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7 tips para administrar el área tecnológica

Te compartimos una lista de las herramientas necesarias en tu negocio para que sea tecnológicamente productivo.

Manejar la cuenta de banco, saber dónde quedó la chequera, pagar los recibos de teléfono, luz y agua de la oficina y entender los números del contador es esencial para el manejo y subsistencia de un negocio. Sin embargo, con el paso de los años y el crecimiento de la tecnología, se han añadido otro tipo de necesidades para la administración de un negocio.

Al analizar el comportamiento de algunas empresas a las que he dado asesoría, me he percatado que cuando se lleva a cabo una transición administrativa, quedan “huecos” muy sensibles en información tecnológica. El no tener y digerir toda esta información podría traducirse en problemas de operación interna y externa, o hasta perder cuentas de correo o datos elementales.

Ya no sólo basta con tener una persona encargada de las tecnologías de la información y soporte. Ahora es indispensable que el dueño, socio o administrador de confianza conozca todos los aspectos tecnológicos involucrados en su negocio.

A continuación les comparto unos consejos para administrar esta área de manera correcta:

Usuario clave
Un usuario clave es la persona a quien se le confía toda la información digital. Es decir, la persona de mayor confianza que posea el correo electrónico con el que se crearán cuentas, se recibirán confirmaciones y se hará cualquier tipo de suscripción a redes sociales de la empresa. Quien tenga acceso a este correo podrá resolver situaciones críticas en cualquier momento y mantener el cuidado de las identidades y derechos de éstas.

El dominio, servidor y correos
El dominio es el nombre que más se utiliza en el branding de tu negocio. Páginas y correos electrónicos se constituyen por este dominio y su información se encuentra en el servidor web. Perder o no tener control de estos accesos puede ser un dolor de cabeza, por lo que es la principal y más delicada información que debe estar protegida y enganchada al usuario clave.

De aquí se desprenden los correos electrónicos. El acceso al panel donde se administran éstos es esencial para el desarrollo de la empresa. En las ventas y en la comunicación estratégica se debe cuidar delicadamente toda esta información, por lo cual siempre hay que conocer cómo funcionan, se administran, su alcance y la información más relevante.

Hay que tener muy digerido el tiempo de contratación del dominio y servidor, fechas de vencimiento y contacto principal. Dejar esto al margen puede convertirse en un problema para el uso de tus correos electrónicos y página web.

Los accesos y contraseñas
Un administrador también actúa como una ama de llaves de la oficina, por lo que debe tener más que duplicados de estas llaves. La tecnología ha crecido tanto en las empresas que los accesos se han vuelto virtuales y todo está conformado por contraseñas.

Ya sea al servidor, administrador de correos, suscripciones, antivirus y demás solicitudes en línea que demanden las aplicaciones con las que se trabajan. Existen aplicaciones como 1Password que pueden ayudarnos a no volvernos locos con tantos usuarios y contraseñas. También se pueden guardar notas de seguridad con las licencias.

Las suscripciones en línea y licencias
Los días en que veíamos las cajas físicas de licencias con el software que se instalaba en los equipos de cómputo han quedado atrás. Ahora, con un simple correo electrónico que te confirme la suscripción, obtienes el acceso a la nueva paquetería de Office, sistema de contabilidad, antivirus y demás software administrativo. Es importante comprender cómo se adquieren y administran; no es necesario saber instalarlos, pero sí administrarlos y tener un conteo correcto de estas licencias y su forma de acceso.

El modelo en el manejo de paqueterías y software ha pasado de un pago único a sistemas de renta mensual. Es decir, en lugar de comprar la paquetería de Office por única vez y tres o cuatro años después volver a pagar por la actualización o el nuevo modelo, ahora las formas de pago se han vuelto de renta mensual y acceso a todas las actualizaciones. Eso ya lo podemos ver en cualquier tipo de software empresarial y otro de servicios tecnológicos de suscripción. Vale la pena llevar también un control de cuándo, cómo y con qué se realizan estos pagos mensuales para no perder el servicio.

Servicios y aplicaciones
Una empresa con apertura tecnológica seguramente buscará las mejores oportunidades de productividad y organización. Compartir calendarios, archivos, proyectos y cualquier tipo de información en la nube es una forma muy eficiente de trabajar en equipo. Manejar servicios como iCloud, Dropbox, Google Apps, Evernote o cualquier otra aplicación podría ser un “asset” para tu negocio y el flujo de información que manejan. Es importante conocer su potencial, costos y diferentes opciones para desarrollar una estrategia correcta.

Redes sociales
Muchas empresas han encontrado en las redes sociales la mejor y más rentable forma de hacer su marketing. Éstas son una parte esencial de la empresa y se entregan a la persona o compañía encargada del posicionamiento de éstas, lo cual no debe de estar en desconocimiento del administrador. Si se rompiera relación con el community manager a cargo se debe tener cuidado y siempre posesión de estas identidades y las contraseñas para su manejo.

Respaldos, conocimiento y mantenimiento de equipo
No está de más mencionar la parte de la tecnología que no es meramente digital pero sí esencial en una empresa, como son los respaldos de información y el conocimiento del hardware que se utiliza. Ya sea que la información se respalde en la nube o en discos duros, es necesario entender la programación de estos respaldos y tener acceso a la información cuando se necesite. Cobian Backup para PC y Time Machine para Mac son software que pueden hacer respaldos programados.

Podría seguir con una larga lista de necesidades tecnológicas dentro de una empresa, pero la idea no es volverte un experto en la tecnología, sólo es darte las herramientas para hacer de tu empresa una tecnológicamente productiva.

* Pablo Torres es emprendedor y asesor empresarial en tecnología. Escribe en publicaciones como LopezDoriga, Newsweek en Español y BlogTech Hola.

     @roluro