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¿Por qué usar una oficina virtual?

Alquilar una oficina virtual es una buena opción para tu empresa; te permitirá ahorrar costos y dar una imagen profesional.
¿Por qué usar una oficina virtual?
Crédito: Depositphotos.com
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Éste es el prototipo clásico de un negocio: el empresario que inicia un proyecto en un cuarto auxiliar de su casa y termina con una empresa de nivel mundial. Larry Page y Sergey Brin, por ejemplo, alcanzaron la fama empezando el desarrollo de Google en un garaje, con jacuzzi y puerta controlada a distancia.

Esas anécdotas lucen bien en restrospectiva, pero no todos los negocios de garaje resultan tan exitosos. La primera impresión es la que cuenta. Esto incluye la dirección comercial de tu negocio, si el teléfono es contestado y la forma en que se contesta, y el lugar en el que te reúnes con clientes e inversionistas potenciales.

Los propietarios de pequeñas empresas lo saben, pero su dilema es qué hacer al respecto. Una oficina que impresione y un grupo de personas que contesten las llamadas telefónicas y sepan atender a los visitantes pueden consumir una porción considerable de su presupuesto. ¿Cómo garantizar que las primeras impresiones sean positivas sin verse agobiado por estos costos operativos?

Para muchas empresas, la respuesta está en los entornos virtuales, con los que se puede proyectar la presencia de una empresa más estructurada a una fracción de lo que le costaría un espacio de oficina que le proporcione prestigio.

Razones para usar entornos virtuales

Las oficinas virtuales permiten que los negocios que se llevan desde el hogar, las empresas que se están iniciando y los pequeños negocios ya establecidos puedan proyectar una excelente imagen sin incurrir en los gastos inherentes a un espacio de oficina físico. Por un costo mensual establecido, es posible obtener una dirección comercial profesional, un número de teléfono exclusivo contestado por una recepcionista local y la administración de tu correo y llamadas.

El objetivo por el cual se usan determina la forma en que se usan, por lo que es una excelente idea considerar cuáles son las características que mejor se adaptan a tu tipo de negocio.

1. Dirección comercial que proporcione prestigio.
Por ejemplo, algunas de las direcciones comerciales de oficina virtual más populares se encuentran en el Chrysler Building de Nueva York, en el Berkeley Square de Londres y en el Citigroup Center de Sydney. Una de estas direcciones comerciales puede hacer maravillas con tu imagen; proyectará mayor profesionalismo que la dirección y es un sitio en el que se puedes causar una buena impresión cuando te reúnas con clientes e inversionistas.

2. Imagen más profesional.
Para negocios con sede en el hogar, resulta una pesadilla la posibilidad de que la llamada de uno de sus más importantes inversionistas potenciales sea contestada por su hijo de 3 años de edad. Y cuando recibas la llamada de un cliente importante, ¿realmente deseas que tu conversación tenga como trasfondo una discusión de tus hijos a todo pulmón?

3. Obtener flexibilidad.
Muchos empresarios desean escapar de la sensación de estar encadenados al escritorio. Desafortunadamente, esta sensación se replica cuando te instalas en tu nuevo escritorio pero te sientes incapaz de ausentarte por temor a perder alguna llamada importante. Con una oficina virtual, puedes desplazarse e incluso tomar algún tiempo libre, con la seguridad de que nadie lo notará.

4. Eliminar las distracciones.
Además de ser costoso, operar una oficina consume tiempo. Es necesario administrar el personal de soporte, equipar y mantener la oficina, y esto es apenas una pequeña porción de una larga lista de actividades. Usar una oficina virtual hace posible que otros se encarguen de estas tareas, lo que permite concentrarse en las actividades que realmente le son importantes.

5. Expandirse a nuevos mercados.
Muchas empresas usan una oficina virtual para establecerse en otras regiones. Es una excelente forma de proyectar presencia mientras se prepara para establecer sus instalaciones físicas en la región.

6. Como configuración permanente o como estación temporal.
Si estableces tu oficina virtual en una ubicación que ofrece oficinas de campus u oficinas con servicios incluidos, puedes crecer sin necesidad de cambiar su dirección comercial ni de buscar nuevas instalaciones.

Un cambio que toma sólo unos minutos

Configurar una oficina virtual puede tomar sólo unos clics. Las ventajas son evidentes, pero vale la pena pensar acerca de las características que son de tu interés. ¿Deseas que el correo postal se redireccione de tu dirección comercial hacia tu oficina real? ¿Deseas también el servicio de contestación de llamadas? ¿Es importante tener una dirección comercial de prestigio en un centro internacional de negocios o prefieres algo más cercano a tu hogar para que puedas usar de forma fácil las áreas de trabajo, las salas de reuniones y los servicios de videoconferencia?

Las oficinas virtuales pueden satisfacer todas estas necesidades específicas; sólo necesitas establecer cuáles son las suyas. La imagen y las perspectivas de tu negocio y la calidad de tu entorno de trabajo pueden ser transformadas en sólo unos días.

* La autora es Directora General de Regus en México.

Por: www.regus.com.mx

 

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