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Aumenta tu productividad

Aprovecha las ventajas de estas siete herramientas básicas de tecnología para mejorar el desempeño diario de tu negocio.
Aumenta tu productividad
Crédito: Depositphotos.com
Aprovecha las ventajas de estas siete herramientas básicas de tecnología para mejorar el desempeño diario de tu negocio.

Imagina que tienes una idea brillante para emprender, tu plan de negocios es claro y conciso, y que encontraste el lugar ideal para ubicar tu negocio u oficina. La luz está prendida y tu conexión de banda ancha funciona a la perfección. ¿Y ahora qué?

Sin importar el giro donde te desenvuelvas, existen siete elementos clave de la tecnología que, sin ellos, difícilmente podrás operar de manera óptima. Conoce cada uno de ellos y descubre lo que pueden hacer para que tu empresa sea exitosa todos los días.

1. Computadora de escritorio.
Es el eslabón que une todas las operaciones empresariales, independientemente de la actividad de tu compañía. Es fácil dejarse llevar por la tentación del último grito en hardware, pero no pierdas de vista lo que realmente importa: tu computadora es una herramienta de negocios, no una consola de juegos ni un centro multimedia. Así que lo que necesitas es que sea sencilla y eficiente.

Para elegir el modelo ideal, parte de las necesidades cotidianas de trabajo: procesador de textos, hoja de cálculo, acceso a Internet y correo electrónico. Estos programas están incluidos prácticamente en todos los equipos de cómputo actuales. Un procesador dual-core que tenga mínimo 2GB (gigabytes) de memoria es suficiente para cubrir los requerimientos de capacidad de almacenaje de información que manejas.

2. Laptop.
Es probable que debas llevarte trabajo a casa o a una junta, a la cafetería o hasta de vacaciones. Por eso, necesitas un equipo que sea portátil y que tenga una capacidad y memoria similar a la de tu computadora de escritorio. De esta manera, garantizas una operación a distancia eficiente y sin problemas.

No sólo se trata de una alternativa al equipo que utilizas en la oficina, así que el desempeño no es la única variable a considerar. También toma en cuenta el tamaño, peso, dimensiones de la pantalla, duración de la batería, conectividad inalámbrica y durabilidad. Todos estos factores determinarán su valor a la hora de hacer la compra.

3. Suite de Office.
Este paquete de programas te permitirá mantener el control de la productividad y los contactos de tu empresa, los cuales son elementos vitales en la administración de cualquier negocio. Ahorro en tiempos de trabajo, organización de los procesos y servicio al cliente son otras bondades que ofrece esta herramienta.

Una suite de Office debe incluir –entre otras aplicaciones– agenda, directorio y correo electrónico, lo que simplifica la comunicación tanto a nivel interno como externo. Esto al final ayuda a la optimización del flujo de trabajo diario. Además la elaboración de documentos, hojas de cálculo y presentaciones en PowerPoint tendrán una calidad profesional.

4. Teléfono inteligente.
La tecnología móvil ha evolucionado más allá de las transmisiones de voz y datos. Los dispositivos de última generación, como iPhone y Blackberry, abren un abanico de funciones que puedes llevar a todos lados. Por ejemplo: herramientas de productividad, soluciones de acceso remoto y aplicaciones vinculadas con software, que permiten a los ejecutivos controlar todas las facetas de su compañía desde la palma de su mano.

Los llamados smartphones incluso han desplazado a los dispositivos personales de navegación. Hoy, desde estos aparatos, puedes utilizar aplicaciones de localización (como Google Maps Navigation), que dan indicaciones paso a paso, vistas del tránsito en tiempo real y sistema de búsqueda activado por voz. Todos estos servicios son básicos para quienes siempre están en movimiento.

5. Memorias USB.
Estos dispositivos portátiles permiten almacenar, manejar y proteger información. Se trata de una herramienta segura para transportar documentos, presentaciones y datos relacionados con tu negocio. En ocasiones, son utilizados como un método de respaldo para los archivos y bases de datos corporativos.

Otras de sus funciones cotidianas son la transferencia e intercambio de datos entre computadoras de forma eficiente, proporcionar información a socios y clientes, así como almacenar software, sistemas operativos y aplicaciones para su posterior acceso. Y lo mejor es que todo esto a un bajo costo.

Una ventaja más que ofrecen las memorias portátiles es que la información que guardes se puede proteger con una contraseña, lo que representa una alternativa para el manejo confidencial de determinados asuntos.

6. Sitio Web.
Cada vez menos consumidores recurren a las páginas amarillas para encontrar los datos de contacto de algún negocio en particular. En su lugar, emplean buscadores como Google, Yahoo! o Microsoft, lo cual significa que si tu compañía no está en línea, realmente no existes.

De ahí que tu página electrónica es una tarjeta de presentación virtual, pues proporciona la información que los usuarios buscan: productos y servicios que vendes, dirección, teléfono, horarios de atención, etc. También difunde tu imagen y los valores que te distinguen de la competencia.

Asegúrate de que el contenido de tu sitio Web sea profesional y relevante, ya que es un canal directo de comunicación para pro-porcionar atención personalizada a tus clientes. De esta manera, podrás optimizar tiempos, disminuir costos de transacción y aumentar tus utilidades.

Considera la posibilidad de contratar un despacho profesional especializado en el diseño de páginas de Internet. Asimismo, busca asesoría de optimización de buscadores para mejorar el volumen y la calidad del tráfico hacia tu portal.

7. Perfil en redes sociales.
Además de tu página de Internet, es importante que tu empresa tenga presencia en comunidades como Facebook, Twitter, Linkedln, entre otras. Estos sitios te permitirán difundir información sobre tus ofertas especiales, eventos, lanzamientos de producto y, sobre todo, establecer una comunicación directa con tus clientes.

La ventaja es que estos espacios son gratuitos y tienen gran alcance. Según la firma internacional InSite Consulting, el 95% de los usuarios de Internet en Latinoamérica tiene al menos una cuenta en alguna red social. Así que no pierdas la oportunidad de explorar estas plataformas para promover tus productos o servicios y hasta para realizar campañas de venta directa.

Considera que los mensajes cortos y concisos son más efectivos para llamar a la acción a las personas. Para esta tarea Twitter es la herramienta ideal, ya que cuenta con un límite de 140 caracteres para expresar una idea.

La clave para asegurarte de que tu voz tendrá eco es hablar sobre asuntos relevantes para los usuarios. Por lo tanto, monitorea sus comentarios para identificar cuáles son los temas de mayor interés. Por ejemplo, a la mayoría de la gente le gusta leer cosas como tips para arrancar un negocio exitoso o cómo hacer rendir su dinero.