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5 tips para controlar los costos de envío

A pesar de que hayas estudiado de cerca tus costos del envío, es probable que puedas ahorrar más dinero en las entregas de los proveedores.
5 tips para controlar los costos de envío
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Si estás buscando ahorrar en gastos de envío, echa un vistazo a la carga que entra. Dependiendo de la industria y el tamaño de la empresa, un negocio puede gastar más del 40 por ciento de su presupuesto anual de mercancías en las cosas que entran, de acuerdo con el Grupo Aberdeen, una firma de investigación en Boston. Un programa de entrada más eficiente puede minimizar los retrasos, ahorrar dinero y hasta reducir la confusión.

Dados los beneficios, no tiene sentido dejarles las estrategias de envío a tus proveedores. Echa un vistazo a estas cinco tácticas para ayudarte a reducir los costos de envío entrantes y agilizar los flujos de trabajo de tu empresa en el proceso.

1. Conoce tus costos actuales. Puede ser difícil saber el costo por unidad con el gasto de envío. Los proveedores pueden tener en cuenta un margen de error en cuanto a las cantidades de la orden y la volatilidad del mercado, de acuerdo con C.H. Robinson Worldwide, una firma de logística. Además, si tus proveedores están eligiendo tu empresa, podrías estar pagando una tarifa que combine el envío y el costo del producto. La firma recomienda que aprendas los costos de flete real por el número de referencia para obtener un precio más certero.

Por la desagregación de la carga del precio del producto, puedes hacer una comparación con los vendedores y saber dónde estás obteniendo el mejor valor, de acuerdo con Michael Lawrence, director de entregas y servicios de telecomunicaciones en la Universidad de Nevada en Las Vegas. Si tu proveedor contrata al expedidor, dice Lawerence, mantén la conversación entre tú y tus proveedores, ya que ahí es donde está la relación laboral y la mayoría de la carga.

2. Descubre lo que es negociable. Al negociar con un vehículo, ten en mente que los contratos a largo plazo permiten mejores descuentos. Pero las tasas de envío son sólo una parte de la imagen.  Las fluctuaciones inesperadas de los costos de combustible pueden desgastar tus ahorros. Lawrence recomienda negocies la recarga de combustible desde antes. Ésta puede ir del 6 al 30 por ciento de los costos de transporte.

Los vendedores pueden acceder a los descuentos de combustible publicados para luego evaluar las recargas para compensar el descuento. Los precios del combustible pueden aumentar significativamente dependiendo de la fuerza del mercado, pero normalmente no disminuyen o se quedan en un precio bajo durante mucho tiempo.

3. Estandariza los procesos de envíos entrantes. Toma el control de tu programa de logística al crear un proceso predecible y estable para el envío, el cual reducirá actividades redundantes o superpuestas y establecerá las expectativas de tus proveedores. Obtén los datos de carga en volumen, frecuencia y costo de la logística o las cuentas por pagar. Revisa los datos con un pequeño equipo multi-funcional interno que busque minimizar el solapamiento de actividades.

Visita a los proveedores y almacenes para entender cómo se mueven los productos y detectar los problemas. Si varias fábricas o vendedores persisten en hacer las cosas a su manera “tendrán camiones pasando en cada lado de la calle”, dice Melrose.

4. Optimiza tus procesos. Utiliza el software de la cadena de suministro móvil para obtener visibilidad en los pedidos y las fechas de llegada. Esto puede ayudarte a identificar las áreas en donde las cargas de múltiples proveedores pueden ser consolidadas en un camión para reducir la congestión en el muelle. También puede asegurar que recibiste los productos que deberías antes de que el camión sea descargado.

Obtén recomendaciones de los proveedores de software de cumplimiento y seguridad que ya usas para que todos los programas puedan estar integrados. Los proveedores de hardware tales como los fabricantes de escáneres de mano utilizados en los almacenes, también pueden ayudarte a apuntar en la dirección correcta. Además, las asociaciones de la industria son un buen recurso para las recomendaciones para encontrar un sistema que encaje en las necesidades de tu negocio.

5. Acuerdo de conformidad. Una vez que identificaste nuevos productos y flujos de trabajo, asegúrate de que tus vendedores cumplan. Los diferentes flujos de trabajo y nuevas operaciones requieren reciclaje y directrices documentadas para todos los involucrados explicando el propósito para nuevos procesos y la razón por la fueron creados.

Asegúrate de modificar los términos de envío en tus ordenes compra para que los vendedores estén informados sobre los nuevos términos de flete. Prepárate para la resistencia, ya que algunos vendedores luchan contra el cambio. Para hacer que los vendedores pongan atención a nuevas necesidades, Lawrence sugiere una carta de enrutamiento que explique a detalle las directrices para la navegación y las instrucciones que el vendedor debe firmar. Incluye una cláusula que explique que si no se cumple lo prometido, el vendedor es responsable por los gastos de transporte.

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