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Disminuye interrupciones y sé más productivo

Si quieres evitar desconcentrarte, no respondas a todas las llamadas y mensajes. Es vital que te des tiempo y definas prioridades.
Disminuye interrupciones y sé más productivo
Crédito: Depositphotos.com
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Si esperas incrementar tu productividad, toma nota de estas cinco técnicas de ‘defensa de tiempo’ para lograrlo:

1. Piérdete
Tu primera táctica: sé inaccesible. Algunos emprendedores piensan que deben establecer un ejemplo de liderazgo siendo la primera y última persona de la oficina, la que prende y apaga las luces todos los días. Pero el liderazgo no se trata únicamente de trabajar más que los demás.

Aprendí viajando que mi equipo funcionaba igual de bien estando yo ahí que siendo un líder a distancia. Cuando estaba en el camino o era inaccesible, hacían cerca del 80 por ciento solos, casi todo a la perfección. Y me preguntaban por el otro 20 por ciento de manera rápida y efectiva.

Como eso funcionaba correctamente, dejé de ir tan seguido como antes a la oficina. Cuando estaba en la ciudad, trabajaba desde mi casa sin interrupciones. Y docenas de clientes han imitado mi práctica y se han sorprendido de lo productivos que se han convertido.

Si estarás en tu oficina con el resto de tu equipo, es importante que de vez en cuando tengas privacidad. Necesitas tener momentos en los que todos sepan (o porque la puerta está cerrada o porque pusiste una luz roja, o lo que sea) que no te pueden interrumpir.

2. No contestes el teléfono
El teléfono puede ser el peor enemigo de la productividad. Muchas personas creen que siempre deben contestar; pero casi nada ocurre que no pueda esperar una hora o dos.
 
Nadie debe estar completamente abierto a las llamadas. Si tomas todas las llamadas, constantemente te interrumpes y detienes una tarea de prioridad por algo o alguien que no sabes cuál será su prioridad. Estás cambiando el control de tu día por lo desconocido. Y al final de la jornada te sentirás agotado pero notarás que no terminaste todos los pendientes que deseabas.

Si apostarás por esta estrategia, necesitas contar con un buen sistema. Si tienes una secretaria o recepcionista mejor; si no, usa tu buzón de voz. Dale a tu recepcionista una lista actualizada de las personas VIP de quienes tomarás las llamadas urgentemente o se las devolverás en el corto plazo. Esto te evitará perder las llamadas que quieres responder.

3. Da un descanso a los emails, textos y faxes
¿Cuál es el propósito de estas cosas (fax, email, mensajes de texto, celular)? Podrías pensar que es hacerte más accesible para otros de una manera más fácil, rápida y barata. Pero no siempre lo es. El único propósito que deberían tener es mejorar tu productividad y por tanto, aumentar tu ingreso.

Si capacitas a tus clientes, asociados, empleados y vendedores a comunicarse contigo no más frecuentemente que las delimitadas al día o a la semana, con la expectativa de recibir una respuesta tardía, aumentarás tu productividad. Hacerlo elimina las llamadas no urgentes, te permite obtener la información más organizada y te ayuda a resolver asuntos a tu ritmo, según tu orden de prioridades.

Al menos, prohíbe los mensajes de texto; es la peor distracción. Cuando te envían un mensaje ‘urgente’ y no lo ves hasta que sales de la reunión, llega tu vuelo o conectas tu celular, te genera preocupación y estrés.

4. Establece temporizadores
Casi todas mis llamadas tienen una hora de inicio y de final. Si recibes una llamada y decides atenderla, es buena idea establecer un tiempo de finalización. Por ejemplo, digo: “Juan, tengo una videollamada en 15 minutos, pero quería atender tu llamada. Espero que sea suficiente para la discusión”.

Asimismo, si alguien te visita y decides atenderlo, es recomendable fijar una hora de salida. Por ejemplo, diciendo: “Andrés, últimamente se me dificulta atender en persona. Sólo tenemos 30 minutos porque tengo que atender unos asuntos. ¿Te parece bien?”

Quizá no te ganes el premio al más social, pero sí tendrás conversaciones y reuniones más cortas y productivas. Generalmente, las personas que te buscan aprenderán a hacer citas o al menos a prepararse para ser más eficientes cuando te llamen.

5. Demuestra que estás ocupado
Las personas ocupadas reciben menos interrupciones que las no ocupadas. Al igual que los ladrones buscan a las víctimas más fáciles y seguras, aquellos que roban tiempo interrumpiendo a los demás, también tienden a cruzar la oficina buscando la mejor oportunidad y al target más fácil. Si estás en tu oficina sentado en tu escritorio, pareciendo relajado, tú serás la víctima. Así que cuando los demás te vean, asegúrate de lucir ocupado.