Tecnología

Consejos para equipar tu negocio

Haz de la tecnología la gran aliada de tu empresa y reduce hasta un 35% tus gastos de operación.
Consejos para equipar tu negocio
Crédito: Depositphotos.com
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Iniciar un negocio con éxito implica conocer las reglas actuales del juego, donde la tecnología es una variable que puede hacer la diferencia para que tus productos y servicios cubran las necesidades específicas que detectaste. Y además, para que la comunicación con tus clientes se lleve a cabo en el momento idóneo para generarles confianza y lealtad hacia tu marca.

De acuerdo con la encuesta de Visa Perspectivas de las MiPymes en América Latina, la tecnología puede ser una gran aliada de tu negocio al reducir hasta en un 35 por ciento tus gastos de operación.

Sin embargo, en México sólo el 5.9 por ciento de las pequeñas y medianas empresas (Pymes) utilizan las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación) orientadas a la gestión empresarial en la Nube, como un ERP (Enterprise Resource Planning), haciéndolas más competitivas y generándoles un incremento anual de hasta un 40 por ciento de las utilidades netas, de acuerdo con Acumatica México, firma de tecnología.

¿Por qué invertir en herramientas tecnológicas en tu negocio? Para empezar, te facilitará el satisfacer a tus clientes, quienes esperan que hoy en día cualquier empresa les ofrezca:

Acceso a la información. Contar con los canales adecuados para poder consultar datos de la empresa.
Interactividad. Relacionarse en forma amigable y con respuestas en tiempo real.
Apoyo en la compra. Tener soporte en el proceso de toma de decisiones para que adquieran tus productos y servicios.
Atención personalizada. Estrategias de acuerdo a su perfil como clientes.
Flexibilidad. Diferentes opciones en la forma de entrega, métodos de cobro, maneras de acceder a la información, entre otros.
Ser tomados en cuenta. Espacios de retroalimentación donde puedan emitir sus opiniones.

Define tus necesidades tecnológicas

Para identificar si la tecnología es un elemento clave en tu empresa contesta estas tres preguntas:
1. ¿Lo que haces en tu negocio puede realizarse de mejor manera usando tecnología?
2. ¿Si tuvieras la tecnología adecuada, podrías tener una mejor operación?
3. ¿Cuentas con herramientas tecnológicas para ofrecer un mejor servicio a tus clientes?

Si reconoces que al usar soluciones tecnológicas ofrecerás mayor valor a tu negocio y a tus clientes, el próximo paso es analizar el equipo a adquirir. Contempla las siguientes categorías básicas:

Computadoras y periféricos. Si bien las computadoras de marca presentan atributos de calidad reconocida; comprar un equipo ensamblado presenta ventajas en el precio y en la posibilidad de expansión. Busca un distribuidor establecido y confiable, que ofrezca garantía y soporte técnico. Ya sea de marca o no, considera los periféricos que necesitarás: impresora, escáner, cámara digital, grabadora DVD, mouse, teclado, monitor, etc.

Software. ¿Propietario u open source (libre)? La primera opción es la más común por la oferta de soporte técnico durante la 24 horas del día y el respaldo de una empresa detrás de la marca. Sin embargo, en los últimos años los desarrollos en software libre han crecido de tal forma que ahora es factible tener una computadora con sistema operativo de código abierto y con aplicaciones de oficina gratuitas.

Analiza cuál es la opción que más conviene, dependiendo del precio-rendimiento que te ofrezcan. Hay emprendedores que prefieren una combinación de ambos (sistema dual).

Software de gestión. A través de estas soluciones informáticas puedes simplificar y controlar procedimientos de tu negocio. Por lo general, están desarrolladas específicamente para ocuparse de tareas o procesos empresariales de contabilidad, producción, nóminas, gestión del stock, ventas, distribución, etc.

Algunas soluciones integrales son, por ejemplo, el CRM (Customer Relationship Management), que está enfocada en mejorar la relación con clientes y prospectos, optimizar la calidad en el servicio y administrar la fuerza de ventas. También destaca el ERP (Enterprise Resource Planning), que plantea a la empresa como un conjunto de áreas interrelacionadas entre sí, donde comparten aplicaciones o módulos que representan cada área funcional o departamento.

Comunicación. Estas necesidades incluyen desde una línea telefónica fija; el uso de un conmutador para compartir entre varios miembros de tu equipo una única línea telefónica; o el uso de servicios de telefonía virtual como Fontacto, que te brinda un número telefónico fijo para tu negocio con un mensaje de bienvenida, y tienes la libertad de contestar en los teléfonos móviles o fijos que ya tienes. Esta solución funciona en la Nube y ofrece paquetes desde $150 para empresas que reciben menos de 50 llamadas al mes.

