado milimétrico cuánto dinero ingresa y sale de tus cuentas. El gran secreto es hacerlo en forma periódica y sistemática. ¡Toma nota!
Recomendaciones para controlar tu flujo de dinero
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Es un hecho: México es un país de empresas familiares. Aproximadamente nueve de cada 10 compañías son consideradas como tales. Las hay desde improvisados negocios hasta grandes corporaciones que, en conjunto, generan el 75% de los puestos de trabajo en el país.

El común denominador de estas firmas es la enorme influencia que ejerce la familia sobre la organización, por lo que para los dueños y sucesores resulta vital aprender a separar las cuestiones profesionales de las de parentesco o afinidad.

De acuerdo con Antonio Morfin Maciel, director del Centro de Alta Dirección en Economía y Negocios (Caden) de la Universidad Anáhuac Norte, una empresa familiar tiene que analizarse desde tres dimensiones:

1 Como un núcleo familiar. Comprende a todos los integrantes, tanto consanguíneos como políticos. El principal valor es el amor filial entre los miembros.

2 Como ente económico. Agrupa a las personas que trabajan en la empresa, familiares y ajenos. Es de naturaleza racional y objetiva, y persigue la rentabilidad de la compañía.

3 Como una propiedad. Incluye a dueños y socios. Su meta es asegurar la supervivencia y continuidad del negocio.

Para el experto, todas las partes están relacionadas. “Si se presenta un problema dentro de la empresa, esto impactará directamente en el seno familiar y en la propiedad, y viceversa”, explica.

Pero también aclara que si en el funcionamiento cotidiano se logran separar y unir a la vez estos tres círculos, se incrementarán las posibilidades de armonía y éxito empresarial.

¿Difícil? Sí, pero no imposible. Toma nota de los errores que se cometen con mayor frecuencia en las empresas familiares y evita que sucedan en tu organización.

No hay dirección
La confianza y la familiaridad son dos de los activos característicos en estas organizaciones, pero también se pueden convertir en una desventaja si tú y tus parientes hacen caso omiso de los conflictos que surgen de manera natural en la dinámica empresa-familia. Por eso, es fundamental anticiparse a los problemas y poner las normas por escrito.

Para ello, contar con un protocolo familiar es clave. Se trata de un documento que establece las reglas del juego. En él se define cómo debe ser la acción diaria del negocio para la adecuada administración y toma de decisiones.

Su objetivo es crear acuerdos voluntarios para regular las relaciones y las políticas de contratación, despidos, sucesión, sueldos y definición de puestos de trabajo. En pocas palabras, es un plan a futuro que prevé soluciones ante posibles amenazas.

Es imprescindible que todos los integrantes conozcan y respeten estos lineamientos, ya que así conseguirás estabilidad en la compañía. Redactar un protocolo será una especie de “vacuna” para las situaciones que puedan enfermar a tu empresa o dividir a tu familia.

Falta de planeación
Para pensar en el crecimiento de un negocio, primero se debe definir cuál es el rumbo que va a tomar los próximos años. Una vez que sepan hacia dónde se quiere llegar, el siguiente paso es establecer qué estrategias se seguirán para conseguir esas metas. También es vital contar con el equipo humano necesario, profesional y de confianza para ejecutar los planes.

El crecimiento y desarrollo dependerán de decisiones claras y concretas. Por eso, si estás al frente del negocio familiar pon especial atención en profesionalizarte, prevenir las posibles disputas, distribuir cuidadosamente el poder y los recursos, y manejar de manera eficaz las transiciones generacionales.

Considera que si planificas a largo plazo y proteges la continuidad, es muy probable que tu empresa tenga éxito y se mantenga viva durante muchos años.

Un consejo más: invierte tiempo en investigar el mercado en el que te desarrollas para detectar las necesidades de tu público meta, así como lo que está haciendo tu competencia. Esta información será muy valiosa al momento de redactar tu plan de acción para el futuro.

Resistencia al cambio
Puede presentarse por diversos factores: todo marcha bien y las ventas continúan más o menos igual, o bien, por el miedo a modificar algo y que las cosas salgan mal. Pero también pueden ocurrir situaciones que obligan a transformar una compañía como una sucesión no planeada, que la familia crezca demasiado y dependa económicamente del mismo negocio o que las ventas caigan.

En los negocios familiares la innovación es el elemento clave para que una empresa viva por más años. Así que mejor busca cómo crear valor agregado. Y cuando pienses en esto, reflexiona: ¿cómo puedo hacer mucho más con los mismos recursos?

La recomendación es que cuando la innovación no haya sido planificada, consideres dar un giro al negocio, introducir nuevos productos y servicios relacionados al giro actual y analizar los procesos existentes para mejorarlos.

