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Inicia la factura electrónica

A partir de enero 2011, los contribuyentes que realicen operaciones mayores a $2,000 deberán emitir comprobantes digitales. Conoce cómo funciona.
Inicia la factura electrónica
Crédito: Depositphotos.com

En materia fiscal, los profesionistas independientes y empresarios tienen una nueva tarea para cumplir durante este año: contar con su factura electrónica  Es que a partir del 1º de enero de 2011, toda persona física o moral que realice operaciones por un monto mayor a $2,000 tendrá que emitir un Comprobante Fiscal Digital (CFD).

“Se calcula que unas 9,130,000 personas físicas y 815,000 personas morales deben hacer el cambio. Les toca a todos aquellos que expiden facturas o recibos de honorarios”, explica Adolfo Hernández Martínez, director de la empresa Folios Digitales. 

Pero no te asustes: migrar al sistema de e-factura puede resultar más sencillo de lo que imaginas y no implica necesariamente una gran inversión en tecnología, ya que existen proveedores que te pueden ayudar a elaborar y enviar tus comprobantes electrónicos. Todo depende de la cantidad de operaciones que realices por mes.

Pero más allá de la obligación de cumplir con este requisito, lo cierto es que las ventajas del sistema son muchas. Imagina esta situación: tu empresa, ubicada en la Ciudad de México, envía por mensajería una factura con un error en el IVA a un cliente de Monterrey. Mientras se devuelve el documento, se tiene que elaborar uno nuevo y enviarlo. Entonces, ¿cuánto tiempo pasará hasta que puedas cobrar?

Esta es una situación muy común, que ocasiona enormes pérdidas de tiempo y dinero a las empresas de todo tamaño y todos los meses. La buena noticia es que adoptar comprobantes fiscales digitales puede evitar esa situación, ya que enviarlos por Internet toma menos de un minuto.

Ten en cuenta que las facturas de papel coexistirán con los comprobantes digitales por dos años más y podrán emitirse hasta 2013.

Escenario
La factura electrónica tiene su fundamento legal en el Código Fiscal de la Federación y fue incluida en la Miscelánea Fiscal aprobada a finales de 2008 por el Congreso de la Nación.
Según cifras del Servicio de Administración Tributaria (SAT), de enero de 2005 al mismo mes de este año, alrededor de 26,512 contribuyentes emitieron facturas digitales, por un total de 373 millones de comprobantes.

Para Enrique Gómez, director comercial de Tralix –proveedor del sistema–, uno de los principales motivos por el que algunas pequeñas y medianas empresas se resisten al cambio tiene que ver con la disposición a llevar una contabilidad más estricta. Y eso será inevitable, porque lo que se está buscando es, precisamente, que cada factura quede reportada ante Hacienda. “Una vez que los dueños del negocio aceptan eso, es mucho más sencillo”, indica.

El otro punto a tener en cuenta, agrega, es que la factura se ha convertido en un factor indispensable para convertirse en proveedor de grandes cadenas comerciales. Por mencionar un caso, Soriana estableció, desde inicios de este año, que la recepción de mercancía sólo se realiza si es acompañada por el envío electrónico de la factura correspondiente.

Adiós al papel
La factura digital tiene un aspecto similar a las de papel y también contiene un folio que indica el número de transacción, pero se genera en un formato XML. Además, cuenta con otros elementos de seguridad, como una firma electrónica y un sello digital que corrobora su origen y le otorga validez ante el SAT.

“Anteriormente, cuando expedías o recibías una factura en papel era muy difícil saber si era válida o no”, explica Hernández Martínez. “Además, al cambiar hacia el medio digital puedes ligar todas tus facturas a un mismo reporte, que deberás presentar cada mes ante Hacienda”.

El entrevistado menciona otras ventajas del sistema, como la baja en los costos. En primer lugar, las empresas ya no deberán gastar dinero para imprimir comprobantes y enviarlos por mensajería, en tanto que el almacenaje por cinco años de los documentos podrá hacerse en la computadora.

Y no sólo eso: al asignar los folios en forma electrónica, se elimina el proceso y la pérdida de tiempo que implica reportar la pérdida de una factura.

Investigaciones realizadas por Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (Amece) GS1 México apuntan que los comprobantes digitales pueden significar un ahorro del 80% en el gasto de emisión y envío de comprobantes. Ten en cuenta que el costo promedio de una factura electrónica es de $3.50, mientras que una tradicional tiene un precio aproximado de $130, desde su impresión hasta la entrega.