Oficina móvil. Puedes llevar tu negocio a todas partes por medio de un smartphone, tablet o laptop. La combinación de estos dispositivos amplía el margen de operación de las empresas y pueden convertirse en destacadas herramientas de productividad; facilitando numerosas actividades clave, al estar conectadas a tus redes empresariales en todo momento.

Banca electrónica. La banca en línea permite ahorrar tiempo en traslados y filas al realizar pagos de servicios como luz, teléfono, trámites, transferencias entre cuentas personales o de otros, consultas de saldos, movimientos, pago de impuestos, etc. Vale la pena usarla.

Tienda virtual. Considera esta opción para mostrar tus productos y servicios en una plataforma on line de compra-venta. Esto te da la posibilidad de extender tu alcance de mercado más allá de tus límites locales.

Servicios on line. Utiliza las aplicaciones, herramientas y servicios en línea que te permitan tener acceso a información de mercado, de tu competencia, de la economía o de cualquier tema relacionado con tu actividad empresarial. Este tipo de servicios te ofrecerán nuevas posibilidades de comunicación con tus clientes, proveedores o distribuidores en forma instantánea y económica. Por ejemplo: blogs, boletines especializados, conferencias Web, telefonía IP, redes de negocios, entre otras.

Un estudio de ConsumerLab de Ericsson para América Latina y el Caribe confirmó que la mensajería instantánea en plataformas como WhatsApp ya tiene un alcance del 70 por ciento de los usuarios móviles en la región. Destaca también el avance de los servicios conocidos como Over The Top (OTT), que incluyen plataformas como Skype, YouTube, Netflix y Facebook. Se trata de una categoría de servicios que abarca: mensajería, llamadas de voz, videos, música y redes sociales.

Ubicación. Aprovecha las herramientas gratuitas que hay en la red y que te permiten incluir información de tu negocio, como Google Maps y Google+. De esta manera, los clientes podrán encontrarte de manera fácil, independientemente del dispositivo que utilicen. Los detalles los puedes encontrar en: google.com/minegocio. Ojo: una de cada tres búsquedas que se hacen en Google está relacionada con productos y servicios.

Seguridad. No olvides que uno de los activos más importantes de tu empresa es la información que tienes en tus equipos. Por ello, es primordial que contrates un seguro que garantice la integridad física de los mismos, la resolución de problemas técnicos de los sistemas informáticos, y salvaguarde y recupere tu información en caso de sufrir una pérdida.

Symantec Latam señala que el 26 por ciento de las entidades afectadas por los ataques informáticos pertenece al sector privado. Así que para que no formes parte de la estadística, la recomendación es adquirir un antivirus que te prevenga de ataques y amenazas virtuales.

Como puedes ver, la tecnología puede ser un recurso estratégico para tu negocio. Usándola adecuadamente te permitirá reducir costos y mejorar la eficiencia de tus operaciones. Asimismo, con ella podrás dar un valor agregado a tus consumidores, lo que te pondrá en ventaja sobre tus competidores.

Consigue los recursos para tecnificarte

El Instituto Nacional del Emprendedor (Inadem) cuenta con alianzas con diversos proveedores de servicios y productos, plataformas, soluciones y software con subsidios de hasta del 80 por ciento. Acércate a esta institución y haz uso de los beneficios. Adicionalmente, existen dos opciones para adquirir la tecnología para tu negocio: el leasing o arrendamiento puro y el arrendamiento financiero.

Leasing o arrendamiento puro. Consiste en un esquema que permite el uso o goce temporal de un bien, sin tener su propiedad, a cambio del cobro de rentas durante un periodo determinado. Ofrece ventajas fiscales, financieras y operativas, ya que te permite emplear de manera casi inmediata el equipo. Al término del contrato, el bien debe devolverse a la arrendadora, que es la propietaria legal y fiscal.

El arrendamiento financiero. El arrendador otorga el derecho de usar determinados bienes al arrendatario a cambio de una renta durante un periodo de uno a cinco años. En las cuotas se cubre el valor de la adquisición, las cargas financieras y demás accesorios. Al final del contrato hay dos opciones: comprar la unidad a un precio simbólico preestablecido, que es del 1 por ciento del valor neto del bien o prorrogar el plazo pagando una renta inferior.