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Tips para realizar videoconferencias

Conoce el código de etiqueta que debes seguir para aprovechar al máximo este funcional canal de comunicación.
Tips para realizar videoconferencias
Crédito: Depositphotos.com
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Hacer videoconferencias es una modalidad que, poco a poco, han ido implementando numerosos emprendedores debido a los cuantiosos ahorros que ofrece y a la experiencia tan real que genera.

Pero a pesar de que es una tendencia en crecimiento dentro de los ambientes laborales, aún no estamos completamente acostumbrados a usarlas. Todavía no entendemos bien a dónde mirar ni cuándo hablar, al igual que otras “etiquetas de comportamiento” para aprovechar de la mejor manera esta funcional herramienta tecnológica.

Así que si estás decidido a reunirte con clientes, socios o aliados de manera “virtual”, debes prestar atención a estos consejos para tener una comunicación efectiva:

- Entiende cómo funciona. Las videoconferencias no son una combinación entre hablar por teléfono y tener contacto “cara a cara” con una persona. Es un canal completamente distinto, por lo que tiene sus propias reglas. Por ejemplo, ten presente que, aunque no estés hablando, la gente te está viendo por lo que siempre debes comportarte. 

- Aprende a dónde ver. Aunque en el contacto real es esencial ver al interlocutor directamente a los ojos, en videoconferencia debes considerar la “diferencia focal”. Cuando hables, debes ver a la cámara; cuando no, ve a la pantalla de tu computadora o dispositivo. 

- Evita el multitasking. Es muy notorio cuando alguien que está participando en una videoconferencia está haciendo varias cosas a la vez. Sus ojos se mueven de un lado a otro o suenan clics u hojas, lo cual resulta sumamente molesto. 

- Elige el espacio correcto. Una de las partes menos consideradas -pero más primordiales- de las videoconferencias es el lugar donde se llevará a cabo. Antes de iniciar el chat revisa a detalle el margen de visión que tendrá la cámara. No la realices en lugares transitados o con muchos objetos y elige bien cuáles estarán visibles (por ejemplo, si te interesa que los interlocutores vean algún trofeo, diploma, fotografía, etcétera). 

- Prueba la tecnología. Antes de iniciar una videoconferencia asegúrate que cuentas con una buena conexión a Internet, así como la versión actualizada del programa a utilizar.

Existen proveedores de sistemas de videoconferencias fijos, como Regus. Esta firma líder en espacios de trabajo flexible ofrece opciones de videoconferencias para crear reuniones rentables y profesionales a distancia. Regus cuenta también con la red más grande de salas de videoconferencia en el mundo y entrega soporte técnico completo, así como la última tecnología (video en alta definición e imágenes de tamaño real) para desarrollar videoconferencias con clientes importantes.



- Escoge un buen ángulo. Si lo haces en casa, no lo hagas en tu sofá y menos en tu cama. Además de que proyectarás una imagen poco profesional, tu cuerpo y tu cara se verán algo deforme en la cámara, lo que nunca será productivo. 

- Cuidado con tu imagen. Aunque no estés en contacto directo es muy importante que prestes atención a tu apariencia. Elige la vestimenta adecuada y asegúrate de cuidar mucho tu higiene y peinado. Evita usar rayas, ya sea en la camisa o el traje, puesto que éstas pueden distorsionar la imagen o incluso hasta marear al interlocutor.

- Cuida tu postura. No te sientes como si estuvieras en el sillón de tu casa, sino como si estuvieras en una reunión presente de negocios. Ponte derecho y acomoda los brazos sobre la mesa, haz que tus manos estén visibles y nunca las pases por encima de tu cabeza. 

- Presta atención a tu voz y lenguaje. Tu tono de voz debe ser un poco más alto de lo normal (¡pero no exageres!) y debes modular y articular a la perfección para que la otra persona(s) te escuche y entienda. Trata de no hacer chistes, debido a que está comprobado que las bromas por videochatting son 30 por ciento menos graciosas que en persona. 

- Evita actitudes contraproducentes. Al bostezar, jugar con plumas, fumar, comer o mascar chicle enviarás una señal de aburrimiento o ansiedad o incluso una falta de respeto.

- Descarga las apps. Para hacerlo desde un smartphone o tablet hay en el mercado programas y aplicaciones móviles como Fuze Meeting, WebEx, hangouts de Google+ y Skype. Úsalas para pláticas informales. 

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