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7 tips para aprovechar Evernote

Descubre los “secretos” de esta app para ordenar tu información, crear recordatorios, dar seguimiento a clientes y deshacerte del papel.
7 tips para aprovechar Evernote
Crédito: Depositphotos.com

Iniciar un negocio requiere de una administración correcta y organizada. Es cierto que muchos emprendemos del resultado de una idea: la queremos llevar a cabo y comenzamos a ser empresarios; sin embargo, en el camino nos olvidamos de detalles, descuidamos nuestro trabajo alterno o alteramos nuestra forma de vivir.

Por eso, necesitas aprovechar la tecnología para no “perder la cabeza”. Evernote, la aplicación más completa para ordenar pensamientos y proyectos y facilitar el manejo de relaciones comerciales o de trabajo, puede ser de gran ayuda para mantener el control durante tu aventura como emprendedor.

Te comparto algunos tips que me han sido de gran utilidad y que seguro pueden servirte tanto personal como profesionalmente, sobre todo si buscas poner en orden tu información de una forma mejor y más eficiente.

Organiza tu información
En Evernote no solamente tienes una aplicación para escribir notas. Su estructura es tan poderosa que no hay límites para hacer de esta herramienta una fuente muy importante de cualquier tipo de información para tu negocio. Se pueden redactar notas tan largas como las requiera el tema, hasta 100 megabytes por nota, y en ellas adjuntar o agregar archivos, imágenes, fotos, tarjetas de presentación, PDFs, entre otros.

Su motor de búsqueda es tan robusto que día a día mejorará para darte resultados enfocados en tu información o búsqueda. Puede encontrar datos dentro de imágenes o fotografías de notas realizadas a mano, PDFs, documentos de Word, PowerPoint o Excel.

Tip: Trata a las libretas como si fueran carpetas dentro de tus documentos y acompáñalas con etiquetas para relacionar mejor tu información.

Ordena el contenido relevante de tus emails
Puedes reenviar tus emails directo a Evernote utilizando una dirección de correo electrónico que se genera automáticamente cuando creas tu cuenta. Así, cualquier información, archivo o cadena de correos que sea interesante para tu base de datos la puedes enviar directo a Evernote desde tu misma aplicación de email en tu smartphone o computadora.

Si quieres que se vaya a una libreta en específico basta con añadir el nombre de esta libreta precedido de una @ (@nombrelibreta) en el asunto. Y si también quieres que automáticamente se le agregue una etiqueta, ésta también puede ir en el asunto del correo precedida de un # (#etiqueta).  

Tip: Agrega la dirección de correo personalizada que te brinda Evernote a tu libreta de contactos.

Organiza tus tareas
Dentro de las herramientas de formato que tienes para redactar notas, cuentas con la opción de crear "casillas check" como si de viñetas se tratara. Esto hace muy divertido y productivo para escribir listas de pendientes dentro de una nota.

Tip: Crear notas por semana o día es un buen comienzo para organizar y comenzar a darle "check" a todos esos pendientes por cumplir.

Recuerda los detalles importantes
Evernote posee una herramienta llamada “recordatorios” que hace que dentro de cualquier nota puedes añadir un recordatorio por día y horario para apoyarte y resolver a tiempo los temas que requieren de tu atención. Renovar el seguro de tu auto, el contrato de la oficina y todos esos detalles importantes que comienzan a olvidarse al enfocarte en la búsqueda de crecer tu negocio.

Tip: Las notificaciones de estos recordatorios te llegarán por email, pero también puedes activarla dentro de tu computadora y teléfonos móviles.

Maneja relaciones con clientes
Cuando creas un negocio, uno de los puntos primordiales son los clientes; podrás tener un buen producto o servicio pero si no manejas de la forma correcta tu lista de contactos no será suficiente.

Evernote es una excelente herramienta para administrar tus citas, visitas, eventos de networking y desarrollo de estos mismos clientes con el escáner de tarjetas de presentación. Y no sólo es un simple escáner que al tomar una foto de la tarjeta de presentación extrae la información y la guarda en tus contactos, sino que al crear una nota de cada tarjeta o visita puedes crear todo un sistema de seguimientos, notas, detalles de las personas y cualquier tipo de información que te pueda servir como ventaja para una llamada o visita en un futuro.

Tip: Siempre que escanees una tarjeta de presentación anota la información que necesites y no permitas que se te olvide. Agrega un recordatorio a esa nota para dar seguimiento a esa oportunidad.  

Colabora con tu equipo y socios comerciales
Compartir libretas con tus aliados puede ser de un beneficio brutal para tu negocio. Work Chat de Evernote te puede llevar a otro nivel de trabajo en equipo, ya que no solamente es un chat de comunicación, también es una forma de compartir cualquier nota y dar instrucciones específicas de lo que ya se hizo y falta por hacer o un simple recordatorio.

Las libretas se pueden compartir tanto para que sean vistas como editables (del administrador de la libreta depende dar estos beneficios). Y no hay que preocuparse porque alguien vaya a borrar información importante dentro de cada nota, Evernote guarda un historial antes de cada cambio que se le realiza.

También se pueden compartir notas de forma pública obteniendo un link que se puede enviar a cualquier persona para que esta visualice todo su contenido, sin permitir la edición. Esto sirve para enviar archivos pesados o notas estructuradas con diferentes archivos, tablas e información acerca de un producto o proyecto.

Tip: Comienza con una cuenta Premium dentro del equipo de trabajo y desde esa cuenta crea una libreta compartida e invita a los demás a colaborar.

Sin papeles y en movimiento
Esta aplicación no sólo hará de tu negocio uno "paperless", también permitirá que tu información vaya contigo a todos lados sin necesidad de cargar un gramo de papel. Simplemente con tener instalado Evernote en tu móvil, tableta o computadora es más que suficiente para resolver cualquier necesidad personal o de negocio.

Si usas iOS descarga la aplicación Scannable para comenzar a agregar todos los documentos importantes que desees escanear y agregar a tus libretas de Evernote.

Tip: Existen ciertos documentos personales que bien valen la pena tenerlos en Evernote para cuando requieras hacer trámites que podrían volverse un dolor de cabeza si no tienes todo a la mano.

* Pablo Torres es emprendedor y asesor empresarial en tecnología. Escribe en publicaciones como LopezDoriga, Newsweek en Español y BlogTech Hola.

     @roluro