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5 formas de trabajar inteligente

No se trata de trabajar más y durante las noches o fines de semana, sino de crear dinámicas que te permitan ser más productivo y estratégico.
5 formas de trabajar inteligente
Crédito: Depositphotos.com

Una de las cosas que amo de la cultura en Buffer es el énfasis que se le da a trabajar inteligentemente, y no a trabajar más. Nuestro equipo duerme lo suficiente, hace ejercicio y tiene tiempo de recreación, por lo que los minutos en la oficina son lo más productivos posible.

Trabajar más puede ser un hábito fácil de obtener para los emprendedores. Y es que a veces es difícil desconectarse al final del día o dejar de pensar en el trabajo los fines de semana. Al dirigir una startup, últimamente se me dificulta mucho esto. Cuando no estoy trabajando en Buffer, estoy en Exist, y es fácil caer en el patrón de “siempre estar trabajando”, en lugar de trabajar inteligentemente para tener ratos para mí mismo.

Si esto también te pasa, te comparto cinco métodos que te ayudarán a trabajar con inteligencia:

1. Toma más descansos: Respeta tu capacidad de atención
En uno de mis libros favoritos, Stephen Covey cuenta una historia sobre un leñador cuya hacha se va dañando conforme pasa el tiempo y más árboles tala. Si el leñador dejara de talar para afilar su hacha y regresara a trabajar con una herramienta más afilada, ahorraría tiempo en el largo plazo.

Esta analogía es fácil de recordar, pero difícil de poner en práctica. Afilar el hacha significa conservar y mantener el mayor activo que tienes: tú. Significa tener un balance en cuatro áreas de tu vida: física, social/emocional, mental y espiritual.

Afilar la sierra es un hábito excelente para cualquier aspecto de nuestra vida, aunque creo que es especialmente benéfico cuando se trata de evitar el burnout. En promedio, nuestros cerebros son capaces de enfocarse por 90 minutos y necesitan al menos 20 minutos de descanso después de ello.

Alejarte del trabajo y descansar puede ser un buen inicio. Tomar breaks a lo largo del día ayuda a refrescar tu mente y restablecer tu nivel de atención. Otra forma de implementar estos descansos (especialmente cuando estás muy ocupado) es trabajar en pequeñas ráfagas. La Técnica Pomodoro es perfecta para esto. Establece un temporizador por 25 minutos y cuando se termine toma un breve descanso. Estira tus brazos, toma una bebida, revisa tus correos o simplemente relájate.  

Si la cantidad de trabajo es demasiada, intenta cambiar a otra tarea para darle a tu mente un respiro. Si alguna vez has intentado el ejercicio de los 7 minutos, entonces entenderás cómo funciona. Conforme ejercitas tus brazos, tus piernas descansan, y viceversa. Así que cuando tu carga laboral sea inmensa puedes utilizar pequeñas tareas como responder emails o hacer una llamada para darle a tu cerebro un descanso.

2. Toma una siesta: Una de las formas más efectivas de potenciar tu función cerebral
Las investigaciones han demostrado que las siestas mejoran la función cognitiva, el pensamiento creativo y el desempeño de la memoria. En particular, tomar una siesta beneficia el proceso de aprendizaje, ayudándonos a retener mejor la información.

Los estudios indican que cuando una memoria se graba en el cerebro por primera vez se olvida fácilmente, especialmente cuando se le pide que recuerde varias cosas. Aparentemente, las siestas impulsan las memorias a otra parte del cerebro que tiene un almacenamiento más permanente.

Las siestas no sólo son beneficiosas para consolidar memorias o para ayudarnos a recordar información, sino que también ayudan a evitar el burnout. El burnout o desgaste es una señal que dice que no puedes obtener más información en esa parte del cerebro, hasta que duermas.

