Plan de Negocios

Cómo hacer un reporte de estado de un proyecto

Planear no lo es todo. No te confíes sólo con eso. Tu proyecto podría fallar a pesar de las ventajas que te proporciona un plan de negocios bien estructurado. Pues, luego viene la ejecución y aquí la supervisión es esencial.
Cómo hacer un reporte de estado de un proyecto
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Si tú, como líder de proyecto, no eres capaz de mantener una clara y precisa visión con respecto a la situación real del proyecto en todo momento, o si no eres capaz de reaccionar oportunamente y de manera eficaz ante las desviaciones del proyecto, éste podría pasar a formar parte de las estadísticas de proyectos fallidos.

Para mantener esa visibilidad sobre lo que ocurre en el proyecto necesitas contar con información precisa de lo que está ocurriendo en todo momento. Es mejor escuchar al padre de la calidad, Deming, cuando dice "En Dios confiamos, los demás traigan datos". Ten cuidado si piensas confiar en un simple "vamos bien", como respuesta por parte de tus colaboradores cuando te reportan el estado del proyecto.

Existen varias técnicas para realizar el seguimiento del proyecto, pero una de las más eficientes y recomendables para recopilar la información necesaria, es el reporte de estado. Este debe ser un documento corto, de no más de 2 páginas, aunque el proyecto sea grande. El propósito principal de este reporte es comunicar al receptor si el proyecto está yendo según lo planeado y por qué. Y si no está yendo según lo planeado, también el por qué. Este reporte no es producido para registrar qué trabajo hizo o hará el equipo del proyecto, sino que su foco es describir los desvíos del plan y cómo serán corregidos.

Para obtener un reporte valioso tenemos que recordar cuáles son los parámetros que hacen de un proyecto algo exitoso, si se cumplen, o que lo convierten en un fracaso, si no se cumplen. Y usar esos parámetros como los elementos o secciones a reportar. En total son 10 puntos muy valiosos, que tus colaboradores siempre deberían poder responder por el bien del proyecto.

1. Progreso.

¿Ya terminamos lo que teníamos que terminar a la fecha? ¿cuánto no falta? ¿cuánto se ha retrasado? ¿en qué se ha retrasado? ¿por qué nos hemos retrasado?

2. Alcance.

¿Se identificó lo que se requiere hacer? ¿ha pedido cambios el cliente? ¿se han negociado los cambios? ¿el cliente va a pagar los cambios? ¿cuánto ha cambiado el alcance original?

3. Tiempos.

¿Cuál es el retraso del proyecto en tiempo y porcentaje? ¿cuál ha sido el cumplimiento de los hitos del proyecto? ¿cuál es el retraso del proyecto?

4. Costos.

¿Cuánto se ha gastado? ¿cuánto se debería de haber gastado? ¿cuánto se va a gastar? ¿nos va a alcanzar?

5. Rentabilidad.

¿Estamos ganando lo que queríamos? ¿estamos perdiendo? ¿cuánto estamos ganando o perdiendo? ¿cuánto vamos a ganar o perder si seguimos así?

6. Riesgos.

¿Cuáles son los principales riesgos? ¿qué vamos a hacer para eliminarlos?

7. Problemas.

¿Cuáles son las situaciones problemáticas actuales? ¿Qué se está haciendo para resolverlas?

8. Calidad.

¿Se está obteniendo el producto que el cliente quiere y necesita? ¿cuántos defectos tenemos? ¿cuáles son los principales defectos? ¿se están cumpliendo los estándares? ¿el cliente está quedando satisfecho con los resultados?

9. Recursos Humanos.

¿Tenemos a la gente adecuada? ¿contamos con los suficientes recursos? ¿hay recursos problemáticos?

10. Recursos Materiales.

¿Tenemos lo necesario para trabajar?

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