Poca profesionalización
Las habilidades para arrancar un negocio no son las mismas que se requieren para desarrollarlo. Un emprendedor debe iniciar como operador de lo que necesita la empresa. Luego, debe ser administrador de los recursos y, finalmente, terminar como inversionista. Reflexiona y responde: ¿tengo las habilidades para estos tres papeles?

Son muy pocas las empresas familiares que se generan bajo un esquema de planeación, porque surgen de la iniciativa de personas que hacen negocios y las desarrollan como pueden.

Busca asesoría externa para resolver cuestiones de toma de decisiones clave, definición de roles que debe jugar cada miembro, responsabilidades, sueldos, repartición de ganancias, asuntos de herencias y sucesiones, entre otros.

Cuando el fundador todavía tiene las riendas del negocio es más sencillo convencer al resto de la familia para poner las cosas en claro. Pero si se trata de una segunda generación, un asesor externo tiene que ser el encargado de mostrar los beneficios de la profesionalización a los socios.

Equipos ejecutivos débiles
Además de conocer el mercado donde te desenvuelves, a tus clientes y el producto o servicio que ofreces, debes tener claro hacia dónde va la empresa y en cuánto tiempo se lograrán las metas. En otras palabras, desarrolla un proyecto empresarial a mediano y largo plazo.

Cuando tienes claros tus objetivos desde el principio es mucho más fácil realizar un plan de carrera para tus colaboradores, sin importar si son o no miembros de la familia. No olvides que los empleados son los que llevarán a la empresa hacia donde el líder decida.

Es común que los planes no sean muy ambiciosos debido a que la empresa es pequeña, es decir, que los ascensos sean pocos porque la estructura es limitada. Pero sin importar el tamaño de tu negocio, lo aconsejable es plantear metas que motiven a los miembros del equipo a alcanzarlas.

Establecer los objetivos es el primer paso. Después, debes crear un esquema de reconocimiento, que implica cuestiones emocionales y, claro, un sistema de compensaciones monetarias que inviten al cumplimiento de las responsabilidades.

No separar los recursos
Deja de ver a las finanzas como un mal necesario, pues esta información es bastante útil: refleja la realidad de tu empresa y te ayuda a prever el futuro y a hacer los ajustes necesarios para evitar, incluso, una quiebra. Si distorsionas las cifras para pagar menos impuestos, por ejemplo, tarde o temprano tendrás serios problemas, además de que difícilmente atraerás a inversionistas que quieran inyectar dinero fresco a tu negocio.

Contrata a un contador que lleve los números y sigue estos consejos: los sueldos que pagues deben corresponder a los del mercado, no otorgues beneficios a tus parientes (como pago de teléfonos celulares y seguros médicos) y define las prestaciones de los colaboradores (familiares o no) que trabajan contigo.

Siempre toma como referencia las condiciones que ofrecen otras empresas similares a la tuya. También asegúrate de que todos los bienes inmuebles de la compañía estén a nombre de la razón social de la empresa y establece claramente cómo será el reparto de las utilidades para los socios.

Falta de un plan de sucesión
Uno de los retos fundamentales de las empresas familiares es superar la transición de una generación a otra y asegurar la continuidad del negocio. Pero muy pocos directivos realmente se preparan (con tiempo) para el cambio de estafeta y, por lo tanto, los resultados suelen ser trágicos.

Esta situación es más común de lo que se piensa. De acuerdo con un estudio de la Universidad de Monterrey (Udem)–Confederación Patronal de la República Mexicana (Coparmex), en México tan sólo tres de cada 10 negocios llegan a la segunda generación y, de ellos, apenas el 1% sobrevive la cuarta sucesión.

Entonces, ¿qué hacer para no formar parte de la estadística negativa? Si bien la sucesión es inevitable, la planificación es la mejor herramienta para evitar que tu empresa desaparezca. Una sucesión mal planeada es una fuente segura de conflictos, mientras que una bien pensada mantiene y promueve la unión familiar y asegura la permanencia de la organización.

La recomendación es no esperar a que el fundador ya no esté para pensar en quién ocupará su puesto. El cambio debe darse poco a poco e iniciar desde que los candidatos a heredar las riendas de la compañía son pequeños. Así, se les acompaña durante todo el proceso y, al mismo tiempo, se vela por el futuro de la empresa.

Integrar solamente a familiares a la empresa
Algunos directivos prefieren contratar a parientes que no están capacitados para ocupar determinada plaza, en lugar de un candidato externo sólo porque no comparte su apellido. Grave error.

La proyección de la compañía no debe limitarse por las capacidades de los miembros de la familia, ya que si nadie tiene las habilidades requeridas, al final, se convertirán en un obstáculo y no en un aliado para su crecimiento.

