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¿Te conviene una oficina virtual?

Con esta modalidad de trabajo podrás reducir costos y al mismo tiempo mejorar la imagen de tu empresa.
¿Te conviene una oficina virtual?
Crédito: Depositphotos.com
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Montar una oficina física implica un gasto considerable para los emprendedores novatos (muchas veces, resulta un gasto innecesario incluso para empresarios que tienen varios años en el mercado). La realidad es que, si eres dueño de una Pyme y tienes un equipo a tu cargo, prescindir de un espacio físico para dirigir y administrar tu negocio es una opción viable... y cada vez más en tendencia.

La tecnología y los avances en los canales de comunicación han permitido que cientos de personas trabajen desde su casa y administren negocios en la comodidad de su hogar o de otros lugares, incluyendo parques y cafeterías. No obstante, aunque esta opción puede ofrecer numerosos beneficios (especialmente en la reducción de costos y de tiempo de traslado), también tiene algunas desventajas, entre ellas, la imagen poco profesional que puede proyectar el emprendedor hacia posibles clientes e inversionistas. 

Desde hace más de 15 años se popularizó en distintas partes del mundo principalmente en Estados Unidos y Europa una tendencia laboral que atiende este mercado: las oficinas virtuales. “Tener una oficina virtual es tener todo menos la oficina”, explica Catalina Cerda, directora de Regus México, firma líder en espacios flexibles a nivel mundial. 

¿Cómo sé si las oficinas virtuales son para mí?

Esta modalidad alternativa a las oficinas tradicionales puede resultar una de las mejores opciones para potenciar tu empresa. De acuerdo con Cati Cerda, una oficina virtual es una buena opción para:

-Emprendedores que trabajan en casa o en pequeñas oficinas y que quieran dar formalidad a su empresa. “El costo-beneficio es excelente”, sostiene la directiva.

-Pymes que quieran profesionalizarse. No importa si iniciaste tu negocio en una oficina física, nunca es tarde para dar el paso al mundo virtual.

-Empresas trasnacionales que quieren abrir oficinas en otros países. Por ejemplo, Regus cuenta con oficinas en más de 500 ciudades en casi 100 países, por lo que esta opción resulta muy conveniente debido a que obtendrán una dirección local y un domicilio fiscal. Además, si necesitas reunirte con clientes en ese país podrás usar los centros de negocios.

Identifica cuáles son tus dinámicas de trabajo, para qué usas la oficina, cuánto tiempo estás en ella y si realmente está proyectando la imagen que deseas. Por ejemplo, aunque tengas un espacio totalmente tuyo, si está en una mala ubicación o las instalaciones son deficientes, no brindarás confianza a clientes, socios o inversionistas. Asimismo, dejar a un lado tu oficina física y contratar una virtual puede reducirte costos hasta en un 80 por ciento.

Tips para tu oficina virtual

Sé ordenado: el primer principio para que funcione esta modalidad, en especial si tienes empleados trabajando en otras ciudades o países, es ser disciplinado. Fíjate horarios y un código de vestimenta para trabajar. 

Establece tu oficina en casa: que operes desde tu hogar no necesariamente significa que no tengas un espacio profesional. Elige una habitación-oficina donde guardes tus papeles y tu computadora y a la que sólo tengas acceso tú. 

Define tus canales de comunicación: si cuentas con empleados que trabajan de manera virtual es muy importante que establezcas cómo, cuándo y dónde te comunicarás con ellos. Por ello es imprescindible también que prestes especial atención al contratar a tus trabajadores puesto que deben ser personas responsables, que puedan trabajar en solitario y que conozcan las tecnologías que uses.

Relacionado: 5 claves para dirigir equipos remotos

Establece tus objetivos con la compañía proveedora del servicio: antes de contratar una oficina virtual, define a la perfección detalles como qué tipo de llamadas recibir y cuáles enviar a buzón de voz, o con qué frase deben contestar el teléfono.

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