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¿Dónde realizar tus reuniones de trabajo?

Si no tienes un espacio profesional para reunirte con clientes, socios o empleados Regus ofrece salas de juntas equipadas en distintas ubicaciones.
¿Dónde realizar tus reuniones de trabajo?
Crédito: Depositphotos.com
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Cuando un emprendedor recién inicia una empresa o controla un negocio desde su propia casa es probable que no cuente con un espacio para realizar juntas de negocios. Para la operación diaria puede que no sea del todo necesario, ¿pero qué pasa si necesita reunirse con un prospecto de cliente, un posible socio o un futuro proveedor?

Dependiendo de cuál sea el motivo de la junta, una cafetería o un restaurante podrían ofrecer las condiciones adecuadas para llevarla a cabo, debido a que algunos brindan Internet inalámbrico y un ambiente cómodo para conversar. Sin embargo, si ésta requiere de un lugar privado, profesional, sin distracciones y bien equipado (con, por ejemplo, una pantalla para mostrar una presentación o un pizarrón para hacer apuntes) definitivamente, una cafetería no es la mejor opción. 

Para resolver esta situación común entre los a emprendedores grandes compañías han instalado salas de juntas ejecutivas en numerosas ubicaciones, diseñadas especialmente para hacer negocios y tomar decisiones importantes. Tal es el caso de Regus, el proveedor de espacios de trabajo flexibles líder en el mundo. 

Regus tiene salas de reuniones en 550 ciudades de 95 países y ofrece diferentes opciones de espacios dependiendo del perfil de la reunión. Entre sus beneficios también se encuentran la amplia disponibilidad -incluso permite reservar en línea y con poca antelación, por lo que es ideal para juntas urgentes- y los módicos precios, los cuales varían de acuerdo al tiempo de uso, número de asistentes y tipo de espacio contratado. 

Además, las salas incluyen prestaciones gratuitas como Internet, rotafolios, pizarrón blanco, marcadores, agua, teléfono con altavoz, proyector, pantalla, plumas y libretas de notas, al igual que servicio de comida en caso de requerirlo.  



Para tener juntas productivas y eficaces, ya sea con tu equipo o con algún socio o cliente, te recomendamos considerar estos puntos:

Evita tener reuniones innecesarias
Las reuniones periódicas, es decir, las de “hay que reunirnos porque hoy toca” suelen ser las menos provechosas. Antes de programar una junta con algún colaborador o prospecto (cliente, socio, colega, entre otros), establece los objetivos que esperas conseguir de ella.

Esto te ayudará a elegir el mejor espacio para desarrollarla. Regus ofrece diferentes modalidades: Sala de juntas, ideal para tener reuniones formales o para causar una buena impresión; las salas tipo aula, para trabajo colaborativo; las salas Teatro, para presentaciones profesionales; las de Entrenamiento, que entregan un ambiente cómodo para motivar el aprendizaje del equipo, así como tecnología audio-visual; y las salas en forma de U, que promueven las discusiones abiertas.

Pero también puedes contratar salas de juntas convencionales, salas privadas y salas de video conferencia. 

Identifica quiénes deben asistir
Steve Jobs, el fundador de Apple, cuando estaba al mando de la compañía de la manzana tenía una filosofía muy estricta sobre la forma en la que debían desarrollarse las juntas, ya fuera con su equipo o con personas externas: a éstas sólo debían asistir las personas necesarias y que pudieran aportar algo de valor.  

Por eso, al agendar tus reuniones asegúrate que cada quien conozca su rol a la perfección y estén preparados para los temas que se van a abordar. Esto te evitará alquilar espacios demasiado grandes o por tiempo extra. Regus ofrece alquiler de salas a partir de una hora de uso hasta un día completo y tiene espacios para diferentes tamaños de grupos, de una a 20 personas (sentadas cómodamente), por lo que seguramente encontrarás una opción que se adapte a lo que estás buscando.

Escoge la mejor ubicación 
Para que una junta sea muy productiva, el tiempo de traslado de los asistentes debe ser el menor posible (de preferencia entre 20 y 30 minutos). Antes de elegir dónde realizar la próxima reunión pregúntales a los asistentes su posición de origen. Con este breve sondeo podrás definir cuál es la ubicación que mejor se adecúa a tus necesidades. 

En el caso de Regus, son más de 4,000 salas de reuniones distribuidas en 500 ciudades de 95 países las que tienen a disposición de los emprendedores. Además, éstas se localizan en ubicaciones estratégicas, que van desde reconocidos centros corporativos hasta áreas transitadas y de fácil acceso. Por ejemplo, en el caso de la Ciudad de México tiene oficinas en las calles de Reforma, Masaryk y Patriotismo. Esto te permitirá tener flexibilidad en tus juntas y cambiarlas de acuerdo al perfil de los asistentes. 

Elige bien los horarios
Otro de los puntos que debes considerar antes de programar una junta son los horarios. Aunque, claramente, éstos muchas veces dependen de la disponibilidad de la gente, existen horas más y otras menos productivas. De acuerdo a un estudio de LifeHacker, el mejor horario para reunirte con tu equipo o con prospectos son los martes en la tarde, mientras que los lunes en la mañana es lo menos recomendable. 

No obstante, si la finalidad de tu reunión es tomar una decisión importante u ofrecer algún entrenamiento o capacitación a tu personal, es mejor hacerlo por las mañanas debido a que las primeras horas laborales son las más productivas. La buena noticia es que los servicios de Regus están abiertos de 8:30 a.m. a 6:00 p.m., pero también se pueden rentar en otros horarios, incluidos los fines de semana, con precios especiales.

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