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Gana organizando eventos corporativos

México ocupa el lugar 23 en la organización de eventos a nivel mundial, lo que genera 6,200 mdd al año. ¡Súmate a esta tendencia!
Gana organizando eventos corporativos
Crédito: Depositphotos.com
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La organización de eventos corporativos, lanzamientos de productos, activación de marcas, conferencias, foros, expos, convenciones y eventos masivos, representa una oportunidad de negocio para retar la creatividad e innovación y, al mismo tiempo, crear empleos y generar una fuente de ingresos generosa.
Se trata de un giro que exige capacitación constante, aptitudes para trabajar bajo presión, fuerte orientación de servicio al cliente, ingenio y conocimiento de una industria que lo mismo atiende a empresas y corporativos, que a universidades e instituciones de gobierno.

Los servicios que puedes ofrecer van desde la escenografía, audio y video, proyección, láser y mapping –proyección 3D para modificar superficies como paredes o techos–, hasta efectos especiales, animación 3D, iluminación, stands y mobiliario. Lo importante es contar con una carta de servicios innovadores que garanticen al cliente puntualidad, profesionalismo y seguridad para la realización de su evento.

Sector en crecimiento

Abrir una agencia productora de eventos tiene múltiples oportunidades de colocarse en el mercado, no sólo entre corporativos y MiPymes, sino incluso entre sectores en desarrollo o comunidades en busca de foros para dialogar.

De hecho, México ocupa el lugar 23 en la organización de eventos de carácter mundial en el ranking de la Asociación Internacional de Congresos, con un total de 163 reuniones al año. Además, la Ciudad de México es la quinta ciudad más elegida en Latinoamérica para realizar eventos internacionales, sólo después de Buenos Aires, Río de Janeiro, Sao Paulo y Santiago de Chile.

Según ese mismo listado, los organizadores internacionales también tienen bajo la lupa las ciudades de Cancún, Guadalajara, Playa del Carmen, Puerto Vallarta, Mérida, Monterrey y Puebla, donde no sólo hay recintos de clase mundial para la organización de todo tipo de eventos, sino una plataforma turística.

Existe un mercado doméstico que también tiene su encanto, con un registro de 197,400 reuniones realizadas en 2010 en alguno de los 70 recintos feriales del país, según un estudio encargado por la Secretaría de Turismo (Sectur) al Centro de Estudios Superiores en Turismo (Cestur) y a la Asociación Mexicana de Recintos Feriales (Ameref). Se trata de una industria en constante crecimiento que, a decir de la Secretaría de Turismo (Sectur), genera ganancias por US$6,200 millones anuales y aporta más de 151,000 empleos.

¿Qué industrias son las que organizan más eventos? Farmacéutica, automotriz y de consumo, aunque también hay interesantes oportunidades en el nicho corporativo, educativo, religioso, e incluso en el sector gobierno. Otro sector que crece de forma constante, es la organización de expos y ferias, donde empresas como Grupo Garsof, han encontrado un área de oportunidad.

“Hay que buscar nichos de mercado que no hayan sido explorados, o ubicaciones geográficas distintas para no saturar el mercado. La industria de las exposiciones ha tenido un crecimiento exponencial en los últimos años lo que ha generado mayor competencia, situación que es buena salvo porque se satura al mercado”, dice Luis Garza, director administrativo de dicha firma organizadora de la expo Bichos y Mascotas y World Innovation Expo.

Como puedes observar, hay un inmenso mercado para ofrecer servicios de organización de eventos. Lo importante es identificar un segmento y, a partir de ello, desarrollar un producto diferenciado que satisfaga las necesidades del consumidor.

¿Tienes el perfil?

Para echar a andar una agencia organizadora de eventos corporativos se requiere un perfil muy definido de emprendedor, pues con frecuencia, hay que laborar largas jornadas bajo fuerte presión.“Hace falta mucha pasión y compromiso. Aquí no te puedes equivocar; tienes que ser puntual y cumplir a toda costa. Esto va a generar una buena reputación, relaciones de largo plazo con tus clientes y que tus pagos salgan en tiempo y forma”, dice León Pallares, director general de LM Audiovisual.

