Emprendedores

El arte de una buena ejecución

Las creadoras de La Esquina Azul, una boutique de moda en el DF, encontraron en la tecnología una aliada para controlar áreas clave.
El arte de una buena ejecución
Crédito: Depositphotos.com
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Puedes tener un negocio exitoso, el mejor concepto entre tu competencia y altas ventas; “pero si no controlas tus procesos, estás a un paso de caer en número rojos”, advierte Patricia Reynoso, socia fundadora y directora de Imagen Pública de La Esquina Azul, tienda de ropa especializada en prendas exclusivas.

A pesar de que las pequeñas y medianas empresas (Pymes) son el principal motor de la economía en México, ocho de cada 10 desaparecen antes de cumplir cinco años de operaciones. El motivo no es la falta de capital, sino la poca experiencia de los emprendedores para operar de manera eficiente un negocio. Patricia, junto con su socia y actual directora general Marcela Osorio, estuvo a punto de formar parte de la estadística.

Si ya eres dueño de un negocio y no tienes control sobre él, entonces te interesará saber cómo La Esquina Azul sobrevivió gracias a la profesionalización de sus operaciones. También toma en cuenta los consejos de Sylvia Perales, directora de operaciones de Expense Reduction Analysis (ERA), firma dedicada al recorte de gastos para empresas.

En 2005, Marcela y Patricia decidieron emprender mientras tomaban café en Pasaje Polanco, un pequeño centro comercial ubicado sobre la calle de Masaryk –una de las más exclusivas de la Ciudad de México–. Sin saber exactamente qué querían, preguntaron por un local en renta en esa plaza y al día siguiente dieron el depósito para, en abril de ese mismo año, inaugurar La Esquina Azul.

El primer día se agotó toda la mercancía que trajeron de Estados Unidos. Las emprendedoras habían dado en el clavo, pues lograron atraer inmediatamente la atención (y el dinero) de las consumidoras de la zona. Sin embargo, ahí comenzaron los problemas que, dos años más adelante, llevarían al negocio a operar con pérdidas.

“La realidad es que las empresas, aunque tienen los números, muchas veces desconocen en qué gastan y con qué regularidad lo hacen”, señala Sylvia Perales, de ERA. Luego de la exitosa inauguración de la tienda, Marcela y Patricia adquirieron e implementaron un software de origen español para planear sus inventarios y llevar la administración.

Para su sorpresa, el software no fue suficiente y la operación del día a día del negocio se contaminó de irregularidades. Viajes relámpago a Nueva York para comprar mercancía, viáticos excesivos que se iban en comidas y fiestas, robo de prendas por parte de las vendedoras y una inversión de hasta 10 minutos por cada factura entregada al cliente se volvieron una constante. En un punto tuvimos que aceptar que no operábamos nuestro negocio de manera profesional”, recuerda Marcela.

Identifica los gastos innecesarios

Las fundadoras de La Esquina Azul tuvieron que cuestionarse si la manera en la que reinvertían sus ingresos era la correcta, y así descubrieron que gastaban casi todo ese recurso en cosas que no aportaban valor al negocio. “Lo primero que debe hacer una empresa es desmenuzar sus gastos y agruparlos por categorías. Entre más específicas sean, mayor será la visión que se tendrá de cuánto, cómo y cuándo se gasta”, explica Perales.

Empaques costosos, telefonía fija y luz son de los gastos que suelen pasar inadvertidos por los dueños de negocios y que representan una fuerte pérdida. A decir de la directiva de ERA, una buena manera de descubrir en qué se te van tus ingresos es identificar cuáles son los productos y servicios que pagas, pero que al final ni mejoran ni alteran la calidad de tu oferta.

Otra fuga de capital se da generalmente a través de la “caja chica”, pues está comprobado que es el medio para costear aquellas compras que se olvidó contemplar en el presupuesto o que no tienen justificación. “Si sumas todos esos gastos que crees insignificantes verás que, del total de tu gasto anual, podrían representar hasta el 14%”, afirma la especialista.

Para 2007, las emprendedoras lograron recortar gastos y alcanzaron la profesionalización operativa gracias a la implementación de un nuevo software, esta vez de origen nacional. Estos cambios en los procesos les permitió llevar un control estricto de los gastos, sistematizar la administración del inventario y contabilizar las notas de remisión para darle continuidad a la entrada y salida de mercancía en manos de las vendedoras.

Alineación de procesos

En dos años, La Esquina Azul pudo replicar su modelo de negocio y abrir una segunda tienda en El Pedregal –una zona también de alto poder adquisitivo de la capital del país–. “Con la profesionalización disminuimos el robo de prendas, pudimos calcular la frecuencia con la que debemos viajar para comprar mercancía y, de esta manera, responder a una rotación semanal de hasta el 70% de inventario”, asegura Marcela.

Alinear los procesos permitió a las emprendedoras delegar responsabilidades a sus empleadas para dedicarse a las relaciones públicas. Asimismo, ahora tienen tiempo para hacerse publicidad a través de las redes sociales: “en Facebook presentamos las nuevas colecciones e informamos a nuestra comunidad de 1,280 amigos acerca de los modelos y tallas”, señala Patricia.

“Si te enfocas en tus procesos y en tus números, y aprendes a interpretarlos, puedes lograr hasta un 20% de ahorro en gastos”, dice Sylvia Perales, de ERA. “Lo más importante es que ese ahorro irá directo a tus utilidades”, concluye.

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