Y según los especialistas, una de las principales ventajas del sistema es que se agiliza el proceso comercial. “Los clientes van a reconocer una ven-ta en menor tiempo y entonces los flujos de efectivo de los negocios se van a agilizar, porque te pueden pagar 15 o 20 días antes que con el proceso tradicional”, afirma Fernando Zabal, director comercial de Levicom.

Manos a la obra
La transición a la facturación digital es un hecho. Por ello, es mejor prepararse con anticipación y no esperar hasta el último momento para adoptarla. 

“Tienes mucha tarea por delante: analizar diferentes opciones, integrar un sistema o contratar un proveedor, aprender a trabajar con él y aclarar dudas”, advierte Zabal. “Es un cambio que puede llevar de un día a tres a una empresa que emite pocos comprobantes, pero que puede durar hasta tres meses para una que sí o sí debe integrar este cambio a los sistemas contables o administrativos”.

Así que no pierdas más tiempo. Sigue estos consejos y elige la solución más indicada para tu organización.

1. Determina tu nivel de facturación. La ley aplica para toda empresa, persona física con actividad empresarial o profesionista que trabaje bajo el régimen de honorarios que, como ya mencionamos, emita facturas por un monto superior a $2,000. Así que si desarrollas una actividad empresarial o profesional seguramente deberás adoptar el sistema. El primer paso es determinar qué cantidad de comprobantes emites en promedio por mes, para elegir el sistema que realmente necesitas y hacer la inversión más inteligente.

2. Cumple con los requisitos previos. El siguiente paso es ir tramitando los siguientes requerimientos. Primero, tramitar ante el SAT la Firma Electrónica Avanzada (FIEL), un conjunto de datos digitales que te identifican como contribuyente y que pueden adjuntarse a un e-mail. Sin esta rúbrica, la e-factura no tendrá validez ante las autoridades fiscales.

También se necesita contar con un Certificado de FIEL, un archivo con una extensión específica (*.cer) que garantiza el vínculo entre un contribuyente y su firma digital.

A esta lista se agrega la solicitud de un determinado rango de folios, asignados por el SAT, para que el contribuyente pueda usarlos en la facturación. Para pedirlos, hay que entrar a la sección “Sistema Integral de Comprobantes Fiscales” de la página de la dependencia (www.sat.gob.mx). Una vez allí, hay que ingresar varios datos, por ejemplo el RFC de la empresa o persona física, y seleccionar la serie y el rango de folios.
A su vez, el SAT te solicitará enviar un reporte mensual de las facturas emitidas.

Para conocer con detalle cuáles son los trámites necesarios y recibir orientación sobre cómo realizar cada uno, puedes consultar el portal del SAT, visitar el módulo que te corresponda según tu domicilio fiscal o el de tu empresa, o pedir ayuda a tu contador.

3. Elige un traje ‘a la medida’. Una vez que hayas cumplido los trámites anteriores, deberás analizar cuál es el modelo que más te conviene para generar tus e-facturas. Existen tres alternativas:

• Adquirir un software. Esta alternativa cubre las necesidades de la mayor parte de los contribuyentes, “desde el que necesita menos de una factura al mes, hasta la compañía que hace miles. Al tener instalado el sistema en tu equipo, puedes administrar, almacenar ahí toda la información y generar los reportes sin ningún costo”, apunta Hernández.

Respecto al tipo de software hay dos opciones. La primera es adquirir uno a la medida de la organización y es ideal para las grandes empresas, que necesitan una solución que se ajuste a sus programas de ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés), ventas y administración. Y que obviamente tienen los recursos económicos para hacer esta inversión.

Para las Pymes, en cambio, se puede pensar en softwares administrativos que incluyan un módulo de facturación. En general, estos programas son adoptados por firmas que operan con mucha información sobre inventarios, proveedores y producción. 

Un recurso más es comprar un software que sólo tenga la función de expedir comprobantes, pero sin incluir herramientas administrativas.
Los precios para estas soluciones varían mucho y van desde $15,000 a $1 millón. Todo depende de las aplicaciones que contengan, de su flexibilidad y del servicio de soporte por parte del proveedor.