El empresario, cuya compañía se especializa en servicios de animación 3D, audio, branding, circuito cerrado, concepto creativo, diseño, láser, mapping, pirotecnia, watch­out –proyección 3D a gran escala sobre monumentos o edificios–, stands, estructura, escenografía, producción y videoproducción para presentaciones, convenciones, congresos, reuniones plenarias, lanzamientos de producto, pabellones y stands, dice que la clave del éxito está en buscar que las cosas salgan lo más perfectas que sea posible, excediendo siempre las expectativas de los clientes.

“Aunque seas una empresa chiquita que trabajas desde casa, con una computadora, si no tienes clara tu visión de quién eres y a dónde vas, estás perdido. En nuestro caso, no queremos ser la productora audiovisual más grande, pero sí la mejor alternativa para nuestros clientes, generando confianza a través de nuestro compromiso, pasión, responsabilidad, puntualidad e innovación”, agrega Pallares, cuya empresa tiene más de 20 años en el mercado.

Si cumples con estos requisitos y además tienes un capital para invertir, el gusto por la tecnología y la innovación, con un poco de creatividad, podrán redituar en éxitos comerciales. Pero además, tienes que estar preparado para dirigir equipos, trabajar bajo presión, hacer muchas relaciones públicas, y finalmente, capacitarte en mercadotecnia y publicidad.

Los primeros pasos

Los eventos de carácter corporativo ofrecen opciones de negocio para los nuevos emprendedores. Su objetivo es comunicar mensajes clave a diferentes audiencias (consumidores, proveedores, colaboradores o iguales).

Las agencias especializadas en cubrir esta necesidad suelen ofrecer un portafolio de servicios que resuelven desde audio, video, iluminación, mobiliario, decoración, stands, escenario, fotografía, display, diseño gráfico, hasta shows y performances completamente armados. Es una especie de todo en uno.
A menos que tengas un gran capital, es complicado comenzar tu agencia con todos los servicios. Lo natural en este sector es primero especializarte en otorgar un servicio e incorporar nuevos productos a medida que crece la empresa. Por ejemplo, puedes arrancar con el audio y video, agregar posteriormente la iluminación y después añadir estructura, escenario y mobiliario. En una tercera fase, es factible agregar servicios más especializados como el mapping o incluso la presentación de shows en vivo.

También puedes contemplar los servicios que ofrece Grandi Piaceri, una pequeña empresa organizadora de eventos, que lo mismo ofrece planeación, diseño, logística, desarrollo, coordinación y ejecución de eventos; que búsqueda de recintos, coordinación y aprovisionamiento de alimentos y bebidas, y contratación y coordinación de personal para servicio de eventos.

“El mercado es amplísimo al igual que la competencia, aunque la realidad es que siempre hay eventos por realizar”, dice Natalia Velarde, directora de Eventos y Wedding Planner en Grandi Piaceri, enfocada a la organización de eventos corporativos y sociales.

“El perfil del consumidor suele ser de mujeres y hombres de entre 25 y 50 años; personas que les interesa que sus eventos estén en manos de expertos”. Al mismo tiempo –y por tratarse de eventos corporativos–, estos consumidores suelen ser gerentes de mercadotecnia, encargados de marca o personal de Recursos Humanos.

¿Cuáles son las plazas donde tienen más proyección estas agencias? Prácticamente todo México, aunque por cuestiones de infraestructura y ubicación las sedes más solicitadas son las grandes urbes, como Ciudad de México, donde destacan el World Trade Center, Centro Banamex, Expo Bancomer Santa Fe y Expo Reforma Canaco; Guanajuato, donde se encuentra Poliforum León e Inforum; Jalisco, con Expo Guadalajara; y Monterrey, donde están Cintermex y Centro Convex. Últimamente han repuntado los destinos de playa, como Mérida y el resto del sureste mexicano.

Hay otros sitios que se prestan para la organización de eventos, tales como galerías, universidades, explanadas públicas y museos, amén de los tradicionales salones de hoteles.

“Hay mucha competencia poco profesional, ya que muchas personas creen que una agencia es un negocio fácil y deciden hacerlo con una oferta de precios bajos, sin calidad en el servicio”, agrega Ernesto Rodríguez, presidente de Criteria, Marketing & Design, empresa especializada en mercadotecnia directa, experiential marketing, campañas de promoción y lanzamientos, así como eventos corporativos.