¿Cuándo deberías tomar una siesta? Si prestas atención al ritmo circadiano natural de tu cuerpo, probablemente notes que tienes una caída en los niveles de energía en las tardes. Esto se debe porque, de acuerdo con el profesor Jim Horne, estamos diseñados para dormir dos veces al día. Nuestros cuerpos están hechos para dormir por un largo periodo en las noches y por uno más corto durante el día, que es cuando cae la energía y nos sentimos desgastados. Aunque no tomes una siesta, el principio de las tardes es buen momento para escuchar a tu cuerpo y tomar un descanso.

3. Pasa tiempo en la naturaleza
Daniel Goleman, autor de Focus: The Hidden Power of Excellence, sugiere que pasar tiempo en contacto directo con la naturaleza nos ayuda a descansar la atención y relajar nuestras mentes.

Él menciona en su libro un experimento que probó qué tan relajada está la gente cuando realiza un paseo en el parque. El estudio encontró que el nivel de atención que necesitamos para cruzar una calle es demasiado alto, y por ello no ayuda a relajarse. Y es que a diferencia de los ambientes naturales, los urbanos están llenos de estímulos que capturan la atención.

Pasar tiempo en contacto con la naturaleza permite que nuestras mentes se relajen, ayudándonos a enfocarnos y regresar con mejor actitud al trabajo. Además, otro estudio descubrió que para los estudiantes, la motivación es mayor cuando están rodeados por la naturaleza, en lugar de encerrados dentro de un salón de clases.

4. Muévete y trabaja en bloques
Hace poco leí un post de Joel Runyon sobre un método que él llamaba la “estación de trabajo palomita” que prácticamente es lo que ha estado haciendo el desarrollador de Buffer, Colin, en la oficina desde hace tiempo.

La idea es que establezcas varios cafés y espacios de trabajo temporales para realizar partes del trabajo a lo largo del día. La estación de trabajo palomita inicia con una lista de pendientes clara. En cada tarea necesitas saber en qué trabajarás antes de hacerlo para que puedas sumergirte en ello rápidamente.

Joel divide su lista de pendientes en secciones (una por cada café que pretende visitar), de manera que cada sección tiene tres pendientes claros. Una vez que termina con los pendientes, se mueve al siguiente café con la próxima lista. Puedes utilizar tu lista como mejor te convenga, lo importante es definir puntos claros en cada pendiente por locación. Cuando te traslades, hazlo caminando o en bicicleta: usa ese tiempo para practicar tu zen, tomarte un descanso de tu pantalla y mover tu cuerpo. Mantén tu celular en el bolsillo y procura que estos descansos sean de al menos 30 minutos.

Sé que Colin muchas veces usa ese tiempo para pensar en qué trabajará después. Cuando yo lo he intentado en el pasado, siempre lo he encontrado útil. Sólo elige dos o tres grandes proyectos durante el día. Pero si no puedes moverte de tu ubicación, dividir tus tareas en pedazos también puede ser una buena estrategia para descansar y ser productivo.

5. Revisa tu e-mail lo primero en la mañana
Probablemente hayas escuchado o leído que debes evitar esta acción en las mañanas, pero puede serte muy útil. Por ejemplo, si trabajas remotamente, esto es importante para asegurarte de que todos estén en la misma página.

Desde que empecé a trabajar en Buffer, me he despertado con emails sobre tipografías a cambiar, nuevos posts e incluso con noticias de que ha sido hackeado. Tener en mente eso desde la mañana me permite tomar mejores decisiones acerca de mi horario y ajustarme mejor.

Incluso en mi propia startup, que está formada por dos personas, revisar mi mail lo primero en la mañana me ha sido muy útil. Mi co-fundador tiende a trabajar por las noches, así que cuando me levanto veo sus correos y me doy cuenta de lo que ha cambiado en el producto.

Aunque lo primero que hago al levantarme es revisar mi bandeja de entrada, no tengo notificaciones de mails ni en mi computadora ni en el celular. De esta manera yo decido cuándo revisarlo. Además, cuando llego a la oficina, como ya chequé y respondí a los mails, tengo menos cosas que me distraigan durante el día.