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10 grandes tips de productividad

¿Pasas mucho tiempo trasladándote de un lugar a otro? Te decimos cómo aprovecharlo al máximo.
10 grandes tips de productividad
Crédito: Depositphotos.com
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Las distracciones diarias hacen que ser productivo sea todo un desafío. Aquí aprenderás 10 de los mejores tips para lograrlo.

A demás de ser colaborador invitado en este portal, mi día se reparte entre mis funciones como gerente de negocios en una institución financiera, esposo, bloguero, consultor de marketing, orador, diseñador gráfico freelancer y muchas otras cosas más. En mi camino a través de una vida llena te tareas, plazos de entrega y largas jornadas; he aprendido algunos trucos para sacar el máximo a mi día laborable.

De esos trucos, he seleccionado los 10 mejores y los comparto contigo a continuación:

1. Sé móvil

Según la web de Castilla Termal, en promedio las personas pasamos de dos a tres años de nuestra vida entre hacer fila y transportarnos de un lugar a otro. Una forma de aprovechar este tiempo es agrupando las tareas que pueden ser realizadas desde dispositivos móviles (Smartphones, tablets y laptops) y utilizar ese tiempo para hacerlas.

Algunas de las tareas que hago en este tiempo son:
-    Leer y responder correos electrónicos
-    Actualizar redes sociales
-    Devolver mensajes de texto
-    Planificar eventos
-    Hacer listas de tareas, etcétera.

2. Trabaja en lotes

Un lote es un conjunto de cosas que tienen características comunes y se agrupan con un fin determinado. En consecuencia, trabajar en lotes es hacer grupos de tareas similares de forma continua e ir moviéndose al siguiente grupo conforme se termina con el anterior.

Por ejemplo: archivar tus expedientes luego realizar todas tus llamadas de pendientes y después redactar todos tus informes.

La razón por la que este sistema funciona es porque evita que el cerebro pierda tiempo adaptándose a hacer cambios muy frecuentes de una tarea a otra.

3. Programa

Hay una gran cantidad de tareas que pueden ser programadas y automatizadas para no tener que hacerlas en horas pico de trabajo.

Por lo general yo suelo programar:

- Publicaciones en las redes sociales
- Entradas a mi blog
- Auto respuestas a mi correo, etcétera.

Me gusta tanto programar que incluso programo mi almuerzo. Si no voy a comer en casa, llamo por la mañana al restaurante y a la 1:20 pm me hacen llegar la comida al trabajo (con esto me evito la espera y el viaje de ida y vuelta a su establecimiento).

4. Planifica con anticipación

Uno de los mejores hábitos que puedes hacer para mantenerte siempre productivo es planificar de manera anticipada.  Cuando planificas así tus tareas, puedes buscar la forma más eficiente de hacerlas, acortar procesos, delegar funciones y hacer el mejor uso posible del tiempo y los recursos.

5. Haz listas de tareas diarias

Las listas de tareas son una de las claves de mi productividad. Su principal ventaja es que te permiten dividir grandes procesos en escalones y pasos accesibles; haciendo más fácil la consecución del objetivo final.

Las dos principales herramientas que utilizo para hacer mis listas de tareas son: Clear y EverNote.

- Clear: es una app para iOS que te permite hacer y manejar listas de tareas de forma fácil y sencilla.

- Y EverNote, que en la actualidad se ha convertido en el estándar en cuanto a planificación y organización de agendas de trabajo; es una solución más completa que incluye agenda, chat, trabajo en equipo entre otras funciones.

6. Aprende a delegar

Uno de los problemas de la gente que no logra alcanzar su máximo potencial productivo es que se les hace muy difícil delegar funciones. Por esa razón, a menudo se ven desperdiciando varias horas al día en tareas triviales que cualquiera pudiera haberlas hecho.

7. Utiliza la nube

La tecnología, si se utiliza sabiamente, es capaz de mejorar en mucho tus niveles de productividad.

Utilizo Dropbox como mi herramienta principal para gestionar mis archivos en la nube. Gracias a ello, tengo la posibilidad de acceder a mis documentos más importantes desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Solo necesito una conexión a internet.

Otras alternativas a Dropbox son Google Drive y OneDrive de Microsoft. Ambas tienen excelentes planes gratuitos que pueden suplir las necesidades básicas del usuario promedio.

8. Usa transporte público

Me imagino que estás poniendo cara de “Qué rayos”. Sin embargo, usar el autobús, principalmente para viajes largos, es una excelente forma de tener a disposición el tiempo de viaje para usarlo en otras tareas más importantes y rentables que conducir.

Otro beneficio colateral es que el viaje sale mucho más barato. En mi caso particular, utilizo este tiempo para hacer algunas de las tareas que mencioné en el punto número uno.

9. No descuides la alimentación

Estar sano es una parte fundamental del ser productivo.  Por ello, te recomiendo que te cuides haciendo al menos media hora de ejercicio al día, comiendo con un patrón regular, ingiriendo alimentos sanos y tomando suficiente agua.

No puedes ser productivo si ni siquiera puedes cuidar de tu cuerpo.

10. Toma notas

Cualquiera que tuviera la oportunidad de conocerme se daría cuenta de que soy un enfermo con los apuntes. La razón de esto es que las ideas llegan en los lugares y momentos menos esperados. Por eso es conveniente tener donde apuntarlas.

Nunca se sabe cuándo la idea del billón tocará tu puerta.

Escrito por Francisco Rodríguez.