Productividad

El hábito de hacerlo todo y hacerlo bien

El orden es un hábito que se consigue únicamente poniéndolo en práctica.
El hábito de hacerlo todo y hacerlo bien
Crédito: Depositphotos.com
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Desde que somos niños, tanto en casa como en el colegio, se nos inculca la importancia de tener nuestros espacios no solo limpios, sino ordenados. En ese entonces doy por hecho que no entendíamos la gran importancia de esta práctica. Sin embargo, hoy día, el orden se ha convertido también en una herramienta que estimula nuestra productividad.

¿Y qué significa para cada uno de nosotros el ser ordenados? Para algunas personas tiene que ver con poner las tijeras en el cajón correcto. Mientras que para otras significa el tener una agenda organizada para toda la semana, clasificar los papeles del escritorio por carpetas de colores e incluso puede llegar a suponer el tener la claridad sobre qué deseamos alcanzar en la vida.

Todos tienen lo mismo en común, pero el orden puede llegar a ir mucho más lejos que estos simples ejemplos, por lo que adentrémonos en la vida laboral.

¿Cómo podemos utilizar el orden a favor de nuestra empresa? Comencemos en otorgarle claridad a nuestras ideas.

¿Hacia dónde queremos llevarla? ¿Cuál es nuestro mercado meta? ¿Cómo llegaremos a él? En resumidas cuentas, recae en qué pasos necesito seguir para alcanzar el éxito de mi negocio creando estructuras y definiendo aquellas prioridades que optimicen tanto mi productividad como mi eficiencia. A continuación el cómo.

1. Ordena tus espacios de trabajo

Iniciar las labores diarias en un escritorio y/o entorno ordenado, le permite a nuestra mente comenzar con una sensación fresca y renovada.

Cada empresa posee una manera de alcanzar dicho orden, por ejemplo: en un corporativo lo común es ver muy pocas cosas sobre los escritorios al creer que entre menos elementos, menor la distracción de sus empleados, mientras por otro lado en una agencia de publicidad es normal ver dibujos o sticky notes por toda el área de trabajo. Si bien un ejemplo parece más flexible que otro, ambos funcionan.

¿Qué tipo de orden, en tu ambiente, te funciona para trabajar mejor? Lo relevante aquí es que conozcas y reconozcas bien el lugar donde tienes todo lo que necesitas para hacer eficientes tus tareas, ya que perder tiempo en buscar lo que necesitamos es tiempo perdido que podríamos emplear provechosamente en otras tareas.

2. Organiza tus horarios 

Cuando trabajamos en construir nuestro propio negocios, día con día descubrimos nuevas oportunidades o mejores maneras de realizar nuestras tareas. En este punto es importante ser sensatos con nosotros mismos permitiéndonos aceptar que entre más definamos y estructuremos nuestros tiempos, seremos capaces de abarcar más. ¿Por qué? Porque una vez organizados los horarios, trabajaremos enfocados en los mismos.

Piensa en esto: si la productividad se mide en tareas realizadas, ¿cómo podrías ser productivo estando disperso y dejando todo siempre a medias?

Si te es complicado empezar a establecer tiempos, comienza analizando en qué horarios te sientes más productivo. Define a qué hora comenzarán tus días, qué horarios tendrás para comer, hacer ejercicio o también, por qué no, desconectar. Perder noción del tiempo es común, pero  no lo más óptimo si deseamos una mayor productividad.

3. Pon tu agenda en orden 

Categoriza tus actividades empresariales utilizando un método que se adapte a tu forma de trabajar. Por ejemplo, hay personas a las cuales les gusta ordenar sus actividades por medio de colores.

El rojo representando aquello que es realmente urgente, el naranja indicará aquellas actividades de prioridad media y el verde representará el que se pueda avanzar a un ritmo normal. Si por otro lado eres de las personas que se confunde u olvida todo con facilidad, puedes descargar una aplicación que funja como tu asistente personal recordándote la entrega que debes realizar el día de mañana a las 9:00 a.m. o también programar el calendario electrónico de tu celular para que te recuerde una hora, o un día antes, de tu cita con el cliente.

Regla de oro: Nunca olvides una cita o compromiso con un cliente por falta de organización. Recuerda mi artículo anterior, el buen servicio al cliente y la impresión que se lleve de tu empresa, recae en qué tanta dedicación le prestes a todos los asuntos laborales que comparten.

4. Establece tus objetivos

Desglosa tu negocio en distintas categorías, por ejemplo: finanzas, clientes, publicidad, etcétera. Ahora, para cada de estas categorías, determina lo siguiente:

  • ¿Qué objetivos son parecidos entre sí y cuáles no lo son?
  • ¿Qué actividades representan una prioridad?
  • ¿Cuáles de ellas crean un mayor impacto en tu negocio?
  • ¿Cómo vas a medir su cumplimiento?
  • ¿Cuánto tiempo te tomará ejecutarlos?

Si ya te respondiste las preguntas anteriores, visualiza tu empresa nuevamente.

La única, y gran, diferencia entre el antes y el después de cuestionarte tus objetivos recae en la claridad y el orden mental que te otorgarán las respuestas. Ya que, organizar cada una de las áreas de tu empresa te facilitará la gestión de tu negocio y te brindará la posibilidad de tomar decisiones con total precisión.

5. Arregla tus ideas

Una de las grandes características de un emprendedor es el gusto por aprender algo nuevo todos los días, o al menos intentarlo. ¿Cuántas veces te has sentido sobrecargado de ideas? ¿Cuántas de ellas quisieras ejecutar lo antes posible? Todas, ¿cierto? ¡Alto ahí! Primero lo primero, ¿qué estás haciendo para organizar todo aquello que piensa y almacena tu cerebro? ¿Qué ideas consideras más importantes?

Ya sea que utilices archivos digitales o disfrutes utilizando pluma y libreta, procura anotar todo aquello que consideres relevante en un mismo lugar. Seguir este orden te evitará perder tiempo buscando en dónde dejaste aquella gran idea que tuviste hace unos cuantos días atrás.

Evítate la pena de perder algo que pudo haber desembocado en algo maravilloso. Y ya si deseas ser perfeccionista con tus ideas, ayúdate dividiendo cada una de ellas en pequeños pasos a seguir para tener una mayor objetividad en cuanto a tiempos y esfuerzos. 

Y por último, cuestiónate siempre lo siguiente. Tu sentido del orden, ¿te está impulsando a ser más productivo o te está frenando de serlo?