Tecnología

Tecnología = productividad

Con un software de gestión empresarial puedes resolver los problemas de tu negocio y mejorar sus resultados, con poca inversión.
Tecnología = productividad
Crédito: Depositphotos.com

Los resultados de una empresa y su efectividad son el reflejo de la gestión de sus procesos. Sin una buena administración de su dinámica interna y externa (hacia los clientes), el empresario se enfrenta a una productividad baja, que impide la expansión de su negocio. Afortunadamente, las innovaciones en el área de tecnologías de la información (o IT, por Information Technology en inglés) plantean una respuesta inmediata a los desafíos gerenciales del emprendedor actual.

Entre los productos de gestión, el más completo es el sistema de planificación de recursos empresariales, mejor conocido como ERP (Enterprise Resource Planning). Éste consiste en un software operativo o sistema de información gerencial que integra las operaciones de administración, recursos humanos y ventas. Con él no sólo se puede trabajar de manera ordenada y controlar mejor la operación, sino que se puede obtener información clave para tomar mejores decisiones de negocios.

Por otro lado, el surgimiento de herramientas móviles y el desarrollo de plataformas digitales –que operan desde Internet o con un servidor remoto al que se puede contratar–, han exigido que el desarrollo de software para el empresario se enfoque en la adaptación a formatos que ofrezcan mayor apertura, seguridad y velocidad. Y lo mejor: a un menor costo.

La factura electrónica

“La factura electrónica vino a renovar el panorama de la adquisición de software empresarial a principios de 2011; es un fenómeno que le abrió los ojos al empresario en México sobre sus ventajas”, explica Edgardo Martínez, director comercial de Aspel, una empresa mexicana que diseña software administrativo para automatización empresarial. “Esto lo lleva a entender mejor los productos que le ofrecemos para trabajar desde su computadora o dispositivos móviles”.

De hecho, según revela el estudio Perspectivas de la Alta Dirección en México 2011, realizado por la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE) y la consultora KPMG, los ejecutivos mexicanos consideran cada vez más que las TI corporativas son la solución para resolver los dos retos que más les preocupan: la seguridad y la capacidad para responder rápidamente a los cambios del mercado.

En el pasado, el problema de la adquisición de este software recaía en su elevado costo, por lo que sólo lo empleaban grandes compañías. Ahora, las posibilidades de adaptabilidad y vinculación de medios electrónicos y computación Web acercan los recursos de un ERP a la pequeña y mediana empresa (Pyme), tanto por sus desarrolladores tradicionales como por firmas de tecnología que han decidido participar de este mercado (como Microsoft y, más recientemente, Apple).

“En general, hay dos modelos a elegir: un sistema administrativo o un ERP”, dice Martínez. “La decisión de optar por un ERP no depende de la cantidad de integrantes de un negocio, sino del flujo de procesos de venta o la cantidad de trámites que se realizan en una transacción”.

Un ERP maneja los procesos de logística, producción, distribución, inventario, envíos y contabilidad de una compañía. Pero también se ocupa del control de ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y recursos humanos.

Un sistema administrativo, en cambio, resuelve uno o varios aspectos por medio de un software especializado que, aunque puede comunicarse con otros, no cumple todas esas funciones a la vez. Es el caso de un sistema de facturación electrónica, que muchas veces puede incluso operarse en línea, sin necesidad de instalar un programa en el servidor de la empresa.

“Las micro, pequeñas y medianas empresas son el principal mercado que ocupa a los sistemas administrativos”, detalla el director comercial de Aspel. “La dificultad que enfrentan cuando su crecimiento es acelerado y requieren mudar a un gran ERP es la adaptabilidad de un sistema a otro”.

Para resolver esta problemática, Aspel decidió comprar Intelisis Software, una empresa especializada en ERP. La experiencia de ambas partes ayuda a emigrar a los clientes de Aspel con sistemas administrativos a gestores empresariales avanzados por medio de Intelisis. “De este modo”, explica Martínez, “resolvemos en poco tiempo la evaluación, adaptación y operación de los sistemas, compatibles con nuestro software especializado”.

Soluciones a tu alcance

El punto a resolver hoy en día es que el personal pasa cada vez menos tiempo en la oficina. Factores como la movilidad y la operatividad remota están entre las causas principales. Por ello, adaptarse a las opciones que permitan vincular a distancia a los directivos con sus empleados es esencial para evitar retrasos o imprecisiones en el manejo de datos.

Esto ya se ve reflejado en la postura que tienen las compañías mexicanas respecto a la adopción de actualizaciones tecnológicas. Según la encuesta IT Risk / Reward Barometer 2011, realizada por la Information Systems Audit and Control Association (ISACA), un tercio de los empresarios nacionales creen que los riesgos de los dispositivos móviles son mayores que los beneficios, mientras que el resto afirma que el valor que suman equilibra o supera los peligros potenciales.

La nueva ventaja para un ERP es que no siempre se requieren inversiones en hardware, sistemas, licenciamiento, infraestructura ni personal para el área de sistemas. Las soluciones que aparecen como opción para las Pymes son aquellas que se presentan como software as a service, es decir, que sólo requieren el pago por el uso de los productos mensualmente, con un número determinado de usuarios y un volumen de almacenaje preestablecido.

Las opciones ya están en el mercado y basan su capacidad de respuesta en el fenómeno que ha cobrado mayor auge este año con la participación de Microsoft, Google y Apple: la nube o cloud computing, un recurso compartido que el cliente paga por su uso con vinculación en tiempo real. Con las cartas puestas sobre la mesa, sólo falta que te animes a incorporarte a esta ola, para gestionar tu negocio al ritmo de los grandes.