Productividad

5 maneras en que pierdes el tiempo sin darte cuenta

¿Al final del día tienes los proyectos más importantes que atender? Si es así, tienes un problema de prioridades. Afortunadamente, esto puede resolverse con la categorización de tu tiempo.
5 maneras en que pierdes el tiempo sin darte cuenta
Crédito: Depositphotos.com
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No importa si eres un joven en un trabajo temporal tratando de aliviar el aburrimiento navegando por internet o un CEO con experiencia que no puede centrarse en lo que necesita, la pérdida de tiempo es dolorosamente común en los lugares de trabajo.

Los desperdicios de tiempo cada 30 minutos, equivalen a perder más de la mitad del día, de acuerdo con datos recientes en Estados Unidos.

Si eres como la mayoría de los empleados y en este momento estás pensando que no pierdes el tiempo, esto se debe a que no haces deliberadamente. Por desgracia, la mayoría de las formas de desaprovechar tus minutos están disimuladas.

Incluso podrías perder horas sin siquiera darte cuenta. ¿Cuál es la solución? Poner atención y rastrear las raíces del tiempo que pierdes para corregir de estas conductas.

A continuación, te enlistamos estos actos que hacen que pierdas tiempo y cómo combatirlo.

1. Los rituales

Todos tenemos rituales en la oficina, pequeñas rutinas que hacemos todos los días, algunas de las cuales son productivas, pero, la mayoría no lo son. Es posible que circules por el garrafón de agua o la cafetera, tengas una pequeña charla durante los primeros 15 minutos del día, o leas noticias durante 20 minutos.

Aunque no siempre es una pérdida de tiempo, el peligro aquí viene en no ser consciente del tiempo que pasa. Los seres humanos tendemos a olvidar repeticiones individuales de las rutinas a largo plazo (por ejemplo, a veces no recuerdas de manera abierta cómo elegiste el camino conducido a casa desde el trabajo), lo que significa que estás gastando el tiempo haciendo rituales sin darte cuenta de lo que está haciendo. Tomar descansos y leer las noticias no son necesariamente cosas malas, pero puede poner un freno a la productividad total.

2. Las distracciones

Las distracciones son una causa importante de pérdida de tiempo y esto está bien documentado. La mayoría de la gente se sienten atraídas por las distracciones obvias y superficiales que capturan su ojo en medio de un proyecto. Por ejemplo, se podría revisar Facebook en lugar de trabajar o ir de compras en línea entre las tareas.

Estos son fáciles de identificar, pero difícil de superar. Por lo general, desconectarse de Internet (o fuente) y tener una buena programación de tiempo para estas actividades, son buenas estrategias. Sin embargo, es probable que sufras de distracciones que no reconoces como distracciones, como contestar correos electrónicos que constantemente  puede retrasar toda tu planeación en la oficina.

3. Comunicación

La comunicación es necesaria y, en un mundo ideal, eficiente. Los comunicadores más eficientes pueden usar cosas como mensajes de correo electrónico, reuniones y llamadas telefónicas para mejorar realmente su productividad. Sin embargo, para la mayoría de nosotros, estos medios  pueden llegar a hacernos desaprovechar el día. 

¿Cuántas veces has recibido un correo electrónico largo que pasó varios párrafos explicando una idea muy simple? ¿A cuántas reuniones has asistido que no eran necesarias en primer lugar? Si te enfocas en una comunicación más eficiente, encontrarás más tiempo que puedes ocupar de manera productiva.

4. La negativa a adaptarse

Las personas tienen diferentes razones para negarse a adaptarse. A algunos les gusta su nicho y el ritmo y no se sienten cómodos con cambiar.

Otros son perfeccionistas queevitan cambiar sus puntos de vista o enfoques cuando las circunstancias cambian. En cualquier caso, negarse a adaptar su estilo de trabajo resulta muy caro en términos de tiempo dedicado.

Por ejemplo, si de pronto aumenta la información que un cliente requiere para un trabajo, es mejor detenerse y reajustar la estrategia que seguir con un plan establecido y querer forzarlo en el nuevo requerimiento. Solo terminarías teniendo que repetir el trabajo cuando el cliente rechace el producto ofrecido.  O como decía mi abuela: "El flojo trabaja dos veces". 

5. Trabajar en prioridades equivocadas

Digamos que has logrado identificar y conquistar todos los puntos que te quitan tiempo que he mencionado hasta ahora. Estás trabajando en tareas que necesitan 100% de tu atención, sin contar las pausas, que son realmente importantes para ser productivo.

¿Seguro que no estás perdiendo el tiempo haciendo el tipo equivocado de trabajo? ¿Te estás enterrando a ti mismo en las tareas sin importancia, sólo para darte cuenta al final del día todavía tienes los proyectos más urgentes que atender? Si es así, tienes un problema de prioridades. Afortunadamente, esto puede resolverse mediante la categorización de manera más activa y trabajando a través de tus pendientes por orden de importancia.

Debes optimizar tu tiempo y aceptar que desperdiciarlo te quita la misma cantidad de segundo que si te enfocaras a hacer algo productivo. Una vez qué áreas clave de tu horario de trabajo requieren mejoras, deberás eliminar o mejorar los espacios desperdiciados. Esto no quiere decir que finalmente vas a ser perfecto en la gestión de tu horario, pero estaráa un poco más cerca de tu ideal.