Plan de Negocios

10 tips para reducir tus costos de envío

Convierte este gasto en una inversión eficiente para así mejorar tu operación diaria y dar un mejor servicio de entrega a tus clientes.
10 tips para reducir tus costos de envío
Crédito: Depositphotos.com

Enviar mercancía es una de las operaciones más complicadas para toda compañía. La falta de planificación puede resultar en el pago de elevados costos, así como la pérdida de ventas si el negocio no está en condiciones de proporcionar una entrega bajo los requerimientos de los clientes. El problema se agudiza cuando una empresa no realiza envíos a menudo y no se puede permitir el lujo de contratar a un proveedor de logística para la gestión de sus servicios de transporte.

De hecho, los gastos de envío representan una de las mayores fugas de recursos económicos para muchas Pymes, y éstos afectan directamente a su rentabilidad. “Cada peso que ahorras en transporte se traduce en una mejora equivalente en el rendimiento financiero”, dice Don Anderson, vicepresidente de servicios de transporte de Tompkins Associates, una firma de consultoría en suministro y distribución de las operaciones que trabaja con empresas pequeñas.

Así que para contrarrestar esta carga en tu presupuesto y mejorar la eficiencia en el manejo de los recursos de tu negocio, toma nota de estos 10 consejos que proponen los expertos.

1. Encuentra la mejor opción. Antes de elegir a un proveedor de servicio de envío –como FedEx, DHL, Estafeta o UPS, entre otros– reúnete con su especialista en Pymes para encontrar una solución adecuada a tu negocio. Según Anderson, las compañías que no hacen una correcta selección de proveedor pueden llegar a gastar hasta un 40% más de lo proyectado.

2 . Negocia tarifas más competitivas. Normalmente las compañías de envío manejan tarifas en función del volumen: cuanto mayor sea, menor será la tasa. Sin embargo, “las pequeñas empresas a menudo no se dan cuenta de que también tienen poder de negociación”, asegura Jack Mitchell, presidente de PANCGroup, una firma de consultoría. Por ejemplo, a la hora de negociar, un factor clave es cuánto te puedes ahorrar mediante el uso de los servicios de tierra en comparación con los aéreos. Esto para casos que no sean urgentes.

3. Ojo con los empaques que utilizas. Y la razón es simple: si usas tu propio embalaje, es probable que existan cuotas adicionales cuando la caja supera las normas establecidas por la compañía de envío. También es recomendable utilizar una báscula para pesar tus paquetes y asegurarte de que el peso pagado sea el correcto.

4 . Contempla un proveedor local. Este tipo de proveedores (más pequeños) suelen ofrecer servicios similares a los de grandes firmas y a veces a un costo más reducido. No obstante, toma en cuenta que en ocasiones sus redes de distribución también son limitadas.

5. Utiliza guías. Se trata de un servicio prepagado que se compra al mayoreo. Suele ser más barato que realizar el envío directamente en la sucursal y, sobre todo, resulta conveniente si lo usas de forma constante. Existen distintos proveedores que tienen contratos de consumo de guías y venden el excedente que no necesitan a precios económicos. Recuerda verificar que sea un servicio confiable porque existen muchos fraudes en este sentido.

6. Define las reglas. Siempre ten claro en qué ocasiones tu cliente va a pagar por el envío, y cuándo lo vas a cubrir tú. “Por ejemplo, tu compañía puede absorber el costo cuando se trata de un servicio de tres días o más, mientras que si el consumidor requiere un envío premium al día siguiente, éste será pagado en su totalidad por él”, explica Anderson. Una vez que tengas las políticas claras, comunícalas a todo tu equipo para que estén al tanto.

7. Conoce todos los cargos. Antes de presupuestar el costo que implicará el servicio de envío para tu negocio, es importante que también calcules todos los cargos adicionales que pueden llegar a surgir. Algunos proveedores cobran una cuota extra por entregar el paquete firmado por el destinatario, otros tienen una cuota mayor si los envíos se realizan en fin de semana. Asegúrate de incluir todos estos costos adicionales en tus cuentas, pues al final irán en detrimento de tus utilidades.

8. Considera servicios todo incluido. Aunque este tipo de proveedores requieren cierto volumen de envíos, pueden solucionar muchos de tus problemas de logística. Por ejemplo, hay algunos servicios integrales que se dedican a conseguir la mejor opción para ti según tus necesidades: desde el almacén y la distribución hasta los servicios como etiquetado y preparación de pedidos antes de llegar al cliente final.

9. Pregunta por los descuentos. Investiga si existe alguna asociación o cámara de tu industria que tenga un acuerdo con una compañía de envíos que ofrezca descuentos para sus miembros. Si es así, te conviene unirte a este gremio para juntos no sólo obtener mejores precios, sino también pueden llegar a compartir experiencias y buenas prácticas.

10. Mantén todo en orden. Lleva un registro claro del servicio que estás recibiendo, es decir, el tabulador de precios, horarios de entrega y base del costo por distancia. Al hacerlo, tienes más herramientas para comparar la calidad y efectividad del proveedor que hayas elegido a través del tiempo, además de que contarás con más argumentos para negociar con otro si decides cambiarte.