“Desafortunadamente, los corporativos tienen que pasar por análisis del departamento de compras, en donde sólo se evalúa precio y no calidad del servicio”, comenta.

Infraestructura básica

Sin embargo, para mantener un estándar de calidad y disminuir costos de renta de mobiliario y tecnología, debes de contar con tu propia infraestructura. El equipo básico para emprender en una agencia productora de eventos, depende de los servicios que deseas ofertar.

Por ejemplo, LM Audiovisual tiene más de 25 toneladas de equipo, 30 proyectores, 75 bocinas, 10 kilómetros de cableado y puede atender hasta tres eventos magnos de manera simultánea. A la par, tiene capacidad para fabricar mobiliario a medida de las necesidades de cada cliente, por lo que en bodega cuenta con maderas e insumos necesarios.

Lo anterior le ha valido ganar cuentas como General Electric, uno de sus clientes más importantes y recurrentes; o Banamex, con quien lleva 17 años trabajando, e incluso Comex, con quien suma 10; además de trabajos para marcas como Liverpool, Prudential, Gobierno del Estado de Veracruz, Sandoz y Pepsico, entre otros.

“Preferimos trabajar con cuentas. Somos muy meticulosos con la planificación, por lo que generalmente no organizamos eventos con menos de tres meses de anticipación. Esto ayuda a entregar mejores ideas, a prever cada detalle y a entregar un resultado final que deje totalmente satisfecho al cliente”, dice León Pallares, de LM Audiovisual.

Puedes empezar con menos equipo. La clave está en proyectar el tipo de servicio, el número de eventos y el aforo de cada uno de ellos. Por ejemplo, si vas a empezar con servicio de audio, video e iluminación, puedes arrancar con cuatro proyectores, cuatro CD Players, dos mezcladoras y ocho bocinas. También deberás contar con equipo de iluminación y, por supuesto un vehículo utilitario.

Poco a poco, puedes integrar más servicios, como la renta de escenarios, mobiliario tipo lounge, estructuras y stands. Cuando esto ocurra, contempla la posibilidad de comprar un camión de al menos 3.5 toneladas de capacidad y aumentar la flotilla conforme crezca la empresa.

“En nuestro caso viajamos constantemente a Estados Unidos a ferias especializadas para conocer lo más nuevo en tecnología para nuestro negocio. La idea es tener lo más novedoso antes de que el cliente lo pida y creo que ha sido un factor diferenciador”, agrega León Pallares Jr.

Si recurres a proveedores locales, cuida los detalles de la garantía, servicio y refacciones. Un aspecto que no debes pasar por alto, es el tema del mantenimiento del equipo. Recuerda que es tu principal activo y que sin él, simplemente no puedes trabajar. Así que también tienes que contemplar en tus costos y gastos las depreciaciones del equipo, para renovarlo cada cierto período.

Asegúrate de capacitar al personal en su utilización y no olvides dar mantenimiento preventivo y correctivo de manera periódica. “Hay que tener un seguro de equipo y contratar seguro de responsabilidad civil. Esto evita problemas, considerando que el equipo es un activo importante y que siempre existe el riesgo de que alguien sufra un accidente durante el montaje”, agrega  Álvaro Campos, director general de De Dealer, firma especializada en comunicación gráfica, marketing de guerrilla, hardselling promotion, experiencias de marca y relaciones públicas.

Finalmente, no te olvides de montar una oficina para recibir a tus clientes. Procura que esté en una zona céntrica de la Ciudad, cerca
de corporativos.

Se buscan clientes

A León Pallares le ha funcionado el tradicional método ‘de boca en boca’, pues goza de una excelente reputación en el medio que, incluso, le ha abierto las puertas para trabajar con el gobierno estatal y federal.

“El negocio comenzó muy pequeño. Poco a poco me fui especializando en temas de audio y video y comencé a anunciarme en revistas de negocios. Así empezaron a llegar mis primeros clientes”, recuerda. No obstante, si vas iniciando deberás planificar una estrategia de mercadotecnia y publicidad para llevar tus servicios al público objetivo.

