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4 ventajas de Google Sites para crear una Intranet

El manejo estratégico de la información es uno de los temas más desarrollados actualmente en el mundo de los negocios. Se ha comprobado que el uso de la comunicación externa e interna de manera adecuada es un factor vital para encaminar tu empresa al éxito. Y crear una Intranet de forma gratuita es una acción rentable por donde la mires.
4 ventajas de Google Sites para crear una Intranet
Crédito: Depositphotos.com
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La información en las empresas es tan importante como lo son los Recursos Humanos o la Materia Prima, pues sin la información adecuada, la empresa estará en desventaja con respecto a sus competidores. Si no permanece a la vanguardia en la tecnología de información que va apareciendo día con día, la compañía puede ser fácilmente desplazada por otra con procesos innovadores y actualizados.

Una de las herramientas innovadoras en este contexto es lo que se conoce como Intranet, red de comunicación dentro de una organización. Mediante ella, se pueden intercomunicar todos los miembros de la empresa para lograr un mejor desempeño de sus funciones y procesos.

Sin embargo, puede convertirse en un problema si el negocio aún no cuenta con los recursos suficientes para invertir en ella. Pues, muchas veces, son tantos los esfuerzos necesarios para lograr una comunicación externa favorable a la reputación de tu empresa, que se acaban limitando las energías y recursos dedicados a la comunicación con los empleados y entre los empleados.

En este artículo vamos a plantear una buena manera de solventar esta falta de inversión económica y temporal: la creación de una Intranet a través de la nueva aplicación Google Sites.

1. Fácil de utilizar

El principal motivo para recomendar el uso de esta herramienta de Google como intranet corporativa, es que permite la creación de páginas web sencillas sin tener conocimientos de HTML.

Crear un Site de Google es muy sencillo, lo primero que debes hacer es crear una cuenta de Google Apps y escoger la opción "Empresas y empleados", una vez allí anda al enlace "Edición equipos" e introduce la dirección de correo electrónico de tu empresa. Después de esto ya podrás empezar a crear la nueva página web.

Su funcionamiento es muy sencillo ya que se basa en el principio colaborativo de las wikis, y permite que cualquiera (si el administrador así lo permite) añada y modifique cualquier elemento, ya sea texto, páginas o documentos de descarga. Esto es muy útil sobre todo para aquellos trabajos en los que la colaboración y la comunicación entre miembros son fundamentales.

En el caso de que la colaboración sea a nivel de discusión entre los miembros de un equipo, el elemento que más puede facilitar esta tarea es "Announcements", un componente de Google Sites que permite que cualquier miembro publique un post y luego sea comentado por los demás miembros.

La utilización de Google Sites como intranet, tiene otras ventajas, ya que permite incluir cualquier Gadget de Google. Entre los más útiles en este caso destacamos: videos de YouTube, álbumes de Picasa, presentaciones con diapositivas u hojas de cálculo. También, la página puede incluir el Google Calendar con las fechas más relevantes de la empresa.

Una herramienta muy útil, ya que cada uno puede añadir una fecha de su interés combinando calendarios. De este modo se evita la avalancha de correos electrónicos que inundan los buzones personales con distintos actos.

2. Personalizable

En cuanto a la apariencia de la página, también es personalizable, pues permite incluir el logo de la empresa y los colores corporativos. Además, aunque el funcionamiento de Google Sites se basa en unos elementos preestablecidos que facilitan en gran medida su uso, casi todo es modificable y se puede organizar según mejor convenga al propietario.

Esta personalización no es un añadido más a las funciones de esta nueva herramienta de Google, sino que supone un punto esencial. A este respecto, el director de Google Enterprise en la Península Ibérica puntualiza que "con Google Sites, cualquiera puede crear una página web y personalizarla en cuestión de minutos invitando a otras personas a colaborar en el proceso. Lo que estamos haciendo es añadir a la web, literalmente, un botón para poder editar".

Además, después de los primeros meses de rodaje, Google ha incluido algunas características que se le echaban en falta: autoguardado mientras se está editando, elección del nombre de las páginas en las URL, posibilidad de añadir enlaces en las páginas y elección de la página principal que se quiera usar al acceder a la página principal.

3. Mejora la comunicación interna

Como hemos visto, la creación de una intranet a partir de esta herramienta de Google ofrece infinitas posibilidades, por lo que se puede adaptar perfectamente a las necesidades de cada empresa. Es cierto que aún presenta varias limitaciones, pero sin duda la correcta utilización de Google Sites puede suponer una gran mejora de las comunicaciones internas sin un incremento del presupuesto.

4. Totalmente rentable para el presupuesto.

Debes saber que Google Sites no supone ningún incremento del presupuesto, dado que es un servicio gratuito hasta los 100 Mega Bytes de espacio. Aunque esta cantidad de espacio no parezca demasiado para un negocio, puede ser suficiente si tenemos en cuenta que muchas de sus herramientas permiten hacer accesibles Vídeos, imágenes, documentos, etc. sin tener que cargar la propia intranet.

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