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Disminuye interrupciones y sé más productivo

Si quieres evitar desconcentrarte, no respondas a todas las llamadas y mensajes. Es vital que te des tiempo y definas prioridades.
Disminuye interrupciones y sé más productivo
Crédito: Depositphotos.com
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Si esperas incrementar tu productividad, toma nota de estas cinco técnicas de ‘defensa de tiempo’ para lograrlo:

1. Piérdete
Tu primera táctica: sé inaccesible. Algunos emprendedores piensan que deben establecer un ejemplo de liderazgo siendo la primera y última persona de la oficina, la que prende y apaga las luces todos los días. Pero el liderazgo no se trata únicamente de trabajar más que los demás.

Aprendí viajando que mi equipo funcionaba igual de bien estando yo ahí que siendo un líder a distancia. Cuando estaba en el camino o era inaccesible, hacían cerca del 80 por ciento solos, casi todo a la perfección. Y me preguntaban por el otro 20 por ciento de manera rápida y efectiva.

Como eso funcionaba correctamente, dejé de ir tan seguido como antes a la oficina. Cuando estaba en la ciudad, trabajaba desde mi casa sin interrupciones. Y docenas de clientes han imitado mi práctica y se han sorprendido de lo productivos que se han convertido.

Si estarás en tu oficina con el resto de tu equipo, es importante que de vez en cuando tengas privacidad. Necesitas tener momentos en los que todos sepan (o porque la puerta está cerrada o porque pusiste una luz roja, o lo que sea) que no te pueden interrumpir.

2. No contestes el teléfono
El teléfono puede ser el peor enemigo de la productividad. Muchas personas creen que siempre deben contestar; pero casi nada ocurre que no pueda esperar una hora o dos.
 
Nadie debe estar completamente abierto a las llamadas. Si tomas todas las llamadas, constantemente te interrumpes y detienes una tarea de prioridad por algo o alguien que no sabes cuál será su prioridad. Estás cambiando el control de tu día por lo desconocido. Y al final de la jornada te sentirás agotado pero notarás que no terminaste todos los pendientes que deseabas.

Si apostarás por esta estrategia, necesitas contar con un buen sistema. Si tienes una secretaria o recepcionista mejor; si no, usa tu buzón de voz. Dale a tu recepcionista una lista actualizada de las personas VIP de quienes tomarás las llamadas urgentemente o se las devolverás en el corto plazo. Esto te evitará perder las llamadas que quieres responder.

3. Da un descanso a los emails, textos y faxes
¿Cuál es el propósito de estas cosas (fax, email, mensajes de texto, celular)? Podrías pensar que es hacerte más accesible para otros de una manera más fácil, rápida y barata. Pero no siempre lo es. El único propósito que deberían tener es mejorar tu productividad y por tanto, aumentar tu ingreso.

Si capacitas a tus clientes, asociados, empleados y vendedores a comunicarse contigo no más frecuentemente que las delimitadas al día o a la semana, con la expectativa de recibir una respuesta tardía, aumentarás tu productividad. Hacerlo elimina las llamadas no urgentes, te permite obtener la información más organizada y te ayuda a resolver asuntos a tu ritmo, según tu orden de prioridades.

Al menos, prohíbe los mensajes de texto; es la peor distracción. Cuando te envían un mensaje ‘urgente’ y no lo ves hasta que sales de la reunión, llega tu vuelo o conectas tu celular, te genera preocupación y estrés.

4. Establece temporizadores
Casi todas mis llamadas tienen una hora de inicio y de final. Si recibes una llamada y decides atenderla, es buena idea establecer un tiempo de finalización. Por ejemplo, digo: “Juan, tengo una videollamada en 15 minutos, pero quería atender tu llamada. Espero que sea suficiente para la discusión”.

Asimismo, si alguien te visita y decides atenderlo, es recomendable fijar una hora de salida. Por ejemplo, diciendo: “Andrés, últimamente se me dificulta atender en persona. Sólo tenemos 30 minutos porque tengo que atender unos asuntos. ¿Te parece bien?”

Quizá no te ganes el premio al más social, pero sí tendrás conversaciones y reuniones más cortas y productivas. Generalmente, las personas que te buscan aprenderán a hacer citas o al menos a prepararse para ser más eficientes cuando te llamen.

5. Demuestra que estás ocupado
Las personas ocupadas reciben menos interrupciones que las no ocupadas. Al igual que los ladrones buscan a las víctimas más fáciles y seguras, aquellos que roban tiempo interrumpiendo a los demás, también tienden a cruzar la oficina buscando la mejor oportunidad y al target más fácil. Si estás en tu oficina sentado en tu escritorio, pareciendo relajado, tú serás la víctima. Así que cuando los demás te vean, asegúrate de lucir ocupado.