Una recomendación es anunciarte en aquellos medios que suelen leer tus audiencias, como revistas y diarios de negocios, economía o finanzas; también funcionan los medios especializados por industria o sector. Una página Web de altos vuelos siempre será un punto a destacar. Incluye tu visión, misión y valores, así como carta de servicios con su respectiva definición, fotos de eventos producidos y, si es posible, un demo reel que demuestre tu capacidad creativa y de producción.

Tendrás que armar una cartera de clientes, para lo cual se recomienda apuntar hacia una industria o sector. ¿A quién debes contactar? Es obligado a directores del área de Mercadotecnia y, si es posible, a encargados de compras; y nunca está de más conocer al responsable de áreas críticas como Recursos Humanos y Finanzas.

Ten presente que a nivel corporativo en más de una ocasión deberás concursar por un proyecto, así que más vale que prepares un buen speech y una presentación profesional, y por supuesto, piensa que si prometes algo, debes cumplirlo a cabalidad y con honestidad. “Una vez que tienes el cliente, viene un proceso complejo y creativo. El cliente manda un brief diciendo qué es lo que quiere, pero el tema es aterrizar la idea con productores, creativos y diseño”, agrega Álvaro Campos, de De Dealer.

Definido el proyecto, se aconseja elaborar un contrato que incluya especificaciones del evento (fecha, hora, duración, lugar), tiempos requeridos para montaje, descripción de cada servicio, mobiliario entregado, formas de pago y, por supuesto, sanciones por incumplimiento y/o recisión de contrato por ambas partes.
Recuerda que muchos clientes suelen financiarse con sus proveedores, por lo que es importante que tengas capital de trabajo para aguantar algunas semanas antes de que caiga el tan ansiado cheque. No olvides que en caso de vender tus servicios al gobierno, la espera puede extenderse hasta 90 días.

Equipo de 10

Una agencia productora de eventos requiere una base de recursos humanos conformada por asistentes generales, creativos, diseñadores y técnicos operadores de audio, video e iluminación; así como expertos en mercadotecnia y publicidad.

El número de empleados depende de tu cartera de servicios, pero en general se recomienda tener una base fija y otra flotante. LM Producciones tiene 20 empleados de planta y, de acuerdo con el proyecto, la plantilla puede crecer a 80; mientras de De Dealer tiene 32 colaboradores fijos y capacidad para contratar outsorcing.

Hay empresas más pequeñas que laboran con cuatro o cinco empleados, pero cuya capacidad de respuesta se restringe a uno o dos eventos pequeños a la vez. En cambio, las agencias más grandes pueden atender foros para 3,000 personas o más.

Para encontrar al capital humano puedes anunciarte en bolsas de trabajo de escuelas técnicas de producción audiovisual. También utiliza aquellas que están en Internet. Asegúrate de que tus colaboradores tengan experiencia en el giro y estén conscientes de que las jornadas de trabajo no son precisamente de ocho horas.

Por lo anterior, los sueldos suelen ser más elevados que los de un empleo tradicional. Así, mientras un ayudante general en una empresa bien consolidada puede percibir hasta $600 por día, un técnico ronda los $1,000. Son muchos gastos. Se necesita un fuerte capital inicial y resolver gastos fijos de alrededor de $500,000 mensuales para pago de renta, nómina, papelería, mantenimiento, bodega, gasolina, etcétera.

Respecto al margen de utilidad, los empresarios del ramo coinciden que depende del tipo de servicio ofrecido, pero por regla general ronda el 30%, lo cual puede variar según la administración del negocio. “Como en cualquier otra empresa se debe tener un acta constitutiva y alta en Hacienda, así como contar con el registro obrero patronal en el IMSS, permisos y licencias de uso de suelo, seguro de responsabilidad civil, etcétera. En general estos trámites deben tener un costo aproximado de $30,000 y se pueden realizar en un par de meses”, comenta Ernesto Rodríguez, presidente de Criteria, Marketing & Design.

Finalmente, considera que una agencia productora de eventos vende experiencias, por lo que no escatimes esfuerzos para ofrecer el nivel de servicio que los clientes esperan. Toma en cuenta que organizar eventos a granel puede generar dinero rápido, pero puede tener un impacto negativo en la creatividad y en los resultados, lo que disminuye la posibilidad de que vuelvan a contratarte.