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6 pasos para aprender el arte de delegar

Comienza por identificar las tareas que sólo te quitan tiempo valioso y concentrarte en las actividades que más disfrutas.
6 pasos para aprender el arte de delegar
Crédito: Depositphotos.com
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Cuando Matthew Levey lanzó su compañía de carne de res seca 100% natural, él y sus dos cofundadores montaron sus bicicletas y se fueron a visitar cuantas tiendas de abarrotes pudieron en la ciudad de Nueva York, EE.UU., para realizar demostraciones en los locales y firmar nuevas cuentas. Luego de establecer convenios con 60 tiendas el primer mes, los tres se dieron cuenta de que la estrategia no era ni sustentable ni escalable.

“Necesitábamos hacer demostraciones para crear conciencia sobre nuestra marca y promoverla”, dice Matthew, quien dirige Field Trip Beef Jerky en Brooklyn junto con Tom Donigan y Scott Fiesinger. “Pero también era un hecho que no podíamos pasar cinco horas al día entregando muestras y, al mismo tiempo, hacer crecer nuestro negocio”.

Los emprendedores con­tra­ta­ron un equipo de muestreo para promover sus productos en las tiendas, una decisión bastante acertada, pues hoy su marca está presente en más de 5,000 locales de venta al menudeo en la Unión Americana. “Aunque visitar cada punto de la ciudad era fundamental para empezar a generar negocios, delegar ese trabajo en alguien más nos liberó el tiempo necesario para concentrarnos en el crecimiento y la construcción de nuestro equilibrio financiero”, aclara Matthew.

Todos hemos oído a fundadores de Pymes que se describen a sí mismos como “el vendedor, el jefe y la secretaria”. Pero si bien la multiplicidad de funciones –el famoso multitasking– quizá sea necesaria en los primeros días de una empresa, es importante saber cuándo dejar ir las tareas que no son esenciales, de manera que puedas concentrarte en las áreas que sí son clave para desarrollar tu empresa y llevarla hasta donde te lo propongas.

Aquí seis actividades que debes delegar hoy mismo:

1. Tareas que te impiden hacer crecer el negocio. Cuando Matthew y su equipo se dieron cuenta de que las horas que pasaban en bicicleta, camino a entregar muestras de su producto, les impedía ampliar su plataforma a toda la nación, contrataron un equipo de demostradores. “Hacer que los consumidores prueben lo que ofreces es importante, aunque también concluimos que no era un buen uso de nuestro tiempo, porque no estaba en sintonía con nuestra visión de crecimiento a largo plazo”, dice.

Sus colaboradores no sólo se hicieron cargo del muestreo, sino también de informar a los clientes acerca de los contenidos nutricionales de los productos. Esto liberó a los fundadores de Field Trip para que se dedicaran a las cuentas nuevas, como JetBlue Airways, Vitamin World y Costco.

2. Actividades que ayuden a acelerar el flujo de efectivo. Como dueño de una pequeña empresa –en plena curva de aprendizaje y crecimiento– con representación en gigantescas tiendas de abarrotes, Matthew notó que sus relativamente modestas facturas a menudo pasaban inadvertidas. “Los cheques por US$100 se pierden junto a los de US$10,000 con mucha facilidad, por lo que todo el tiempo estábamos persiguiendo a las tiendas para que nos pagaran”, cuenta.

Después de analizar esta situación, los fundadores concluyeron que el hecho de contratar distribuidores no sólo serviría para que les pagaran más rápido, sino que posibilitaría que les pagaran con unos cuantos cheques grandes en vez de con muchos pequeños. Hoy, Field Trip emplea más de 25 distribuidores.

“Al delegar ese trabajo en ellos, nuestras cuentas por cobrar han mejorado significativamente, al igual que los flujos de nuestro circulante. Estamos recibiendo nuestro dinero más rápido y también estamos recibiendo cheques que antes se quedaban sin pagar porque no teníamos tiempo de darles seguimiento”, explica el emprendedor.

3. Tareas en áreas cuyas disposiciones cambian con frecuencia. Brian Fox, presidente y fundador de Confirmation.com, con sede en Brentwood, Tennessee, es un contador público que trata de mantenerse actualizado con respecto a los últimos cambios en el rubro. Pero dice que “nunca se le hubiera ocurrido” hacer la contabilidad de su firma de servicios de auditoría en formato electrónico, incluso en los austeros días en que el negocio recién comenzaba y había que optimizar recursos.

“Las reglas cambian tan a menudo que si no estás al día, te perderás algo; ya sea en lo referente a los impuestos o en relación con los formatos contables. En consecuencia, necesitas a alguien que se dedique a eso de tiempo completo”, explica Brian, quien subcontrata agencias externas que están al tanto de normativas específicas. Esto para resolver sus necesidades legales, contables y de seguros.

Waverly Deutsch, profesora de iniciativa empresarial en la Booth School of Business de la Universidad de Chicago, opina que delegar en un especialista es una buena decisión cuando el precio de cometer un error podría ser alto. “Cuando estás lidiando con una oficina de gobierno, como la de recaudación de impuestos, protección al medio ambiente o relaciones exteriores, no tienes poder alguno. Y el riesgo de hacerlo mal –y enfrentar serias consecuencias– es enorme”, sentencia.

4. Proyectos que impiden el desarrollo. Brian confiesa que tiene dificultades para presentar ideas (de nuevos conceptos) con suficiente detalle como para que un equipo tecnológico se haga cargo de desarrollarlas. Al respecto, decidió hacerse a un lado en esa parte del proceso para evitar convertirse en un cuello de botella. “Era yo quien estaba retrasando nuestro crecimiento; de ahí que contraté a un gerente de producción con el que puedo compartir la idea, y ya luego él realiza todo el trabajo preliminar”, cuenta.

Hoy, la compañía tiene un equipo que toma las ideas de nuevos productos, mejoras y modificaciones, y redacta especificaciones detalladas para que el equipo tecnológico pueda crearlos.

5. Cualquier cosa que quieras que tu equipo aprenda. Bob Marsh, CEO de Level-Eleven, una empresa con sede en Detroit que crea software motivacional para equipos de ventas, afirma que una de las mejores formas de lograr que los empleados adquieran algún conocimiento es permitir que completen la tarea por sí mismos.

Aunque él podría simplemente decirle a su equipo de ventas cómo le gustaría que realizaran una tarea específica, ha descubierto que es más efectivo pedir a alguien que encabece la actividad, de manera que pueda reunir al equipo y juntos llevar a cabo mejores prácticas. “Esto ayuda a que la gente lo interiorice porque ha aportado sus propias ideas y decisiones en ello”, aclara.

6. Las cosas que simplemente odias hacer. Muchos empresarios novatos coinciden en que delegar las tareas que no soportan les ayuda a mantener su energía y entusiasmo, que resultan esenciales para el éxito de su compañía. Al fin y al cabo, por eso trabajan por su cuenta. “Creo que debes hacer las cosas que realmente disfrutas, divertirte con ellas, y delegar el resto”, opina Brian, de Confirmation.com.