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La startup chilena que lleva los idiomas a las cafeterías llegó a México

Poliglota

Hace 10 años, en 2009, José Sánchez y Carlos Aravena, en ese entonces alumnos de la Universidad Católica de Chile, decidieron crear un nuevo modelo educativo para la enseñanza y aprendizaje de idiomas, proyecto al que más tarde se sumaría Nicolás Fuenzalida. Y es que, durante años, intentaron aprender inglés a través del método tradicional: en una escuela de idiomas, con el clásico método de memorización, materiales que no se actualizan constantemente y los típicos exámenes en papel, pero nunca fueron capaces de lograr una conversación fluida.

Tras 5 años de desarrollo y perfeccionamiento, estos 3 emprendedores finalmente lograron su cometido: crear un método innovador de enseñanza de idiomas y levantar recursos por un monto de 300,000 dólares de un Fondo de Inversión suizo para lanzar al mercado chileno su startup, a la que llamaron Poliglota.

Fue tal el éxito de Poliglota en Chile que al poco tiempo vino la internacionalización. En 2018, la compañía arribó a México, uno de los mercados más importantes en Latinoamérica, debido a su vecindad con Estados Unidos, que es su principal socio comercial; y más tarde llegaron a Perú. El próximo año, Aravena y sus socios tienen pensado abrir operaciones en Brasil, el gigante de la región; así como consolidar su presencia en México, país donde solo el 5% de su población habla fluidamente el idioma inglés, aunque dicho porcentaje es más alto que el de Latinoamérica, que es de solo 2%.

Poliglota

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Para ello, la startup chilena pretende levantar, en el segundo semestre del año, entre 3 y 5 millones de dólares (mdd) de Fondos de Inversión de México, Chile y Miami. 

“Esta segunda ronda para levantar recursos se abrió en agosto pasado y se cierra en enero de 2020. Hemos decidido abrir las puertas de Poliglota a inversionistas de Fondos de Inversión que quieran sumarse para continuar con nuestra expansión en Chile y México, donde nuestra metodología ha tenido una alta demanda; queremos ser más agresivos en estos mercados y también abrir operaciones en Brasil, que igualmente es un gran mercado, al que queremos llegar. Vamos con todo”, subrayó Sánchez, en entrevista con Alto Nivel.

Hoy, Poliglota cuenta con 500 profesores y 12,000 estudiantes, de los cuales 4,000 alumnos se encuentran en México y el 90% de estos estudia el idioma inglés. “Este año vamos a cerrar con 8,000 alumnos en Ciudad de México y en 2020, año en que abriremos operaciones en Monterrey y Guadalajara, el objetivo es alcanzar la cifra de 20,000 estudiantes; queremos convertir a México en un país bilingüe”, indicó el fundador de Poliglota.

Poliglota

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Del aula a la cafetería

Pero ¿qué hace a Poliglota tan diferente del resto de las escuelas de idiomas? Primero, ofrece clases de inglés, francés, italiano, alemán y portugués en grupos pequeños, de 3 a 8 estudiantes por grupo, que garantizan un feedback personalizado del profesor; segundo, los profesores son expertos en el idioma y están preparados para enseñar, corregir y alentar el avance del alumno; tercero, los grupos son nivelados, es decir, están conformados con personas que tienen el mismo nivel, lo que facilita la conversación, sin miedo a equivocarse; cuarto, el método se centra en la práctica real de capacitar para la comunicación; quinto, las clases se imparten en cafeterías cercanas a la casa u oficina de los estudiantes, que son ambientes sociales que invitan a la conversación; y, por último, las clases (2 por semana de 90 minutos) se toman en horarios pensados para que no interfieran con las actividades de las personas. 

“Algo muy importante es que contamos con profesores de diferentes nacionalidades: Gran Bretaña, India, Lituania, Italia, Alemania, Francia, Portugal, México, Estados Unidos, entre muchos otros. Estamos en un mundo global y te puede tocar hablar inglés u otro idioma con alguien de otro país que tiene una pronunciación diferente y no entender nada, no lograr comunicarte. Pero no solo eso, nuestros profesores son gente interesante, con distintas profesiones, que nosotros preparamos y que pueden aportar otro tipo de conocimientos y experiencias a nuestros alumnos. En los niveles básicos, nuestros profesores hablan muy bien el español, pues muchos de ellos son mexicanos y latinoamericanos, pero a medida que se avanza los maestros son de otros países, que no hablan nada de español”, explicó Sánchez.

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Todo parece indicar que esta startup chilena tiene un futuro promisorio dentro de la industria de la enseñanza de idiomas, cuyo valor de mercado a nivel global se estima en más de 20,000 mdd. Y México será clave de ese futuro.

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