Tecnología

Consejos para traspasar la gestión del papel al digital

La informática cambió nuestras formas de vivir desde su inicio, gracias a la enorme cantidad de adelantos tecnológicos que proporciona a todas las esferas del mundo moderno. La digitalización es una de ellas. Un concepto esencial en el mundo virtual y que ofrece enormes garantías de ahorro en insumos y tiempo.
Consejos para traspasar la gestión del papel al digital
Crédito: Depositphotos.com

Deshacerse del papel en la gestión de la empresa es una de las batallas que actualmente enfrenta todo buen emprendedor en su negocio. La evolución de la tecnología ha endosado al concepto de digitalización un enorme anhelo y una promesa de ahorro, sencillez de gestión y rapidez en los procesos.

Sin embargo, aplicar esta medida en el negocio es una acción que tiene una multitud de implicaciones en el día a día de cualquier empresa y requiere de un estudio detallado y de un proceso de implantación bien planificado para que funcione correctamente.

El proceso no es sencillo, no basta con hacerse con un gestor documental, un par de escáners y a correr, el papel lleva mucho tiempo entre nosotros y sigue siendo todavía imprescindible en muchas situaciones, así que hablamos más de un proceso a mediano plazo que de un cambio rápido que podamos llevar a cabo en un par de meses.

Es necesaria una buena planificación y contar también con el apoyo y asesoría de profesionales en la materia que nos guíen durante los primeros pasos, y no perder de vista que el objetivo no es realmente dejar de utilizar el papel, si no mejorar la forma en la que trabajamos.

Son 4 los puntos que no deberías dejar de considerar si te planteas la tarea de eliminar el papel de tu negocio.

1. Paso a paso.

Eliminar todo el papel en una empresa es prácticamente imposible. Hay que ir proceso a proceso y departamento por departamento, analizando qué puedes utilizar digitalmente y qué no, estudiando el beneficio real que reportará para tu negocio, si facilitará el trabajo y reducirá el tiempo que empleas en él. Puede que te lleves más de una sorpresa.

2. No estamos aislados.

Recuerda que tu empresa no es una isla sin contacto con el exterior, buena parte de los documentos que manejas vienen de fuera, clientes o proveedores que envían faxes, cartas por correo ordinario, facturas en papel, etc. Tienes que revisar muy bien con quien trabajas y si puedes reconducir parte del contenido documental al mundo digital. Puedes escanear, pero cuanto menos recurras a ello mejor.

3. Integrar con el sistema de gestión.

Existen muchas soluciones de gestión documental, y muchas de ellas excelentes, pero creo que una de las claves que no hay que perder de vista es cómo se integrarán esos sistemas con la aplicación de gestión corporativa, con la contabilidad, la facturación, cartera y gestión de clientes. Cuantos menos pasos haya que dar para vincular documentos e información mejor.

4. Contar con un buen hardware.

Aunque el ideal debe ser evitar la digitalización, será prácticamente imposible evitar escanear los documentos en papel, sobre todo al comienzo del proceso. Es clave entonces que dispongas de dispositivos que te permitan digitalizar y procesar un documento (en el sentido digital de archivar o indexar) lo más rápidamente posible.

Si tardas más en digitalizar un documento que en procesarlo de la forma tradicional no vas bien, necesitas escáners rápidos, con conectividad de red y con sistemas de almacenamiento y distribución de la información automatizados que faciliten y aceleren la tarea.

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