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5 consejos para agilizar las reuniones de tu empresa

Cuando son mal enfocadas, las reuniones pueden convertirse en la principal causa del malgasto de tiempo para el negocio. Pues no consiguen alcanzar el objetivo. Sin embargo, existen vairas formas útiles para conseguir dinamizar las reuniones, y convertirlas en encuentros provechosos.
5 consejos para agilizar las reuniones de tu empresa
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Contrario a los augurios futuristas que hace unos años muchas personas se atrevían a anunciar, donde cada vez serían menos las reuniones cara a cara debido a los avances de la tecnología, en la actualidad se siguen celebrando reuniones en todas las empresas, y además en cantidades enormes que no disminuyen.

Muchos trabajadores contemplan las reuniones como una pérdida de tiempo, otras las ven como una manera improductiva de pasar el tiempo. Algunas personas tienen tanta aversión a las reuniones que se sienten estresados y llenos de ansiedad en cuanto saben que tendrán que asistir a una.

La reunión típica se convoca para que una persona comunique a muchas personas una información importante para la empresa. Lo ideal es que los asistentes reflexionen acerca de lo que han escuchado, se les ocurran buenas ideas, y lleven a cabo acciones valientes y decisivas para satisfacción de la persona que convocó la reunión. Como todos sabemos, esto casi nunca ocurre.

En lugar de ello, la gente se agolpa en la sala de reuniones, y escucha algo nuevo que tendrán que hacer o aprender o comunicar a otros. La mayor parte de lo que escuchan es rápidamente olvidado. Sea lo que sea, lo que se supone que tienen que hacer a raíz de la reunión, rara vez se hace a tiempo ni de la manera que había esperado el organizador de la reunión.

Aquí te enseñamos una lista de consejos muy útiles para hacer más ágiles y productivas lñas reuniones de tu negocio.

1. conseguir que la gente participe.

Provoca la participación, antes de que empiece la reunión, de aquellos que formarán parte de ella. Un gerente debería emplear de 2 a 4 minutos en hablar con las personas que asistirán a la reunión para prepararles para lo que tendrá lugar. En ese momento, el gerente podrá atender a sus ideas sobre lo que van a sacar de la reunión, y convertirlos en compañeros en vez de en sujetos.

Este tipo de preparación puede sonarle a trabajo extra a la persona que convoca la reunión. Sin embargo, considere que las reuniones no se celebran con el propósito de que la gente se reúna; se celebran (presumiblemente) para conseguir algún objetivo que merezca la pena. Si la discusión previa con los participantes sobre el modo de sacar mayor partido de la futura reunión en sí misma llevará seguramente menos tiempo, con el resultado de una mayor participación y, con suerte, un mayor progreso hacia el objetivo deseado. ¡Esto es gestión del tiempo de verdad!

Aunque a algunos organizadores les horroriza la idea de entrevistar a los participantes de una reunión antes de la misma, a los participantes les entusiasma esta práctica. Les hace sentir que su aportación significa algo.

2. Empezar la reunión a tiempo.

Cuando los participantes se interesan por el objetivo de la reunión, tienden a llegar a tiempo. Cuando reciben el programa por adelantado citando la hora exacta del inicio, tienen otro indicador más de la importancia de estar ahí a tiempo. Como director de la reunión, si observa que la gente va llegando después de la hora prevista para el inicio, debe ser riguroso en empezar las reuniones a la hora, para que se den cuenta de que llegan tarde.

Cuando una persona llega tarde a una reunión, si se le obsequia con miradas sutiles de soslayo, se le motivará para llegar a tiempo la próxima vez. Nunca subestime el poder de presión de una mirada.

3. Utiliza y comunica un programa de reunión.

Un buen programa, ordenado de la mejor manera posible y con estimaciones del tiempo destinado para cada asunto a tratar, constituye la fórmula ganadora para que las reuniones no se salgan de su cauce. A veces se puede originar una discusión, y un tema puede acabar necesitando el doble de tiempo del que se le había asignado. A menudo, sin embargo, los participantes lo compensan siendo más breves en otros temas.

Cuando los participantes conocen por adelantado el tiempo asignado a cada tema, la mayoría hace lo que puede para respetar ese tiempo.

4. Recuerdales el tiempo.

Existen métodos para animar a los participantes a ser breves y precisos en sus comentarios. Algunos grupos tienen un cronómetro a la vista de todos para recordarles el factor timepo. Otros se reúnen en una habitación con un reloj de pared a plena vista, con el mismo efecto. En algunos casos, el director de la reunión le pide a los participantes que se pongan en pie cuando hablen. Esto tiende a limitar el tiempo de su discurso, porque la mayoría de las personas prefieren quedarse sentadas. Hay algo en el hecho de ponerse de pie para dirigirse a un grupo que infunde miedo en los corazones hasta de los profesionales más curtidos.

5. Elige una atmosfera adecuada.

Siempre hay que reunirse en una habitación bien iluminada y con buena ventilación. Si se puede elegir entre una habitación un poco demasiado caldeada o un poco demasiado fría, opte por lo segundo, ya que una habitación fresca mantendrá a los participantes despiertos y alertas. Una habitación fresca puede hacer que se quejen, pero ninguno se dormirá.

Si los participantes necesitan tomar notas o trabajar con ordenadores portátiles, asegúrese de que haya superficies planas sobre las que puedan hacerlo. Bolígrafos, blocs de notas, agua fría y, seguramente, té o café, pueden servir de ayuda.

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