Recursos Humanos

4 pasos para una oficina más productiva

Convierte tu espacio de trabajo en un lugar que impulse la colaboración y el trabajo en equipo, así como el enfoque y la concentración.
4 pasos para una oficina más productiva
Crédito: Depositphotos.com
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Piensa en la forma en que tus empleados trabajan. ¿Su trabajo requiere enfoque o colaboración? Lo más probable es que sea una mezcla de ambos.

Para muchos, el enfoque significa silencio. Es difícil concentrarse entre conversaciones del juego de anoche o de lo que ocurrió en la fiesta de la oficina. En la otra mano, la colaboración requiere un ambiente completamente diferente: un espacio donde los empleados puedan hacer lluvias de ideas libremente, pelotear y atender videoconferencias sin preocuparse de molestar a los demás.

Esto parece obvio. ¿Entonces por qué se espera que los empleados se enfoquen en una habitación ruidosa o colaboren sin tener los recursos necesarios?
Las oficinas saturadas de juegos y decoraciones como las de Google y Facebook llaman la atención de todos cuando se trata de diseño de oficinas, pero las empresas con pequeño presupuesto también pueden mejorar fácilmente la productividad teniendo estos puntos en mente:

Balance. Janet Pogue, quien lidera la práctica laboral de la firma de diseño y arquitectura Gensler, no es fanática del modelo de cubículos. “Tener privacidad no es malo, pero hay formas de hacerlo sin estar encerrados en una caja”, dice. “Creo que el mundo de Dilbert ha desaparecido”.

La experta propone espacios que se sientan intuitivos, “que te permitan seguir trabajando”. Esto no significa un rediseño completo y costoso de tu oficina, sino adecuar los espacios existentes con las herramientas correctas: pizarrones y plumones en las salas de juntas y lugares dispuestos en la oficina donde las personas puedan llevar su laptop y tomarse un descanso de su escritorio. La fluidez es importante.

Enfoque. Algunos elementos del trabajo de tus empleados requieren enfoque total. Para ser totalmente productivos, necesitan mantener un nivel de atención sin interrupciones. Esto significa que cada vez que un colega se acerca a platicar amigablemente o hay una conversación cercana, se distraen y se rompe la concentración, el valor del tiempo y la energía.

Por eso, Pogue recomienda establecer un espacio de silencio en tu oficina donde los empleados eviten todas las distracciones e interrupciones. El típico cubículo no es para nada un espacio silencioso –su diseño invita a la interrupción y no bloquea los sonidos externos.

Además, diseñar un espacio de silencio también significa evitar otro error: una oficina donde el silencio es forzado y falso. Pogue ve esto todo el tiempo. “Las personas hacen el espacio demasiado silencioso. Puedes escuchar hasta un clip caer. Eso no es natural”, afirma. “Necesitas tener una cierta cantidad de ruido y energía en una oficina que cancele esos sonidos”.

Elección. Pogue recomienda empoderar a los empleados con la mayor cantidad posible de opciones sobre cómo quieren trabajar. “Poder cambiarse de lugar o señalar a los demás que no te interrumpan usando tus audífonos es muy importante”.

Y es que los empleadores constantemente piensan que una solución será suficiente para todos. “Si observas la evolución de la oficina, notarás que tratamos de hacer las cosas universales; eso asume que todos trabajamos de la misma manera”, señala Pogue. En realidad, los individuos trabajan distinto, basándose en el tipo de personalidad (introvertido y extrovertido) y el puesto. Por ejemplo, “las posiciones más altas requieren colaboración cara a cara o virtual, mientras que alguien en un puesto junior necesita más tiempo de enfoque”. Los espacios de trabajo deben reflejar esta realidad y proveer distintos ambientes para que cada persona pueda personalizar su forma de trabajar a lo largo del día.
 
Interacción. Uno de los elementos más importantes al diseñar una oficina, dice Pogue, es incrementar la interacción entre empleados que comúnmente no interactúan. Interactuar con diferentes tipos de personas estimula conversaciones que pueden llevar a una nueva forma de hacer una tarea o resolver un problema. “Hablamos mucho de ello”, dice. “¿Cómo hacemos para reunir a personas que normalmente nunca se juntarían?”.

Como Steve Jobs (quien insistía mucho en que los empleados se encontraran los unos a los otros, razón por la que colocó un solo baño en el centro del edificio de Pixar), Pogue recomienda motivar a las personas a dejar sus espacios de trabajo normales haciendo la vida un poco menos conveniente. Si un rediseño es imposible, hay otras formas menos costosas de lograr el mismo efecto. Por ejemplo, en la oficina de Gensler, la máquina de café está colocada en una locación central, lo que hace que empleados de diferentes departamentos se congreguen naturalmente al buscar su café.

Y la interacción va más allá de posibles resultados creativos. “Al final del día”, dice Pogue, “queremos sentir que somos parte de algo más grande”. Estudios han demostrado que aunque los empleados crean que se enfocan mejor en el hogar, muchos siguen queriendo ir a la oficina. “Somos seres sociales”, afirma. “Todos intuitivamente lo sabemos”. Finalmente, todos los empleados deben ser parte del diseño de la oficina.