• Las pequeñas y medianas empresas (Pymes) también tienen la posibilidad de rentar una licencia para administrar un número determinado de folios. Por ejemplo, hay paquetes con 100 folios desde $799. “Si pensamos en una persona que necesita dos facturas al mes, con esto tiene una solución para un buen periodo de tiempo”, indica el entrevistado.

• El tercer camino, y el más indicado para pequeños negocios y profesionistas independientes, es buscar el servicio de un proveedor, que desde una página de Internet te ayude a administrar los folios y elabore la factura por ti. Algo muy parecido a los impresores autorizados del pasado. Con este sistema, sólo necesitas entrar a un sitio Web, completar los datos necesarios y pedir a tu proveedor que ellos emitan la factura y la manden a la persona o empresa que les indiques.

¡Atención! Si optas por esta modalidad, lo importante es que el llamado Proveedor Autorizado de Comprobantes Fiscales Digitalizados (Pacfd) que elijas tenga autorización del SAT para generar y procesar facturas fuera del domicilio fiscal de su cliente. De lo contrario, la autoridad puede considerar que se está llevando la contabilidad fuera del lugar registrado.

Es importante además que tengas en cuenta que el sistema que elijas debe integrarse a tu proceso de negocio y, si cuentas con él, a tu sistema de contabilidad electrónico. Muchas empresas y personas llevan ese sistema a través de un contador, y si ese es tu caso entonces deberás buscar una solución con facturación y contabilidad integrados. Y en general, los proveedores de facturación digital no ofrecen esta opción.

Hernández Martínez agrega que, ya que los coprobantes deben quedar almacenadas en tu computadora por un mínimo de cinco años, debes organizarte muy bien con tu proveedor para cumplir con este requisito.

Para este esquema, los proveedores manejan diferentes planes de precios. Por ejemplo, un pago mensual de $300, que incluyen cinco facturas con un precio individual de $20. Es un esquema parecido a adquirir un plan para el celular, y los precios se vuelven ‘más atractivos’ dependien-do el volumen.”Este modelo de operación es recomendable para las personas o empresas que emiten pocas facturas”, comenta Hernández.

Para consultar cuáles son los proveedores autorizados, visita la liga www.sat.gob.mx. Si además quieres garantizar que cumplen con estándares de calidad, puedes consultar el directorio de proveedores de la Amece en su página Web.

• La tercera opción es gratuita y pertenece al SAT. Se trata del portal Microe para microempresas, es decir, personas físicas y morales dedicadas a actividades empresariales, prestación de servicios profesionales o arrendamiento de inmuebles cuyos ingresos anuales no superen los $4 millones. Además de emitir facturas electrónicas, el sistema te permitirá llevar un registro fiscal de todas las operaciones de una empresa de manera simplificada y preparar toda la información necesaria para el pago de impuestos. Sin embargo, aún no está en operación y todavía no están definidos ciertos aspectos, cómo la forma en que se almacenarán los comprobantes.

4. Pide asesoramiento. Migrar a este nuevo proceso no es un camino que puedes emprender solo. Por eso, no dudes en hablar con tu contador y pedirle su opinión sobre el sistema que más te conviene. Seguramente él ya conoce a un buen proveedor. Al final, éste puede ser un buen momento para analizar entre los dos cómo se está llevando tu contabilidad, ya que la idea de este sistema es que los contribuyentes asuman una mayor responsabilidad sobre el control y reporte de sus facturas.

Recuerda: la solución que elijas debe cumplir con la ley, para así evitar multas y sanciones. Al final, es el contribuyente el que tiene la res-ponsabilidad final sobre sus obligaciones fiscales.

¿QUÉ NECESITAS?
1. Informarte a fondo sobre el nuevo sistema. Dos buenas fuentes son el SAT y la Amece, que ofrece pláticas informativas, cursos, chats informativos y un espacio para realizar pruebas de e-facturas, entre otras herramientas. Además cuenta con una página Web dedicada al tema (www.tufactura.me).

2. Capacitar con tiempo a tu personal de finanzas y contabilidad. Es clave que todos se adapten al cambio que implica pasar del papel al formato electrónico.

3. Crear un programa de trabajo. Para integrar la nueva solución a los procesos de administración y contabilidad de la empresa.

4. Modernizar tus procesos. Es recomendable llevar la contabilidad a través de medios electrónicos (software administrativo y contable) y no en libros.

Fuente: Amece - GS1 México.


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