Plan de Negocios

8 pasos para implementar una integración de procesos en tu empresa

Uno de los grandes retos que se vive dentro de las industrias es la constante necesidad de realizar mejoras a los productos.
8 pasos para implementar una integración de procesos en tu empresa
Crédito: Depositphotos.com

Una integración de procesos no solo te permite ofrecer de manera continua algo que resulte atractivo al consumidor, sino que también mantiene sano el ciclo comercial de la empresa, sin importar si son proveedoras de productos o servicios o si su esquema comercial es B2B (Business to Business) o B2C (Business to consumer).

La integración de procesos es un tema íntimamente ligado a la mejora de los productos que ofrecemos ya que son los procesos los que determinan los ciclos de producción o desarrollo con base en las especificaciones que cada producto o servicio demande. De aquí la importancia de su integración, la cual se puede lograr mediante la aplicación de la siguiente metodología que consta de 8 pasos:

1. Planificación del trabajo. Es necesario determinar los objetivos a alcanzar, delimitar tiempos y fechas de entrega para poder realizar un monitoreo constante de avances y resultados.

Se debe de someter a una profunda evaluación la infraestructura de la empresa para determinar si se cuenta con las herramientas necesarias o si es necesario adquirir nuevos equipos, herramientas y/o personal.

2. Monitoreo y control del trabajo. Una situación típica dentro de las empresas son las denominadas “juntas de trabajo elefante”, las cuales son largas y pesadas. Por lo que resulta de suma importancia definir a los personajes responsables de cada actividad, así como de la persona encargada de realizar la tarea de monitoreo de avances en la actividad para mitigar los riesgos y poder optimizar los recursos, generando un mejor aprovechamiento de la planificación.

3. Gestión de acuerdos con proveedores. Es necesario realizar una evaluación periódica a los proveedores acerca de los acuerdos comerciales previamente establecidos con el afán de que los tiempos de entrega no se modifiquen durante el desarrollo del proyecto, viéndose comprometido el precio establecido en las negociaciones, ya que de lo contrario esto se refleja directamente en nuestras utilidades o en el bolsillo de los clientes.

4. Gestión de requerimientos. Esta etapa no se debe de realizar de forma obligada. Aunque eso sí, resulta de mucha utilidad, ya que puede ayudarnos a detectar ciertas vulnerabilidades de las cuales no estábamos conscientes.

5. Medición y análisis: ¿Cómo saber si estamos alcanzando los objetivos planteados? Parte fundamental de la planeación son los KPI’s de las distintas áreas involucradas. Dependiendo de la magnitud del proyecto, la periodicidad puede variar. Es importante medir los KPI´s con base en un sistema que nos brinde tres principales rangos de cumplimiento (100 a 80 verde, 79 a 50 amarillo, 49 a 0 rojo.)

Esto nos permite detectar cambios para gestionar en la siguiente etapa.

6. Aseguramiento de la calidad de los procesos y el producto. Con base en los estándares de calidad previamente establecidos, se debe evaluar la calidad del producto. En el caso de los servicios se puede recurrir a encuestas de satisfacción profundamente perceptuales; estas pruebas deben de ser estandarizadas para no comprometer la calidad en futuras evaluaciones.

7. Gestión de configuración. El proceso de clasificación de repositorios es una tarea que al repetir toda la producción nos ahorra muchos dolores de cabeza. Hay que delimitar los formatos de nomenclatura y abreviaturas, destinos de almacenamiento y periodicidad de respaldos.

8. Entrega del servicio. Es necesario para poder finalizar la integración, asegurarnos de qué forma se entrega nuestro producto o servicio y cómo se percibe, ya que en muchas ocasiones las empresas se desentienden del proceso al realizar la entrega a los distribuidores o intermediarios.

Algunos beneficios de la implementación de la integración de procesos dentro de las organizaciones son:

  • La mejora de la visibilidad del proyecto
  • La comunicación interna interdepartamental
  • La calidad en los sistemas de servicio

Del mismo modo las empresas que llevan este ejercicio a la práctica generan una base de conocimiento (NOC), lo que permite contar con clientes más informados.