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4 claves para aprovechar al máximo Microsoft Outlook

El email es un medio de comunicación del que ninguna empresa puede prescindir en su interacción con proveedores y clientes. Con él puedes estar enviar una oferta, un presupuesto, un saludo y también recibir la correspondiente solicitud de compra. Por lo tanto, es necesario administrarlo de manera óptima, y Outlook sigue siendo una buena solución.
4 claves para aprovechar al máximo Microsoft Outlook
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Actualmente, son muchas las alternativas para administrar y revisar los correos electrónicos. Además del clásico Microsoft Outlook, los sitios de correo online se han popularizado y herramientas como Yahoo!, Gmail y Hotmail representan una opción viable y útil tanto para usuarios independientes como para empresas.

Sin embargo, Si tu empresa cuenta con el pack de Microsoft Office 2007, no te preocupes porque el administrador Outlook que incluye está lejos de ser inservible; al contrario, es mucho más que una utilidad para enviar y recibir correos electrónicos o mantener una lista de contactos más o menos actualizada.

Para demostrártelo, te ofrecemos una serie de 4 trucos que seguro te sacarán de más de un apuro. Aprenderás a añadir y modificar la barra de tareas pendientes, comprenderás cómo compartir calendarios con las personas que más te interesan, y descubrirás la potencia de las fuentes rss entre muchas otras cosas.

1. Añade y modifica la barra de tareas pendientes.

Gracias a la barra de tareas pendientes de Outlook 2007 podrás organizar y planificar el trabajo que aún te queda por hacer. Con esta herramienta te será sencillo administrar tus emails según la prioridad que desees.

Para activar la barra, en el menú Ver, selecciona la opción Barra de Tareas Pendientes y cliquea en Normal. También podrás hacerlo presionando en el teclado Alt + F2. Verás que la barra está dividida en cuatro secciones: un calendario, un apartado para las citas próximas, un explorador de fechas y una lista de tareas.

Para añadir nuevas citas, haz clic sobre el día del calendario en el que quieras fijar el evento y, en la siguiente pantalla, elige la hora y escribe una breve descripción. Una vez hecho esto, pasa a la vista clásica para ver en la barra de tareas la nota creada pulsando sobre el icono correo situado en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Para asignar prioridad a un correo electrónico, haz clic con el botón derecho sobre la bandera que aparece a la derecha de cada email y elige una de las opciones (hoy, mañana, la semana que viene, etc.). Verás que automáticamente aparece en la parte inferior de la barra de tareas pendientes.

Para modificar la barra de tareas pendientes, en el menú Ver, elige Barra tareas pendientes y haz clic en Opciones. En el siguiente cuadro de diálogo podrás modificar el número de filas de meses del explorador de fechas, cuántas citas mostrar y si dejar visible la lista de tareas.

2. Integración de fuentes RSS.

Con Microsoft Outlook 2007 no necesitarás ningún programa para disfrutar de la información en formato RSS. Así, podrás suscribirte a una fuente de una manera sencilla y rápida y, además no implica ningún proceso de registro.

Para añadir una nueva fuente, presiona el botón derecho del mouse encima del botón Fuentes RSS que encontrarás dentro del cuadro carpetas de correo. Pulsa en la ventana emergente sobre Agregar una nueva fuente RSS y, en el siguiente cuadro, añade la dirección que te proporciona la página a la que quieres suscribirte.

Automáticamente se creará una subcarpeta dentro del menú Fuentes RSS que te mostrará toda la información de una manera similar a un correo electrónico. Para acceder a ella tan solo deberás pinchar sobre cada una de las diferentes entradas.

Aunque también podrás inscribirte a una fuente de una manera mucho más sencilla. Para ello, deberás encontrar páginas web que incluyan este servicio y pinchar sobre el icono RSS (un cuadro naranja con las iniciales RSS). De forma automática Outlook lo incorporará a la carpeta de Fuentes RSS.

3. Comparte calendarios.

Outlook 2007, además de darte la posibilidad de crear calendarios, también te permite compartirlos con otras personas, ya sea a través del correo electrónico o publicándolo en Microsoft Office Online.

Para enviar tu calendario vía email, entra en el icono Calendario y pulsa sobre Enviar un calendario por correo electrónico. Automáticamente, se abrirá una ventana de envío de mensajes y un cuadro emergente en el que deberás seleccionar el intervalo de fechas del calendario. Además de los detalles, donde podrás elegir entre disponibilidad, detalles limitados y detalles completos, o enviar solamente el calendario comprendido en las horas de trabajo.

Si prefieres publicar tu calendario en Microsoft Office Online, cliquea sobre Publicar mi calendario. Si no estás registrado, deberás seguir las instrucciones del asistente. Una vez hecho esto, aparecerá una ventana emergente similar a la utilizada para enviar el calendario vía mail.

Desde esta podrás, además de realizar las opciones descritas anteriormente, otorgar permisos para que sólo puedan acceder al calendario los usuarios invitados, o para que lo pueda ver cualquier usuario de Microsoft Office Online. Cuando hayas configurado las distintas posibilidades pulsa sobre Aceptar. Verás una nueva ventana que te ofrece la posibilidad de enviar invitaciones a otros usuarios para acceder a tu calendario. Haz clic en Sí y se abrirá una pantalla para enviar un correo electrónico con la invitación a los contactos que tú establezcas.

4. Cómo minimizar Outlook.

De forma predeterminada, cuando minimizas Outlook 2007 aparece un icono tanto en la barra de tareas como en el área de notificación (extremo derecho de la barra de tareas). Es posible cambiar esta configuración, bien para ocultar el botón de la barra de tareas y que sólo aparezca en el área de notificación o bien para realizar la operación inversa.

Para ocultar el botón de Outlook en la barra de tareas y ahorrar espacio, haz clic con el botón derecho del ratón en el icono de Outlook en el área de notificación y activa la opción Ocultar al estar minimizado. De este modo, ya no te aparecerá el icono en la barra de herramientas cuando minimices el programa.

Si, por el contrario, prefieres que no aparezca el icono de Outlook en el área de notificación, haz clic con el botón derecho sobre la barra de herramientas y entra en Propiedades. En la ventana emergente, presiona la pestaña área de notificación, activa la casilla Ocultar iconos inactivos si fuera necesario y haz clic en Personalizar.

Selecciona el icono de Microsoft Outlook y en la columna Comportamiento elige entre Ocultar si está inactivo para que el icono desaparezca cuando el programa está cerrado, Ocultar para no verlo nunca o Mostrar para que esté siempre visible.

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