Como en cualquier negocio, lo mejor es reclutar al capital humano más capacitado, que aporte conocimiento y que ayude a alcanzar los objetivos marcados, sean familia o no. Dentro del protocolo, determina quién sí y quién no puede ocupar los puestos directivos –sólo los parientes o alguien externo– y establece los requisitos académicos y de experiencia necesarios para laborar en la empresa.

Otro consejo es capacitar a tu personal constantemente y generar un ambiente de confianza entre ellos, donde todos tengan derecho a opinar y se sientan apreciados. Esto hará que tus colaboradores se conviertan en un activo rentable y que se comprometan con el presente y futuro de la organización.

Mala asignación de puestos
Es común que los miembros de la familia trabajen en el negocio. Pero para hacerlo de manera profesional, hay que tomar en cuenta lo siguiente: define las reglas de entrada a la empresa.

Esto significa que, si un pariente está interesado en trabajar en la compañía, deber tener determinada edad, estudios profesionales relacionados con el puesto que va a ocupar, habilidades demostradas en otra empresa (al menos por un año), etc.

Ahora bien, fija el sueldo de cada puesto, las prestaciones y los beneficios a los que tendrá derecho el trabajador. Si no tienes un departamento de Recursos Humanos, recurre a una empresa experta en reclutamiento o busca la información deseada en sus páginas electrónicas. Ellos ya tienen definidos todos los puestos, perfiles, habilidades y responsabilidades.

Finalmente, si tu familia es muy grande, definan entre los socios accionistas cuál será la cuota de integrantes de cada rama familiar que participará en el negocio, independientemente de las generaciones.

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WhatsApp tiene un plan para impulsar a las empresas mexicanas

WhatsApp

WhatsApp Business, la aplicación de mensajería para empresas propiedad de Mark Zuckerberg, tiene un plan para ayudar el desarrollo de las micro, pequeñas y grandes empresas del país y acercarlas a la digitalización.

Para tener un mejor acercamiento con los pequeños empresarios, WhatsApp Business sumó fuerzas con Startup México, que capacitará a los empresarios para ayudarlos a conectar mejor con sus clientes y desarrollar su negocio.

Pablo Bello, director de políticas públicas para mensajería de Facebook, comentó que con esta alianza invitarán a los pequeños empresarios a conocer las funcionalidades disponibles en la aplicación y capacitarlos para que logren incrementar sus ventas y también sus bases de clientes.

En México existen cuatro millones de microempresas, que generan 43% del empleo a nivel nacional, de acuerdo con datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía, y aunque parece ambicioso, la meta de WhatsApp Business es que todas utilicen la aplicación.

“Queremos llegar a todas, no tenemos una meta de lograr cantidad de usuarios, nuestro objetivo es estar disponible para todos y lo que nos interesa es informar, llegar, capacitar a la mayor cantidad de microempresarios porque eso es bueno para los empresarios y para la economía nacional”, dijo Bello. 

La aplicación está disponible desde enero en México y, de acuerdo con el informe de impacto económico de Facebook, las empresas que usan esta herramienta como parte de su operación de atención a clientes, incrementaron sus ventas en 57%. 

El directivo de Facebook detalló que alrededor del mundo cerca de cuatro millones de empresas ya utilizan la aplicación, que ofrece de forma gratuita herramientas como un mensaje de bienvenida automatizado, categorización de clientes y respuestas automatizadas que permiten una mejor gestión de la comunicación. 

Además, la cuenta empresarial también ofrece datos como ubicación, horario de atención por lo cual, para bello es un microportal que presenta a los clientes una primera información sobre la empresa.

“Lo que nos interesa en en particular es que la comunicación de las microempresas con sus clientes sea mejor, esto ayuda a la fidelización, el cliente se siente bien atendido y no solamente vuelve, sino que se lo cuenta a otras personas. El cliente satisfecho es el mejor vendedor de un negocio”, dijo Bello.

whatsapp

Camino a la inclusión y la digitalización 

Las comunicaciones cada vez más migran a formatos digitales, y las empresas se suman a la tendencia. En este contexto, WhatsApp Business es para Pablo Bello una primera herramienta para que las pequeñas empresas tengan un primer acercamiento hacia el camino de la transformación digital.

“WhatsApp Business es una primera entrada a la digitalización productiva. Para una pequeña empresa que no tiene expertos en tecnologías de la información y que no tiene capacidad de contratar sistemas hipersofisticados estables una primera herramienta para entrar al mundo digital", compartió.

Para el director de políticas públicas para mensajería de Facebook otra ventaja de WhatsApp Business es que es una aplicación que no requiere de grandes capacidades de conectividad.

Está característica les otorga la oportunidad de llegar a los teléfonos inteligentes de microempresarios que se encuentran en las zonas más rezagadas del país.

"Cada microempresario que empieza a usar la aplicación registra un incremento significativo en ventas y en su base de clientes, lo que nos interesa es replicar ese éxito en más microempresarios", dijo Bello.

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