Finanzas

Cómo manejar tus gastos

Elimina los gastos que no contribuyen a generar ingresos, pero evita perjudicar áreas estratégicas para el crecimiento de la empresa.
Cómo manejar tus gastos
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El manejo de los costos es una de las bases del éxito de todo negocio. Pero la realidad es que, tanto al inicio de un emprendimiento como cuando ya lleva varios años operando, el control de los gastos es una tarea muchas veces descuidada. 

La contabilidad de costos no sólo permite mantener los egresos controlados, sino que proporciona información clave para tomar decisiones en temas tan importantes como la fijación de precios, el nivel de producción, la mezcla óptima de productos y el tamaño de los inventarios.

Según la teoría, el costo es un recurso que se sacrifica para lograr un beneficio. Tomemos como ejemplo una pastelería y un cargamento de harina, utilizado para elaborar pasteles. Si se usa de inmediato, esa harina se convierte en un gasto (en este caso, de producción). Si el lote permanece en el almacén, es un activo (de “inventario”).

Los clasificación básica de los costos es de acuerdo a su función:
Costos de producción. Por la transformación de la materia prima en artículos terminados, como insumos y mano de obra.

Costos de distribución y venta. Los del área de ventas y mercadotecnia, y por llevar el producto  hasta el consumidor.

Costos de administración. Por el trabajo de contadores y administradores.

Otra clasificación básica es la de costos fijos y variables:
Costos fijos. Son aquellos que permanecen constantes dentro de un periodo determinado, sin importar si cambia el volumen de producción. En el caso de la pastelería, el alquiler del local o el salario del encargado de producción.

Costos variables. Son los que aumentan o disminuyen en relación directa al volumen de producción o actividad de una empresa. Por ejemplo, la materia prima utilizada para elaborar pasteles (harina, azúcar, etc.), el gas utilizado en los hornos y, en caso de que aplicara, la comisión de los vendedores.

Con esta diferencia clara, podemos entonces calcular el punto de equilibrio de nuestro negocio. Es decir, el nivel de ventas con el que la compañía podrá cubrir sus costos totales, tanto fijos como variables, y a partir del cual podremos obtener ganancias.

En el punto de equilibrio los ingresos totales son iguales a los costos totales (y la utilidad es igual a cero).

La contribución marginal unitaria se calcula restando al precio de venta de nuestro producto los costos variables necesarios para su producción.

Si tu empresa no está alcanzando los resultados esperados, lo primero es examinar cada gasto, no importa qué tan pequeño sea, y determinar qué puedes eliminar sin que signifique una disminución de los ingresos.

Realiza reportes sobre gastos e ingresos cada semana, y haz los ajustes necesarios. A la hora de tomar la tijera, considera áreas como:

Inventario. Identifica qué productos no se están vendiendo tanto y considera la posibilidad de descontinuarlos.
Proveedores. Para obtener descuentos, quizá sea una buena idea que te acerques a otros negocios para hacer compras conjuntas.
Energía. Busca formas para reducir el consumo de electricidad, como sensores o timers automáticos que apaguen la luz cuando el personal no esté.
Personal. A veces, es mejor tercerizar un servicio que incorporar una nueva persona al equipo de trabajo.
Artículos de oficina. Planifica estas compras y permanece atento a descuentos y promociones. Habla con tus empleados sobre la importancia de ahorrar en insumos como papel.
Viajes. Hoy, la tecnología nos permite estar en contacto con clientes y colaboradores a través de muchas herra-mientas, como las llamadas telefónicas vía Internet y las videoconferencias.

A la hora de revisar tus gastos, ten en cuenta el consejo de los empleados que llevan la operación diaria del negocio y que están más cerca del cliente. Un buen ejemplo es el Southwest Airlines, la aerolínea de bajo costo más exitosa del mundo. Durante la Guerra del Golfo, los precios del combustible se dispararon. Herb Kelleher, el CEO de la compañía en aquel momento, se comunicó directamente con los pilotos, para buscar maneras de disminuir el consumo de combustible sin afectar la seguridad y el nivel de servicio.

No lo olvides: si bien no todas las empresas pueden ofrecer una política de puertas abiertas para sus empleados, cada organización puede iniciar programas que les permitan sentirse escuchados y aportar ideas para mejorar la operación.

Gasto vs. Inversión

Cuando el negocio no da los resultados esperados, la primera reacción de muchos empresarios es recortar gastos. Y además, hay un cambio de mentalidad: todo lo que cuesta dinero es visto como un gasto.

El problema de instalarse en este tipo de razonamiento es que el negocio pasa de un modelo de crecimiento a uno de supervivencia. Y la empresa pierde toda posibilidad de expandirse.

Ante esta encrucijada, la clave está en entender la diferencia entre lo que es un gasto y lo que es una inversión en el negocio, es decir, en lo que en significará un ingreso futuro. De hecho, las empresas de mayor crecimiento son aquellas que siguen invirtiendo en aspectos esenciales para su estrategia, incluso en momentos difíciles.

¿Cuáles son las áreas que deben ser consideradas como una inversión? Según los especialistas, entre ellas figuran:
Imagen y mercadotecnia
Capacitación y desarrollo
Tecnología
Contrataciones
Local