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8 tareas que debes delegar hoy mismo

Descubre cuáles son las actividades que te conviene ceder a alguien más para enfocarte en el crecimiento de tu negocio.
8 tareas que debes delegar hoy mismo
Crédito: Depositphotos.com

Cuando Matthew Levey lanzó su empresa de productos cárnicos 100% naturales en 2010, él y sus dos cofundadores iban en bicicleta a todas las tiendas de abarrotes posibles en la ciudad de Nueva York para hacer demostraciones y conseguir nuevas cuentas. Después de lograr tratos con 60 tiendas el primer mes, los tres notaron que la estrategia no era sustentable ni escalable.

“Sabíamos que necesitábamos hacer demostraciones para crearnos presencia y promover nuestra marca”, dice Levey. “Pero también sabíamos que no podíamos pasar cinco horas al día dando muestras y crecer nuestro negocio al mismo tiempo”.

Los emprendedores contrataron a un equipo dedicado a las muestras para vender sus productos en tiendas, una decisión que ayudó a expandir su negocio de manera estable. Hoy, los productos Field Trip se venden en más de 5,000 locales de retail en todo Estados Unidos.

“A pesar de que era una parte muy importante de nuestro negocio, delegar esa tarea a alguien más liberó nuestro tiempo para que pudiéramos enfocarnos en el crecimiento”, dice Levey.

Todos hemos escuchado que los fundadores de startups se describen a sí mismos como “cocineros y lava lozas”. Pero aunque el multitasking puede ser necesario en las primeras etapas del negocio, es importante saber cuándo deshacerse de las tareas no esenciales para que puedas enfocarte en las áreas que son necesarias para construir tu negocio.

Éstos son los ocho tipos de tareas que deberías estar delegando para impulsar tu startup hacia delante de la manera más eficiente:

1. Las tareas que te impiden crecer tu negocio
Cuando Levey y su equipo notaron que las horas que pasaban en bicicleta para entregar muestras de productos no estaban permitiendo escalarse a nivel nacional, contrataron a un equipo para las demostraciones. “Hacer que los clientes prueben algo es importante, pero también notamos que no era un buen uso de nuestro tiempo porque no conduciría a un crecimiento en el largo plazo”, dice.

Los contratistas independientes se encargaban de dar muestras y de informar a los consumidores acerca de los factores nutricionales del producto; eso permitió que los fundadores buscaran nuevas cuentas, que hoy incluye a cadenas como Costco.

2. Actividades que ayudarán a apurar el flujo de efectivo
Como una empresa pequeña representada en tiendas gigantes, Feld Trip encontró que las facturas menores eran fácilmente dejadas al margen. “Las cuentas por US$100 se pierden contra los de US$10,000 muy fácilmente”, explica Levey.

Los fundadores descubrieron que contratar distribuidores les permitía recibir pagos más rápidamente. Ahora la empresa emplea a 25 distribuidores.

“Al delegar ese trabajo a los distribuidores, nuestras cuentas han mejorado considerablemente, así como el timing de nuestro capital de trabajo”, dice. “Obtenemos nuestro dinero más rápido y también recibimos cuentas que antes no se hubieran pagado porque no teníamos tiempo de darles seguimiento”.

3. Áreas que están fuera de tu terreno de conocimiento
Ryan Fleming, cofundador de RemindGrams.com delega las tareas que le requerirían mucho tiempo en aprender y dominar. Ése es uno de los factores a los que acredita el éxito de su servicio.

Fleming ha tercerizado áreas como diseño web, creación de contenido, SEO, actividades en redes sociales y relaciones públicas. “Entiendo el tema del SEO, pero cuando tienes a alguien que te ayuda a entender cómo funciona el algoritmo de Google, es un gran cambio”, afirma Fleming. “Me tomaría cinco años crear una animación online, así que delegar los asuntos digitales para mí es algo que tengo que hacer y que se paga por sí solo”.

4. Áreas que ya son eficientes
El trabajo duro se une con los procesos de desarrollo para permitir que los empleados incrementen su eficiencia y cumplan con sus metas de calidad. Pero una vez que esos procesos existen, no hay una razón para ser la persona que los implemente todos los días.

Después de lanzar Venice, un software de inventarios, en 2012, su CEO Raad Mobrem vio a su equipo crecer de dos personas que hacían todo a 13 en tres meses. Aunque era emocionante, ese periodo trajo consigo dolores de cabeza. Así que dividió la empresa en ventas, marketing, soporte al cliente y producto. En cada una de esas áreas había procesos que ayudaban a los managers a delegar tareas más fácilmente.

“Cuando algo necesita hacerse, podemos guiar a nuestros empleados a través de los procesos actuales y decirle: ‘Esto es lo que nos gusta hacer, y así es cómo lo hacemos’. Es un camino claro sobre cómo nos gusta trabajar”, afirma Mobrem. “Como resultado, pasamos del caos a procesos bien delegados y tareas que todos pueden completar”.

5. Tareas en áreas con regulaciones cambiantes
Brian Fox, presidente de Confirmation.com, siempre intenta mantenerse actualizado en los cambios de su industria. “Las reglas cambian tanto todos los días, y perderte de una actualización puede afectarte. Por eso necesitas a alguien que se dedique a eso tiempo completo”.

Waverly Deutsch, profesor de emprendedurismo en la University of Chicago Booth School of Business dice que delegar a un especialista es buena idea cuando el costo de cometer un error puede ser alto.

6. Proyectos que impiden el desarrollo
Aunque Fox disfruta el lado de desarrollo de producto de su negocio, le cuesta presentar sus pensamientos con suficiente detalle a su equipo de tecnología. Por eso, delega parte de ese proceso para evitar que se convierta en un cuello de botella en su operación.

“Estaba deteniendo nuestro desarrollo, así que trajimos a una persona de producto con la que compartir la idea y se encargara de comunicarla”, explica.

Hoy la empresa tiene un equipo que toma las ideas para nuevos productos, mejoras y modificaciones y las escribe detalladamente para que el equipo de tecnología se encargue.

7. Cualquier cosa que quieres que tu equipo aprenda
Bob Marsh -CEO de Level-Eleven, que crea software motivacionales para equipos de ventas- dice que una de las mejores formas de hacer que los empleados internalicen algo que quiere que aprendan es dejarlos hacer la tarea. Aunque podría simplemente decirle a su equipo de ventas cómo quisiera que completaran una tarea, piensa que es más efectivo pedirle a alguien que tome el liderazgo en la actividad para que puedan trabajar como equipo.

8. Las cosas que simplemente odias hacer
Muchos emprendedores concuerdan que delegar las cosas que no les gustan ayuda a mantener el entusiasmo, lo cual es crítico para el éxito del negocio.

“Realmente creo que debes hacer las cosas que disfrutas y delegar el resto”, dice Fox de Confirmation.com. “Eso es lo que te emociona para levantarte en la mañana y en lo que piensas a media noche”. Estás pensando en cómo crecer tu negocio. Eso es lo que te emociona, motiva y ayuda a triunfar.