Productividad

Cómo y por qué debes hacer emails de 5 oraciones

Guy Kawasaki comparte las claves de esta estrategia para ser más productivo y ahorrar tiempo.
Cómo y por qué debes hacer emails de 5 oraciones
Crédito: Depositphotos.com
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Eliminar información de los emails podría ayudarte a recuperar una buena parte de tu día de trabajo, aumentar tu productividad y mejorar tus posibilidades de obtener respuesta.

De acuerdo a un estudio publicado por McKinsey and Company, una firma de consultoría con sede en Nueva York, un empleado promedio usa cerca del 28% de su tiempo en el trabajo para escribir y enviar emails. “Menos de cinco oraciones es abrupto y descortés, mientras que más de cinco es una pérdida de tiempo”, dice Guy Kawasaki, emprendedor serial.

Como director de la firma de capital de riesgo Garage Technology Ventures, la bandeja de entrada de Kawasaki siempre está saturada, pero sus emails nunca tienen más de un párrafo. Te comparte cuatro técnicas para aplicar esta técnica con éxito:

1. Tu email debe responder cinco preguntas básicas
Cuando escribas un email, Kawasaki dice que éste debe proveer suficiente información como para responder a cinco preguntas: ¿Quién eres? ¿Qué quieres? ¿Por qué se lo pides a esa persona? ¿Por qué debería hacerlo? ¿Cuál es el siguiente paso?

“Esto es todo lo que una persona necesita saber para tomar una decisión”, dice Kawasaki.

2. Evita detalles excesivos para recibir una respuesta
Vuelve a leer tu email y elimina la información superflua antes de presionar el botón ‘Enviar’. La gente que siente una necesidad por contar su historia de vida por este medio cree que a fuerzas recibirá respuesta, afirma Guy. Pero es un hecho: más información no obligará al receptor a actuar.

“Los emails muy largos o no se leen o no se responden”, dice Kawasaki. “En este momento tengo 600 mails leídos en mi bandeja de entrada los cuales no he respondido”.

3. Los mails más cortos te ayudarán a mantenerte enfocado
Limitarte a cinco oraciones te fuerza a pensar de una forma más concisa, ayudándote a permanecer enfocado y ahorrar tiempo. Los correos electrónicos cortos también permiten que el receptor tome una decisión rápida sobre qué acción tomar, aumentando la posibilidad de responder.

4. Limita todo menos el agradecimiento
Kawasaki dice que no hay excepción a esta regla: “Cuando no quieres nada más del receptor sino que expresar tu agradecimiento y agrado hacia él, entonces llegarás cuan lejos quieras”.

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